El cálculo de las remuneraciones y la generación de liquidaciones de sueldo son algunas de las tareas más complejas, y teniendo en cuenta que hay que realizar la tarea mensualmente, esto conlleva un gran gasto de tiempo o recursos. Para que esto no ocurra, existen planillas de sueldos que facilitan la construcción de este documento, algo que permite ahorrar una gran cantidad de tiempo gracias a la automatización de cálculos, evitando así también posibles errores humanos. 

¿Qué es una planilla de sueldos?

Una planilla de sueldo es una herramienta que permite confeccionar el documento de liquidación de sueldo de una forma más sencilla. En este se especifican todos los conceptos de los que se compone un sueldo, desde el salario bruto y bonificaciones hasta descuentos y otros campos variables que veremos más adelante. 

El documento de  liquidación de sueldo puede estar firmado tanto por la empresa como por el empleado, con el objetivo de demostrar que se ha entregado el sueldo y que el empleado ha recibido el monto que le corresponde, aunque no es una exigencia legal. Puede ser un documento tanto digital como en papel y se entrega habitualmente de forma mensual. 

Se pueden utilizar diferentes herramientas para llevar a cabo el cálculo, como por ejemplo un software de recursos humanos o con plantillas de sueldo en Excel, que es una solución más básica pero sencilla que permite confeccionar dicho documento sin necesidad de adquirir ningún software adicional. 

Ventajas de utilizar una planilla de sueldos

El objetivo de las planillas de sueldo es disponer de un modelo básico con el que poder confeccionar el cálculo de liquidaciones de sueldo de todos los empleados de una forma mucho más ágil, introduciendo tan solo los datos necesarios y calculando los datos de los diferentes importes de forma automática.

Los datos comunes como los datos de los empleados o los de la empresa pueden estar ya rellenados de antemano, para que así tan solo debamos cambiar los datos económicos cada mes. Estos serán mucho más fáciles de introducir gracias a la automatización, ya que por ejemplo, se puede calcular el porcentaje del sueldo dedicado a la jubilación o la aseguradora de salud de forma automática. 

El resultado de utilizar una planilla de sueldo es un ahorro considerable de tiempo mes a mes si anteriormente se hacía de manera manual y sobre todo si el número de empleados es considerable, además de reducir los posibles errores.

¿Cómo se configura una planilla de sueldos?

La planilla de sueldos debe de tener todo lo necesario para que sea muy sencillo realizar el cálculo de liquidación de sueldo. Como primer punto deberá disponer de los campos necesarios para introducir todos los datos personales del trabajador, como nombre, apellidos, fecha de ingreso, puesto que desempeña, tipo de contratación, número de recibo o fecha de liquidación. Por supuesto también deberá contener los campos necesarios para introducir también los datos de la empresa (razón social, domicilio, RUT, etc). 

En el núcleo de la planilla deberá poderse introducir de forma detallada todos los conceptos que configuran el sueldo del empleado. Generalmente estos se dividen en tres grupos, los ingresos imponibles, los no imponibles y los descuentos. 

Ingresos imponibles

Son todas aquellas remuneraciones que están relacionadas directamente con la actividad laboral del empleado, es decir, por el desempeño de sus funciones. Se dividen entre:

• Sueldo base: es la gratificación monetaria base que todos los empleados por cuenta ajena reciben de una empresa. Se establece en función de su categoría así como la normativa vigente de sueldo mínimo. 
• Horas extras: si el empleado realiza sus funciones más allá de su horario, estas horas se deberán anotar en este apartado como horas extras, dependiendo del tipo de contrato que tenga con la empresa. 
• Gratificaciones: en este apartado se añadirá las recompensas por beneficios que la empresa paga al empleado.
• Rendimiento: según el rubro del empleado también se podrán añadir campos referente a los ingresos por comisiones, bonificaciones por productividad, por puntualidad, por asistencia, etc.

No imponibles

Los ingresos no imponibles están relacionados con los gastos que un empleado pueda tener en relación con su actividad y que deben ser reembolsados por la empresa. Estos pueden ser por movilización, alimentación, asignación de caja, kilometraje de un vehículo, viajes, desgaste de herramientas, prestaciones familiares, etc. Los ingresos no imponibles están libres de descuentos legales. 

Descuentos

Por último, también se deben incluir los diferentes descuentos impuestos por ley, así como los opcionales. Estos son campos variables que suelen calcularse a partir de un porcentaje que se aplica a los ingresos imponibles. Algunos de los más comunes son:

• Administradora de Fondo de Pensiones: el descuento denominado como comisión AFP. Todos los empleados están obligados a pagarlo y consiste en el 10% del sueldo imponible. También se deberá contemplar el importe de la comisión, que variará dependiendo de la AFP. 
• Acceso Flexible al Seguro de Cesantía: el 3% del sueldo imponible está destinado al seguro de Cesantía, que permite acceder a la prestación de desempleo.Cuando es plazo fijo, el 3% lo paga todo el empleador. Si es indefinido, el 0,6% lo paga el trabajador y la diferencia el empleador.
• Prestación de Salud: también debe aplicarse el 7% legal de descuento destinado a la aseguradora de salud, a elegir entre FONASA o ISAPRE. En el segundo caso se podría llegar a añadir un porcentaje extra, que depende directamente del plan contratado por el trabajador. 
• Haberes tributarios: como por ejemplo el impuesto único de segunda categoría, en el caso de trabajadores dependientes. Se calcula sobre la renta imponible, es decir, se descuentan los aportes previsionales, de salud y seguro de censantía.
• Otros: inasistencias, ahorro previsional voluntario (APV), cuenta dos AFP, pensión alimenticia, anticipos, jubilación, retardos, etc. 

Una vez tengamos completos todos los datos necesarios en nuestra planilla de sueldo, podemos pasar a realizar el cálculo del sueldo líquido, sumando los ingresos imponibles y no imponibles y restando los descuentos.