¿Sabes que algo tan simple como digitalizar documentos puede traer muchos beneficios a tu negocio? Para aprovecharlos al máximo, te queremos contar de qué se trata, cómo hacerlo y los beneficios que trae para tu emprendimiento. 

Digitalizar documentos

Las empresas de todos los tamaños requieren almacenar grandes cantidades de documentos, pero muchas veces acceder a esta información resulta muy tedioso, ya que mientras más papeles acumulen, más difícil será encontrar uno en específico. Además, deben contar con el espacio para poder guardarlos y corren el riesgo de perderlos.

En ese contexto, la tecnología hoy entrega soluciones para esos problemas donde la digitalización de documentos es clave y se ha transformado en fundamental para las pequeñas, medianas y grandes empresas; tanto que, según el Ministerio de Economía, el 70% de las Pymes reconoce haberse incorporado a la digitalización.

Básicamente, la digitalización de documentos implica pasar la documentación física a formato digital, generalmente almacenándolas en la nube a través de un software especializado. 

Ahora bien, la digitalización de documentos no es lo mismo que escanear, ya que en el segundo caso es básicamente una foto, mientras el primero permite tenerlo en formato editable.

Así, gracias a esto es posible, entre otras cosas, ventajas como la firma electrónica, elaboración de contratos y certificación de la información física con la digital, y más.

4 pasos para la digitalización de documentos

La digitalización de documentos es el primer paso para convertirte en una empresa paperless e iniciar el camino hacia la transformación digital. Sin embargo, no conviene abordar este proceso de cualquier forma, y para obtener todos los beneficios que entrega es necesaria una planificación previa y seguir estos pasos:

1. Preparar los documentos

En primer lugar debes definir qué conjunto de información se va a digitalizar: cualquier documento puede digitalizarse, ya sean facturas, recibos firmados, contratos o informes. Es un buen momento para hacer limpieza de documentos obsoletos que no vale la pena conservar. 

2. Valorar si externalizar o no el proceso

A continuación debes elegir si vas a realizar internamente el proceso o vas a externalizarlo. Esto dependerá del volumen de información que vayas a digitalizar así como de los recursos con los que cuentas. Si vas a digitalizar documentos internamente, deberás adquirir herramientas tanto de hardware como de software. 

Para elegir bien el programa más adecuado para tu negocio, es importante que previamente decidas cómo vas a organizar la información una vez esté digitalizada. 

3. Digitalizar los documentos

Si has externalizado el proceso de digitalización de documentos, será la empresa elegida la encargada de seguir con estos pasos, pero si has decidido hacerlo tú, el siguiente paso es comenzar a digitalizar. Para hacerlo de forma eficaz es conveniente contar con un escáner que integre una herramienta de OCR (reconocimiento óptico de caracteres), que permite transformar en texto editable el documento escaneado. 

Ten en cuenta que si vas a digitalizar facturas, para que estas tengan validez, es importante que incorpores un software como Facturanet, que cumple con los requisitos y normativa del Servicio de Impuestos Interno (SII). 

4. Almacenar la documentación y hacerla accesible

Una vez digitalizados los documentos, es necesario almacenar la información para que esté disponible de forma sencilla de cara a búsquedas y consultas. Muchos softwares incluyen la opción de guardar la información en función de los parámetros que hayas definido, directamente después de escanearla. 

Una forma óptima de garantizar el uso ágil de la información digitalizada, es la incorporación de un sistema de gestión documental, que vemos de forma más detallada en el siguiente apartado.

En ese contexto, según un estudio de Microsoft Chile, el 33% de las empresas reconoce que ha realizado o realizará inversión en tecnología en el corto plazo, mientras que el 31% dice hacerlo constantemente

Los beneficios de digitalizar documentos

Siguiendo estos pasos y sumándose a la digitalización de documentos, las empresas pueden disfrutar de los beneficios, como son:

• Ahorro de tiempo: se reduce el tiempo que se dedica para encontrar un archivo. Con simplemente escribir el nombre en el buscador, se puede acceder a contenido de forma rápida y efectiva.
• Reducción de costos: los costos de gestión disminuyen, ya que al estar los documentos digitalizados se ahorra en intermediarios y en las otras partes involucradas tanto en gestiones legales como operacionales. Por otro lado, se ahorra en costos de almacenamiento, papel y en traslado de documentos, entre otros.
• Facilitar la gestión: se puede compartir información interna y externa de forma más rápida y fácil, adjuntar documentos en un correo, por One Drive, Google drive u otra plataforma para compartir archivos.
• Mayor seguridad: lo que antes se guardaba en cajones bajo llave, ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones que puedes personalizar. Esto reduce el riesgo de la pérdida de documentos y de que alguien sustraiga la información.
• Información al alcance: muchas veces debes acceder a documentos desde dispositivos móviles y tener la información archivada limita el acceso a ella. Por lo que, al digitalizar los documentos se podrá acceder a ellos desde donde se quiera y cuando se necesite.
• Ayuda al medio ambiente: cada vez existe más conciencia sobre el daño que causamos a la tierra, por esto, una buena forma de hacerlo es dejando de imprimir papeles innecesarios, además del ahorro de energía y recursos en todo el proceso de la impresión.
• Evitar el deterioro de documentos: los papeles y la tinta se van perdiendo con el tiempo, por lo que, mantener estos documentos físicos, podría significar un riesgo y un mal rato. Al digitalizarlos ya no será un inconveniente.
• Acceso a los documentos: todos los documentos generados quedan guardados en un espacio único y centralizado, por lo que, visualizarlos será mucho más fácil.

Como puedes ver, la tecnología avanza y cada vez se hace más necesaria la transformación digital de las empresas para poder ser competitivas y cumplir con las necesidades de los clientes. En ese sentido, la digitalización de documentos se transforma en un elemento fundamental para los negocios.