Producir mejor y vender más parten por organizar el trabajo diario de tu empresa. Planificar a largo plazo cómo va a crecer tu negocio, gestionar los recursos que tienes disponible, asignar tareas y responsabilidades a cada uno de los miembros de tu equipo son aspectos esenciales que puedes dominar con ayuda de distintas soluciones tecnológicas.

Y la diferencia se nota. De acuerdo con la revista Harvard Business Review quienes tienen una planificación y organización cuentan con un 10% más de probabilidades de cumplir con sus plazos y objetivos.

Entonces, para ayudarte a organizar el trabajo en este artículo te ofrecemos: el paso a paso sobre cómo organizar tus tareas, cuáles son los beneficios y un listado de las principales apps que existen en el mercado con las que puedes optimizar tus tareas y procesos.

Paso a paso para organizar el trabajo

Cada persona tiene su propio estilo de trabajo, por lo que es importante encontrar el enfoque y la estructura que mejor se adapten a tus formas. Experimenta con diferentes métodos y herramientas hasta encontrar la forma de organización que funcione mejor para ti.

De todas maneras, para que puedas tener una referencia, revisa estos 5 pasos que puedes seguir y establecer en tu organización:

1. Establece metas claras: Define lo que deseas lograr y establece metas específicas y realistas. Esto te ayudará a enfocar tus esfuerzos y a saber qué acciones tomar.
2. Prioriza las tareas: Identifica las tareas más importantes y urgentes y ordénalas en función de su relevancia. Puedes utilizar algunas técnicas que existen, por ejemplo, la matriz de Eisenhower, separando las tareas en cuatro categorías: importantes y urgentes, importantes pero no urgentes, urgentes pero no importantes, y no urgentes ni importantes. Aquí debes pensar en un plan de trabajo, con cada tarea, plazos y recursos.
3. Rutinas y horarios: Mantén una estructura diaria estableciendo horarios regulares para diferentes actividades, como reuniones, trabajo individual, descansos y tiempo libre. Esto te ayudará a mantener la disciplina y a evitar la procrastinación, crear un ambiente de trabajo tranquilo, además de eliminar las distracciones que siempre son gran enemigo de la productividad.
4. Delega y asigna responsabilidades: Si trabajas en equipo, distribuye las tareas de manera equitativa y asigna responsabilidades claras. Aprovecha las fortalezas individuales de cada miembro para optimizar los resultados. Es importante no sobrecargarse y saber decir que no cuando es necesario, con límites y capacidades.
5. Seguimiento de los progresos: Revisa regularmente tu avance hacia tus metas y realiza ajustes si es necesario. Una buena idea es establecer recompensas y descansos; reconociendo así logros y dejando tiempo para descansar y recargar energías. 

Con estos pasos podrás comenzar a organizar el trabajo de forma efectiva y progresiva, lo que a la larga te traerá muchos beneficios para la productividad, eficiencia y bienestar del equipo.

En este sentido, algunos de los principales beneficios son:

• Mejor productividad: La organización te permite maximizar tu tiempo y recursos. Al tener un plan claro y estructurado, puedes priorizar las tareas más importantes, evitar la duplicación de esfuerzos y mantener el enfoque en las actividades que te acercan a tus objetivos. Esto aumenta tu capacidad para completar las tareas de manera más eficiente e incrementa tu productividad general.
• Disminución del estrés: La falta de organización puede generar estrés y ansiedad. Al tener una visión clara de lo que necesitas hacer y cómo debes hacerlo, puedes eliminar la incertidumbre y la sensación de estar abrumado. La organización te proporciona un sentido de control y te permite manejar mejor las demandas y los plazos, lo que resulta en una disminución del estrés y una sensación de calma.
• Optimización en la toma de decisiones: La organización te brinda una visión general de tus tareas, proyectos y responsabilidades. Esto te permite tomar decisiones informadas y rápidas sobre cómo asignar tu tiempo, recursos y esfuerzos. Al tener toda la información necesaria en un lugar organizado, puedes evaluar las prioridades y tomar decisiones basadas en hechos con mayor facilidad.
• Mayor colaboración: Cuando trabajas en equipo y bien organizado puedes asignar tareas, establecer plazos y comunicarte eficientemente con tus colegas. La sensación de colaboración será mayor y podrás evitar malentendidos, garantizando que todos los miembros del equipo estén alineados y trabajen hacia un objetivo común.
• Más eficiencia: La organización te ayuda a eliminar actividades innecesarias y a optimizar tus procesos de trabajo. Al identificar y eliminar tareas redundantes o que no agregan valor, puedes ahorrar tiempo y recursos. 
• Calidad del trabajo: Te permite dedicar tiempo y atención adecuados a cada tarea. Podrás enfocarte en la calidad y precisión de tu trabajo, con un seguimiento sistemático de tus actividades, con revisiones y mejoras continuas, lo que conduce a resultados de mayor calidad.
• Satisfacción laboral: Te ayuda a lograr un equilibrio entre tu vida laboral y personal. Al sumar cada uno de estos beneficios te sentirás más eficiente y productivo en tu trabajo, tendrás más tiempo y energía para dedicar a tus actividades recreativas, generando así una mayor satisfacción laboral y bienestar en general.

