¿Sabías que, según un estudio realizado por la empresa Aberdeen Group, los costos asociados al inventario pueden representar hasta el 30% de los activos totales de una empresa? Estos costos incluyen gastos de almacenamiento, obsolescencia, seguros y oportunidades perdidas debido a la falta de disponibilidad de productos.

Más aún, de acuerdo con un informe de IHL Group, empresas minoristas perdieron $1.75 billones en ventas debido a la falta de existencias y el exceso de inventario.

Gestionar tu inventario es sin duda una tarea esencial para la administración eficiente de tu empresa. Por eso, en este artículo te explicaremos los tipos de inventario que puedes implementar, sus beneficios y cómo aplicarlos.

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¿Qué es la gestión de inventario?

Al hablar de gestión de inventario el objetivo principal está en garantizar que la compañía tenga suficientes existencias para satisfacer la demanda de los clientes, al mismo tiempo que se minimizan los costos asociados con el almacenamiento y merma, entre otros.

Dentro de esta definición hay que entender que es un proceso continuo que requiere monitoreo constante y ajustes según sea necesario. 

En ese sentido, una correcta gestión de inventario puede ayudar a una empresa a optimizar los costos, minimizar las pérdidas por obsolescencia y mejorar la satisfacción del cliente al garantizar la disponibilidad de productos en el momento adecuado. Para esto, existen algunos aspectos claves que debemos considerar como la planificación, los niveles, el seguimiento, la rotación, las cadenas de suministro, el análisis y otros que veremos más adelante.

4 tipos de gestión de inventario

Si bien existen distintos tipos de gestión de inventario, son cuatro los más comunes y utilizados. Cabe mencionar que no son mutuamente excluyentes y que las empresas pueden combinar diferentes enfoques según sus necesidades. 

1. Gestión de inventario justo a tiempo (Just-in-Time, JIT): Este enfoque se centra en minimizar los niveles de inventario manteniendo una estrecha coordinación con los proveedores y realizando entregas precisas en el momento necesario. El objetivo es evitar el exceso de stock y los costos asociados con el almacenamiento, al tiempo que se asegura una respuesta rápida a la demanda del cliente.
2. Gestión de inventario basada en la demanda (Demand-Driven Inventory Management): Este enfoque se basa en predecir y gestionar el inventario según la demanda del mercado. Utiliza técnicas de pronóstico y análisis de datos para anticipar la demanda y ajustar los niveles de inventario. La idea es evitar la falta de stock y optimizar los costos asociados con el inventario.
3. Gestión de inventario por valor (Value-Based Inventory Management): Este enfoque se enfoca en clasificar los productos de acuerdo con su valor y priorizar la gestión en función de ello. Los productos de mayor valor reciben una atención y control más rigurosos, mientras que los de menor valor pueden ser gestionados con menos frecuencia. Esto permite una asignación eficiente de recursos y una atención adecuada a los productos más importantes para la empresa.
4. Gestión de inventario por categoría (ABC Analysis): Esta técnica clasifica los productos en categorías (A, B y C) según su importancia y volumen de ventas. Los productos de la categoría A son aquellos de mayor importancia y demanda, mientras que los de la categoría C son de menor importancia. Esta clasificación ayuda a focalizar los esfuerzos de gestión en los productos más críticos y permite una asignación de recursos más efectiva.

Además, existen otros enfoques y técnicas de gestión de inventario, como el modelo EOQ (Economic Order Quantity) y el reabastecimiento continuo, que también pueden ser aplicables en diferentes contextos y situaciones empresariales.

Los beneficios

La gestión de inventario es fundamental para garantizar, por ejemplo, la satisfacción del cliente, optimizar los costos, mejorar la eficiencia operativa o respaldar la toma de decisiones estratégicas, entre otros. 

Es además un proceso continuo que requiere atención y ajustes constantes para adaptarse a las necesidades cambiantes del mercado y mantener un equilibrio óptimo entre la oferta y la demanda. Los principales beneficios son:

