Marzo 28, 2017

¿Qué son y cómo hacer las guías de despacho?

Infórmate cuándo debes usar estos documentos tributarios, que actualmente también están disponibles en formato electrónico.

Las guías de despacho son documentos tributarios que se utilizan durante el traslado de mercaderías, y respaldan la entrega efectiva de los productos. Actualmente, éstas pueden ser emitidas tanto en formato  electrónico como en papel. Incluso, un mismo contribuyente podría emitir en las dos modalidades.

Documentos Tributarios

Las guías de despacho se utiliza de forma obligatoria en el caso de que se postergue el otorgamiento de la factura y cuando se trasladen bienes, independiente de que constituyan o no venta, la que deberá cumplir con los requisitos y características que dispone el Artículo Nº 55 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, en concordancia con el artículo 70 del Reglamento de la Ley Sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.

Qué debe incluir una Guía de Despacho

Existe un formato tipo para hacer este tipo de documentos, sin embargo, no debes olvidar incluir estos datos y requisitos al hacerlas:

  1. Fecha, que corresponde al envío de las especies al comprador o del retiro por éste, sin perjuicio del plazo que pase desde el envío o retiro de dichas especies hasta su destino, que deberá ser considerado por el Servicio de Impuestos Internos (SII) al pedir la guía, según la naturaleza o características del traslado.
  2. Nombre, dirección y número de Rut del vendedor y del comprador.
  3. Numeración correlativa, también debe tener el detalle y precio unitario de las especies enviadas o retiradas, y ser timbradas por el SII.
  4. Cuadruplicado, el documento original y segunda copia se entregan al comprador, quien adherirá el original a la factura que reciba más adelante.
  5. Patente del vehículo destinado al transporte de carga, en el que se realizará el traslado de los bienes corporales muebles, sea que la operación constituya o no venta.

El vendedor deberá conservar los duplicados de las guías durante seis años, con indicación del número de la correspondiente factura.

Cómo hacer una guía de despacho

A partir de la Ley de Facturación Electrónica de 2014, documentos como la guía de despacho pueden hacerse digitalmente. De esta forma, aquellas empresas que facturan hasta $500 millones anuales tienen la opción de utilizar el Sistema de Facturación Gratuito del SII, con su RUT y contraseña de empresas, o su Certificado Digital. Una vez hecho esto, el organismo tiene un instructivo paso a paso para realizar una guía de despacho electrónica.

Ten en cuenta que la guía de despacho se puede efectuar hasta el décimo día del mes siguiente de realizadas las operaciones.

Si decides hacer una guía de despacho electrónica, sigue los siguientes pasos:

  1. Ingresa a la opción “Guía de despacho electrónica” en el SII.
  2. Completa los datos, cuando ingreses el RUT del receptor el sistema cargará los datos asociados en forma automática si ya están guardados. Puedes registrar el Código del Producto por cada línea de detalle en caso de ser necesario. El Nombre del Producto es obligatorio, al igual que la Cantidad y el Precio (unitario). El Subtotal se calcula automáticamente. Puedes activar la casilla de Descripción para agregar información adicional a la línea de detalle. En la casilla de verificación de la Referencias puedes ingresar referencias a documentos tributarios (electrónicos o no) asociados al receptor de esta factura electrónica. El Monto Neto, IVA y Total se calculan en forma automática. Una vez ingresados los datos presione el botón “Validar y Visualizar”.
  3. Revisa los datos en la “vista previa” del documento. Si todo está correcto, firma y envía la Guía de Despacho Electrónica al SII con el botón “Firmar y Enviar”.
  4. El documento se genera y se envía al SII. Si tu cliente es un receptor electrónico autorizado, recibirá una copia del documento por correo electrónico. Para visualizar la Guía de Despacho e imprimirla debes seleccionar “Ver Documento”.
  5. Con las opciones de tu software visualizador de archivos PDF, puedes guardar una copia del documento en tu computador.

¿Te parece que es más simple usar la guía de despacho electrónica que el documento en papel? Comenta registrándote en Comunidad Empresas.