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Spencer Gráfica asume el desafío de digitalizar sus órdenes de trabajo

Spencer Gráfica asume el desafío de digitalizar sus órdenes de trabajo

Fecha de Actualización: 07 de Abril de 2022

 

La imprenta nacional se vio frente a un desafío, y Entel Empresas se transformó en su principal aliado. Conoce su historia aquí.

 

Juan Pablo Queraltó se trasladó hasta la comuna de Macul, para conocer la realidad de Spencer Gráfica. Ellos llevan cerca de 11 años con su empresa ligada al negocio de la imprenta, pero como muchos otros emprendedores nacionales tienen deficiencias digitales, por ejemplo, en sus órdenes de trabajo; con Digitalizados podemos ver cómo lograron automatizarse.

En Chile hay más de 4.000 imprentas, y una de ellas es Spencer Gráfica. “El 2010 termino de trabajar en otra imprenta, donde era socio, y nos reunimos como familia para tomar la decisión. Con mi señora y mis cuatro hijos somos socios en este negocio y la creamos en 2011”, cuenta Eduardo Spencer, gerente general de la compañía.

 

órdenes de trabajo
 

La imprenta tiene un importante problema, que es que su planificación de órdenes de trabajo se organiza en una pizarra, donde Pablo Spencer, encargado de ventas y nuevos negocios, se preocupa de ir cambiando de día los papeles que están pegados.

“Cuando vi su pizarra vi que estaban en un problema. La digitalización debe ser vista desde todos sus ángulos”, explica Juan Pablo Queraltó.

 

El mundo de Spencer Gráfica

 

El rubro de la imprenta genera más de 35 mil empleos a nivel nacional, pero se ha tenido que adaptar a la realidad de la digitalización. Por lo mismo Spencer Gráfica no se quiere quedar atrás y busca cómo poder subirse al carro de la transformación.

“Tenemos tres grandes áreas dentro del mundo de la impresión: editorial, que son los libros, folletería, etc; packaging y desarrollo de proyectos para clientes, que son estuches, grandes formatos; y finalmente, la más pequeña, que son los productos de merchandising como lápices, llaveros, acrílicos y cosas de ese tipo”, dice Pablo Spencer.

Así, Spencer Gráfica necesita digitalizarse, ya que hoy en la empresa el control de producción y sus órdenes de trabajo son totalmente manual. “La orden de trabajo, en papel, yo se la paso a la Paula y ella la va pasando con el trabajo a cada estación. Esta orden de trabajo pasa por tantas manos que a veces se pierde. Ese es uno de los principales problemas que tenemos”, detalla Pablo.

“Espero que una vez terminado este proceso podamos sacar la pizarra, pasar de lo análogo a lo digital. Espero que este proceso nos ayude, que sea fácil de usar. Estoy muy confiado”, agrega sobre el apoyo de Digitalizados.

 

El camino para llevar sus órdenes de trabajo a la digitalización

 

“En Spencer Gráfica había trabajo por hacer, su necesidad de digitalización era algo notorio y su forma de gestionar los encargos comerciales claramente no son del Siglo XXI. Ahora comienza su camino para digitalizarse con Entel Empresas”, detalla Juan Pablo Queraltó, previo a juntarse con el equipo de expertos de Entel.

La solución a sus órdenes de trabajo es, según nuestros expertos, Sales Manager, e Inti Núñez, coach de Digitalizados, ingeniero y director de estrategia de la facultad de ingeniería de la Universidad de Concepción; se ofreció para poder asesorar a este emprendimiento en el proceso de adaptación a esta herramienta.

Destacar que Sales Manager es un CRM enfocado en Pymes, “que permite realizar un seguimiento a tus acciones comerciales de manera 100% online. Evita el desorden y gestiona todo el proceso de ventas desde cualquier dispositivo y lugar, con un sistema de notificaciones para no dejar pasar oportunidades ni tareas”.

Al momento de hablar de los pedidos, Inti se da cuenta que Spencer Gráfica tiene otra necesidad, como es Chat Bot, un chat automatizado integrado a tu sitio web, que te permitirá convertir visitantes en oportunidades de venta.

“La modalidad que tiene hoy Spencer Gráfica es dependiente y no es eficiente, especialmente en mirar o aprender. Vamos a tener que seguir mirando, pero acá hay un punto crítico. A esta empresa lo que le pasa es que su base es principalmente pedidos, y esto ellos lo hacen sobre papel, lo que los hace perder información, poner en riesgo la empresa y los pedidos, pero también depender muchísimo de las personas”, asegura Inti.

“Spencer Gráfica no recopila la información de sus pedidos ni inventario, una pérdida de tiempo, orden, merma, etc. Esto no puede seguir así, debe haber un inventario y hacer todo automático”, complementa Inti Núñez.

 

El proceso de digitalización de Spencer Gráfica

 

Entonces, son dos las soluciones claves para el proceso de Spencer Gráfica: Sales Manager y Chat Bot. “Esta empresa confía demasiado en las personas, no tiene un control exacto de dónde están los pedidos y no hacen aprendizaje, y por lo tanto no son capaces de tomar las oportunidades”, continúa Inti.

El camino hacia esta digitalización no es un proceso fácil, algo que la empresa y sus miembros tuvieron que adaptar a su día a día. De esta forma, Pablo y la familia Spencer vivieron un proceso que seguramente cambiará su forma de trabajar.

“Pasar del sistema análogo a este nuevo sistema digital, yo pensé que n07o lo iban a tomar tan bien en la empresa, pero creo que fue súper bueno. Hay cosas que tenemos que mejorar, pero es una herramienta muy potente y todos lo tomaron de muy buena forma”, confesó Pablo Spencer.

Finalmente, Juan Pablo Queraltó volvió a Spencer Gráfica, a ver los avances de la empresa luego de la visita de Inti y la aplicación de las distintas mejoras. “Había varias tareas, primero el orden, segundo un inventario completo y finalmente la utilización de Sales Manager”, relata Juan Pablo Queraltó.

“La verdad, nos costó en un principio, teníamos un despelote. Hubo que dedicarle tiempo al inventario”, reconoce Pablo Spencer, pero después muestra orgulloso cómo se implementó Sales Manager para las órdenes de trabajo y poder reemplazar la antigua pizarra.

Te invitamos a conocer todos los detalles y la historia de Spencer Gráfica, reviviendo el capítulo en este enlace. Además, no olvides visitar el sitio oficial de Digitalizados y descubrir todas las capacitaciones que puedes hacer en la plataforma, revisar tu nivel de digitalización y certificarte en diferentes pilares.

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