5 beneficios de la gestión de inventario

1. Satisfacción del cliente: La gestión eficiente del inventario garantiza que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesitan. La falta de disponibilidad de productos puede llevar a la insatisfacción del cliente, pérdida de ventas y deterioro de la reputación de la empresa. Por otro lado, tener un inventario adecuado asegura que los clientes puedan obtener los productos que desean, lo que mejora su experiencia y fomenta la fidelidad hacia la marca.
2. Optimización de costos: Una gestión eficaz del inventario ayuda a minimizar los costos asociados. Por un lado, tener un inventario adecuado evita la sobrecompra y el exceso de stock, lo que reduce los costos de almacenamiento, obsolescencia y seguros. Por otra parte, una gestión adecuada permite identificar y eliminar el inventario obsoleto o lento, liberando recursos y capital para otros usos más rentables.
3. Eficiencia operativa: Una buena gestión de inventario garantiza una operación más eficiente en la cadena de suministro. Permite una planificación más precisa de la producción, la reposición de inventario y la gestión de proveedores. Esto ayuda a reducir los tiempos de espera, los costos de transporte y los cuellos de botella en la cadena de suministro, lo que mejora la eficiencia global de la empresa.
4. Toma de decisiones estratégicas: La gestión de inventario proporciona datos valiosos que ayudan a la toma de decisiones estratégicas. El análisis de los patrones de demanda, la rotación de inventario y otros indicadores clave proporciona información sobre las preferencias del cliente, las tendencias del mercado y la eficiencia de los procesos internos. Esta información permite a la empresa ajustar su estrategia, optimizar su oferta de productos y mejorar la planificación futura.
5. Rentabilidad y flujo de efectivo: Una gestión eficiente del inventario contribuye directamente a la rentabilidad y al flujo de efectivo de una empresa. Al equilibrar la oferta y la demanda, se evitan pérdidas por falta de disponibilidad o productos obsoletos, lo que aumenta los ingresos. Además, al reducir los costos asociados con el inventario, se mejora la rentabilidad y se libera capital para otras inversiones o actividades.

Cómo aplicarlo en tu negocio

A continuación detallamos los principales pasos y consejos para llevar a cabo una gestión efectiva del inventario:

• Análisis de demanda: Comprende las tendencias de demanda de tus productos a través del análisis de datos históricos, información del mercado y la retroalimentación de los clientes. Esto te ayudará a predecir la demanda futura de tus productos y ajustar tus niveles de inventario en consecuencia.
• Niveles de inventario: Determina los niveles de inventario mínimos y máximos para cada producto. Estos niveles deben basarse en factores como la demanda, el tiempo de reposición del proveedor, los costos de almacenamiento y los plazos de entrega. Te ayudará a evitar escasez o exceso de stock.
• Sistema de seguimiento y control: Implementa un sistema automatizado de seguimiento de inventario, como un software de gestión de inventario, que te permita registrar y rastrear las entradas y salidas de productos. Esto te brindará una visibilidad clara sobre tus existencias y facilitará la identificación de problemas, como productos obsoletos o robos.
• Rotación de inventario: Se refiere a la frecuencia con la que se venden y reponen los productos. Prioriza aquellos productos que se venden más rápido para mantener un flujo constante y evitar la acumulación de productos obsoletos. Utiliza técnicas como el método FIFO (first in, first out) para asegurarte de vender los productos más antiguos primero.
• Políticas de aprovisionamiento: Define políticas claras para la reposición de inventario. Debes establecer umbrales de reorden que indiquen cuándo se debe realizar un pedido de reposición, considerar factores como el tiempo de entrega del proveedor, la variabilidad de la demanda y los costos asociados con los pedidos para determinar la cantidad óptima a reabastecer.
• Gestión de proveedores: Mantén una relación sólida con tus proveedores para garantizar un suministro constante y confiable. Negocia acuerdos claros en cuanto a plazos de entrega, condiciones de pago y políticas de devolución. Evalúa regularmente el desempeño de tus proveedores en términos de calidad, puntualidad y servicio al cliente.
• Análisis y seguimiento: Utiliza herramientas de análisis de datos para evaluar el rendimiento de tu gestión de inventario. Realiza análisis de rotación de inventario, costos de almacenamiento, índices de satisfacción del cliente y otros indicadores clave. Identifica áreas de mejora y toma medidas para optimizar tus procesos.

Al implementar prácticas efectivas de gestión de inventario, las empresas pueden lograr una serie de beneficios significativos, que van relacionadas a garantizar disponibilidad de productos para los clientes, evitar la falta de existencias y las pérdidas de ventas asociadas, mejorar la satisfacción del cliente, fomentar la fidelidad y la reputación de la marca, y más.

Además, podrás optimizar los costos operativos, contribuyendo a una mayor eficiencia, reducción de tiempos de espera y los cuellos de botella en la cadena de suministro, mejorar la gestión de proveedores y los tiempos de entrega, y finalmente impulsar la productividad general de tu empresa.