Actualmente, la digitalización está presente en todas las áreas de la empresa por los grandes beneficios que aporta. El uso de sistemas de información administrativa forma parte del ecosistema digital de muchas empresas, ya que permite automatizar y aumentar la eficiencia a la hora de realizar trámites administrativos, los cuales nos quitan en muchas ocasiones gran parte de nuestro tiempo.

¿Quieres saber más acerca de los sistemas de información administrativa, para qué sirven y qué ventajas aportan a las empresas? Te lo explicamos todo a continuación.

¿Qué son los sistemas de información administrativa?

Los sistemas de información administrativa, conocidos también por sus siglas en inglés MIS (Management Information System) son un tipo de software diseñado para optimizar y digitalizar el funcionamiento de la administración de una empresa. Este sistema se nutre de la información que se genera en las diferentes áreas y departamentos de la organización y, mediante una serie de herramientas y funcionalidades, permite automatizar ciertos procesos y tareas administrativas.

En la actualidad, los sistemas de información administrativa suelen alojarse en la nube, lo que permite acceder a la información que necesitamos desde cualquier lugar a través de Internet. También suelen ofrecer una interfaz web que se adapta a los distintos dispositivos, ya sea un computador, un smartphone o un tablet. Toda la información está siempre accesible y online, almacenándose de forma segura y respetando la privacidad de los datos.

¿Para qué sirven estos sistemas de información?

La principal función de los sistemas de información administrativa se concentra en la realización de todo tipo de trámites administrativos. Estos pueden ser internos, como por ejemplo aquellos relacionados con los empleados, el departamento de compras o la relación con proveedores, así como también externos, que se relacionan con trámites de administración pública (pago de impuestos, alta/baja de empleados, certificados, permisos, etc.).

Además, estos sistemas permiten consultar desde un solo lugar toda la información relevante de la organización y tener una visión global de la misma. Los responsables de la toma de decisiones pueden acceder a los datos e informes que necesiten de forma ágil y sencilla, mejorando la eficiencia del trabajo. 

¿Qué ventajas aportan?

Los sistemas de información administrativa aportan numerosas ventajas a las empresas y, por ende, a sus trabajadores. Entre ellas se encuentran:

• Automatización de procesos: Uno de los principales beneficios de los sistemas de información administrativa es la automatización de trámites y tareas administrativas. Gracias a esto, se evita el uso de papel, se mejora la eficiencia en el trabajo y se reducen los errores humanos.
• Información unificada y en tiempo real: todos los datos e informes relevantes de la empresa se encuentran unificados en un mismo sistema, lo que permite tener una visión global y en tiempo real de todo lo que ocurre. Esto es muy útil para tomar decisiones estratégicas
• Optimización de la toma de decisiones: Al tener todos los datos e informes disponibles en un solo lugar, se facilita la toma de decisiones. Asimismo, el sistema permite definir parámetros y objetivos claros, lo que permite evaluar el rendimiento y la eficacia de las decisiones tomadas.
• Reducción de costos: La automatización de procesos y tareas administrativas supone una reducción significativa de costos, tanto en el aspecto económico como en el de tiempo. También son muy útiles para evitar sanciones administrativas por retrasos o errores. 
• Mejora en la comunicación: Los sistemas de información administrativa permiten establecer una mejor comunicación entre todos los departamentos y áreas de la organización así como también con los clientes y proveedores.
• Seguridad y protección de datos: Toda la información almacenada en el sistema está protegida y segura. Por otro lado, el sistema suele estar alojado en la nube, lo que permite una mayor flexibilidad y disponibilidad de la información.

En resumen, los sistemas de información administrativa son una herramienta muy útil para todas aquellas empresas que desean mejorar su eficiencia y reducir sus costos. Además, permite establecer una comunicación más eficiente entre todos los departamentos y áreas de la organización, así como con los clientes y la administración pública.