Ahora bien, para poder organizar el trabajo la tecnología se transforma en un gran aliado, más aún considerando las distintas apps que existen para esto. Si ya las aplicaciones en el celular forman parte de tu vida cotidiana, ¿por qué no utilizarlas en tu negocio para un trabajo más ordenado y reuniones más productivas? 

   

Por eso, te presentamos a continuación una selección de las apps más utilizadas:

Apps para organizar el trabajo

Todoist

Todoist es una popular herramienta de gestión y listas de tareas que ayuda a las personas a organizar y administrar sus actividades diarias, proyectos y responsabilidades. Algunas características y funcionalidades clave de Todoist incluyen: lista de tareas, prioridades y niveles de importancia, recordatorios, colaboración en proyectos, sincronización con otras apps, estadísticas y etiquetas, entre otras.

Todoist está disponible en versiones gratuitas y premium, tanto para Android como iOS, ofreciendo funciones adicionales y más opciones de personalización en su versión de pago.

Evernote 

Quizás una de las apps más conocidas para tomar nota de todo. Sus opciones van desde realizar una anotación, tomar fotos, grabar audio y enviar archivos vía correo electrónico hasta crear chats para compartir tus archivos. 

Evernote posee una versión gratuita y una de pago para acceder a mayor almacenamiento.

Trello 

Basado en el método de organización Kanban, esta herramienta organiza tus tareas en listas de trabajo por hacer, en proceso y terminadas, lo que te entrega un panorama general de todas tus labores. 

También puedes usar Trello desde un navegador web, y cuenta con una versión gratuita y otra pagada; incluso ofrece planes empresariales considerando equipos más grandes de personas.

TickTick

Aplicación de gestión de tareas y lista de tareas que ayuda a las personas a organizar y administrar sus actividades diarias, proyectos y responsabilidades. Ofrece una variedad de características y funcionalidades para mejorar la productividad y la organización. 

TickTick también está disponible en versiones gratuitas y de pago, ofreciendo características adicionales y más opciones de personalización en su versión premium. Puede instalarse en el computador y usarse como extensión tanto de Google Chrome como Mozilla Firefox, incluso como add de Gmail u Outlook.

Asana

“Un trabajo en equipo sin email” es el slogan de una herramienta cuyo principal foco es generar mayor productividad en las reuniones de las organizaciones, al juntar las tareas y las conversaciones en un mismo lugar. 

Asana tiene funciones clásicas como crear notas, tareas y un buzón para clasificar los archivos, además de permitir el trabajo colaborativo y dar “likes” a los comentarios. Está disponible en versiones gratuitas y de pago, ofreciendo características adicionales y más opciones de personalización en su versión premium.

Monday

Es una plataforma de gestión de proyectos y colaboración que te permite organizar y administrar tus tareas, proyectos y equipos de manera efectiva. 

Con Monday, puedes crear tableros personalizables y seguir el progreso de tus proyectos en tiempo real. Ofrece diferentes planes de precios, incluyendo opciones para equipos pequeños y grandes, así como planes empresariales. 

Focus To-Do

Es una aplicación de gestión del tiempo y productividad que combina técnicas de gestión de tareas con la técnica Pomodoro. Está diseñada para ayudarte a enfocarte en tus tareas, administrar tu tiempo de manera efectiva y mejorar tu productividad. 

Está disponible en dispositivos móviles, incluyendo iOS y Android, y también ofrece una versión de escritorio para Windows y macOS. 

Slack

Slack es una plataforma de comunicación y colaboración en equipo que facilita la comunicación y la coordinación entre los miembros de un equipo o una organización. 

Ofrece una variedad de características y funcionalidades diseñadas para mejorar la comunicación interna, la productividad y la colaboración. Slack está disponible en diferentes planes, incluyendo una opción gratuita con características básicas y planes de pago que ofrecen funcionalidades adicionales y capacidad de almacenamiento ampliada.

¿Cuál es la que mejor se ajusta a lo que necesitas? Claramente no existe una regla única. Dependerá de lo que vives día a día en tu empresa, de lo que tienes que mejorar u ordenar para obtener mejores resultados y eso seguramente tú lo tienes claro. Te recomendamos ir probando algunas, elegir la más apropiada y sacarle el máximo provecho, pero siempre estar mirando las cosas nuevas que el mercado de las soluciones tecnológicas te ofrece ¡Mucha suerte!