Organizar equipos de trabajo, manejar todas las tareas asociadas a un proyecto y lograr un flujo de trabajo óptimo es algo bastante complejo. Un software de gestión de proyectos le permite a las empresas mejorar su organización y aumentar su productividad sin necesidad de realizar una gran inversión, es por esto que se han popularizado durante los últimos años como una gran herramienta.

En este artículo te explicaremos qué es un software de gestión de proyecto y cómo funciona, así como cuáles son sus principales ventajas. Además, también te mostraremos algunos de los más populares del momento.

¿Qué es un software de gestión de proyecto?

Un software de gestión de proyectos, también conocido como aplicación de gestión de proyectos o simplemente PM (Project Manager Software), es una herramienta informática que se utiliza para planificar, coordinar y controlar todas las tareas de un proyecto.

Se trata de una herramienta indispensable que permite organizar tareas basándose en técnicas de productividad que emplean tableros del tipo Scrum, Kanban o diagramas de Gantt. Su simpleza es sin duda la clave de los softwares de gestión de proyectos, ya que permite que cualquier persona pueda utilizarlos sin necesidad de tener grandes conocimientos.

Las aplicaciones más sencillas suelen ser gratuitas o de bajo costo y se centran en una o pocas funciones, como la gestión de tareas o el seguimiento de los plazos. Las suites de gestión empresarial, por otro lado, pueden costar miles de dólares y ofrecen una gran variedad de funciones para la gestión de todos los aspectos de un negocio.

¿Para qué sirven?

Los softwares de gestión de proyectos son una herramienta muy versátil y pueden ser utilizados en una gran variedad de áreas. A continuación, te mostramos algunas de las principales aplicaciones de estas herramientas:

• Planificación de proyectos: los softwares de gestión de proyectos permiten planificar todas las tareas necesarias para llevar a cabo un proyecto. Esta se realiza mediante el uso de diagramas y tableros, lo que permite visualizar todas las tareas y plazos de una forma clara y sencilla.
• Seguimiento de proyectos: esta herramienta permite realizar un seguimiento detallado de todas las tareas y actividades que se están llevando a cabo en un proyecto. Esto permite detectar problemas y corregirlos a tiempo, así como evaluar el rendimiento de cada miembro del equipo.
• Coordinación de equipos: asimismo, son muy útiles para coordinar el trabajo en equipo. Estas herramientas permiten crear grupos de trabajo, asignar tareas y seguir el progreso de cada uno de los integrantes.
• Control de versiones: también permiten controlar las diferentes versiones de un proyecto. Esto es muy útil cuando se trabaja en equipo, ya que permite a cada participante ver el progreso de las tareas y detectar errores o problemas.
• Gestión de tareas: los softwares de gestión de proyectos también permiten gestionar las tareas de una forma muy eficiente. Con estas herramientas podemos crear listas de tareas, asignar prioridades y plazos, así como realizar un seguimiento del progreso de cada tarea.

Ventajas de un software de gestión de proyectos

Como podrás imaginar, implementar un software de gestión de proyectos puede ofrecer grandes beneficios en el día a día de las empresas. Algunos de los más destacados son:

• Coordinación: Uno de los principales beneficios de los softwares de gestión de proyectos es la coordinación. Estas herramientas permiten coordinar el trabajo en equipo de forma muy eficiente, lo que permite ahorrar tiempo y evitar errores.
• Comunicación: también son muy útiles para mejorar la comunicación en el equipo, ya que permiten compartir información, así como mantener un canal de comunicación abierto entre todos los miembros del equipo.
• Productividad: gracias a todas las herramientas que incluyen la productividad de los equipos aumentan debido a la mejora de la organización, comunicación y manejos de tiempos.
• Optimización de recursos: otro de los beneficios de implementar un software de gestión de proyectos es la optimización de recursos. Estas herramientas permiten planificar el uso de los recursos de forma muy eficiente, ahorrando tiempo y dinero.
• Rentabilidad: todos los puntos anteriores conllevan a una mejora de la rentabilidad de las empresas, pues gracias a esta herramienta son capaces de sacar adelante todas las tareas de una forma más eficiente.

¿Cuáles son los Software de Gestión más populares?

En la actualidad hay disponibles un gran número de softwares de gestión de proyectos, la mayoría de ellos son herramientas alojadas en la nube que no necesitan instalación alguna. A continuación, te mostramos algunas de las herramientas más populares:

• Microsoft Project: se trata de una de las herramientas más utilizadas a nivel mundial. Incluye una gran variedad de funciones y permite realizar un seguimiento muy detallado de todas las tareas y actividades.
• Trello: es una herramienta muy popular entre las empresas, ya que es muy fácil de usar y se puede utilizar gratuitamente. Permite crear tableros y listas de tareas, así como asignar tareas a los miembros del equipo y mejorar la comunicación.
• Asana: es otra de las herramientas más populares entre las empresas. Al igual que Trello, permite crear tableros y listas de tareas, automatización de notificaciones e integración con múltiples herramientas.
• JIRA: desarrollado por Atlassian, destaca por sus numerosas opciones de personalización. Es muy utilizada por equipos IT y departamentos de atención al cliente.

En conclusión, los softwares de gestión de proyectos son herramientas muy útiles que pueden ayudar a mejorar la coordinación, comunicación y productividad de las empresas, así como a optimizar el flujo de trabajo y mejorar la toma de decisiones.