Febrero 14, 2018

8 pasos para tener una reunión de negocios exitosa

Practicar y mantener la calma. Conoce más recomendaciones del coach, Gastón Alvear, para salir airoso de tu cita con cliente.

Para las Pymes, contar con una cartera de clientes es fundamental. Y aunque las redes ayudan a la hora de establecer nuevos contactos y encaminar proyectos, es durante las reuniones cara a cara que normalmente se logra cerrar el negocio. Y actualmente, como la tecnología también permite una comunicación a distancia, agendar una visita presencial puede ser una instancia muy acotada; por lo que hay que sacarle el mayor provecho posible.

Se trata de una tarea que requiere dedicación, esfuerzo y, sobre todo, programación para ir preparado y con toda la información posible. Para ayudarte en esta tarea, en Comunidad Empresas conversamos Gastón Alvear, fundador de Combat-Decision, empresa que se dedica al coaching y liderazgo, quien entrega las claves que no puedes perder de vista para salir victorioso de tu próxima reunión:

1. Investigar y prepararse

“La base de una reunión de negocios exitosa es la buena planificación: más allá de tener un buen producto o servicio, debes ser capaz de entregar esa información de forma efectiva”, asegura Gastón. Para eso, recomienda una regla que se ocupa en el coaching: los objetivos SMART (acrónimo para inteligente en inglés):

  1. Específicos: concretamente, ¿qué quiero lograr?
  2. Medibles: ¿cómo podría medir si cumplí con ese objetivo?
  3. Alcanzables: tener en cuenta la situación de la Pyme y ser realista.
  4. Relevantes: asegurarse que el objetivo sea de importancia para la empresa.
  5. Con un tiempo determinado: establecer los plazos para definir qué va a demandar.

Una vez que se cuente con esa información, de manera ordenada y siempre siendo lo más específico posible, hay que seguir investigando.

2. Conocer a la audiencia

No se trata sólo de saber con quién se está reuniendo, sino que hay que conocer en profundidad al cliente. Para eso hay que investigar: qué es lo que buscan, con quiénes han hecho negocios antes, etc. “La clave es saber con qué nos vamos a enfrentar”, asegura Gastón.

3. Elaborar una guía a seguir

Una vez definidos los objetivos y la audiencia, se puede desarrollar una pauta para la reunión. “La idea es fijar todos los puntos que se quieren tocar para saber a ciencia cierta si se cumplen los objetivos que se plantearon en el paso 1. Es una manera de asegurarse de entregar la información que se quiere transmitir”, indica el fundador de Combat-Decision.

“Es importante saber entregar cuáles son tus objetivos, cuál es tu diferenciación y finalmente, por qué tu contraparte debe confiar en ti por sobre la competencia”, dice.

4. Considerar situaciones a las que se puede enfrentar

Para Gastón, “los emprendedores deben tener la capacidad de anticiparse a los distintos escenarios que pueden surgir y estar preparados para ello”. Es posible que a la contraparte no le guste el precio ofrecido, que necesite los productos más rápidamente de lo que se había previsto o que simplemente no sean tan receptivos a tu discurso, por eso, el coach recomienda prever las situaciones que se podrían dar.

Otra clave en este paso es buscar una alternativa al no acuerdo. “En estas reuniones la idea es siempre llevarse algo positivo, por lo que siempre hay que tener un Plan B. Si no lograste tu meta primaria, entonces hay que ver otras alternativas, generar una alianza, fijar una nueva reunión, etc. La idea es nunca irse con las manos vacías”, asegura Gastón.

5. Practicar el discurso

El siguiente paso es ensayar lo que se va a decir: “Es normal ponerse nervioso en este tipo de situaciones. Pero la práctica hace al maestro”, dice Gastón. Para eso, hay que asegurarse que el mensaje que se esté tratando de transmitir tenga una buena captación. Lo ideal es poder ensayar y ver qué recepción tiene.

6. Informar a los participantes

Teniendo definidos todos los pasos anteriores, llega la hora de juntarse internamente: “Hay que traspasar la información y la manera en que se va a abordar la reunión a todos los participantes”, indica Gastón.

7. Mantener la calma y seguir la guía

“Lo más importante y lo que te va a condicionar el éxito es ajustarte a la agenda, porque así eres tú quien va a entregar toda la información de forma estratégica”, asegura el coach.

En segundo lugar, es muy importante mantener la calma. Aunque se trata de una situación evidentemente estresante, es importante transmitir tranquilidad: “Quien sabe toda la información, conoce la Pyme y sus fortalezas eres tú. Esto, sumado a la preparación previa te deja completamente capaz de entregar seguridad al cliente”, insiste Gastón.

8. Ver cuáles son las lecciones aprendidas

Finalmente, llega la hora de hacer un análisis de la reunión. “Hay que identificar qué errores se cometieron, por qué se cometieron, e identificar cuáles fueron las fortalezas y lo que hay que rescatar y replicar”, finaliza Gastón.

¿Cómo te preparas tú para las reuniones de negocio? Comparte tus consejos con otros emprendedores como tú en Comunidad Empresas.