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Cómo digitalizar un documento de forma eficaz en tu negocio
Octubre 2, 2020

Cómo digitalizar un documento de forma eficaz en tu negocio

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¿Sabes que algo tan simple como digitalizar un documento puede traer muchos beneficios a tu negocio? Para aprovecharlos al máximo, conviene seguir los pasos que te explicamos en este artículo. ¡Vamos a verlos!

 

¿Qué es digitalizar un documento y qué ventajas tiene? 

Digitalizar un documento consiste en registrar en formato digital un documento físico. Este proceso va mucho más allá de un simple escaneado, puesto que digitalizar un documento implica, además, optimizar su accesibilidad y usabilidad. 

 

Son muchos los motivos por los que la digitalización de documentos es fundamental para tu pyme, pero podemos resumirlos en dos: ahorra tiempo y dinero

 

Paso a paso para digitalizar documentos en tu negocio 

Digitalizar un documento es el primer paso para convertirte en una empresa paperless e iniciar el camino hacia la transformación digital. Sin embargo, no conviene abordar este proceso de cualquier forma. Para obtener todos los beneficios de la digitalización de documentos es necesaria una planificación previa y seguir los pasos que vemos a continuación.

1. Preparar los documentos que vas a digitalizar 

En primer lugar debes definir qué conjunto de información se va a digitalizar: cualquier documento puede digitalizarse, ya sean facturas, recibos firmados, contratos o informes. Es un buen momento para hacer limpieza de documentos obsoletos que no vale la pena conservar. 

2. Valorar si externalizar o no el proceso

A continuación debes elegir si vas a realizar internamente el proceso o vas a externalizarlo. Esto dependerá del volumen de información que vayas a digitalizar así como de los recursos con los que cuentas. Si vas a digitalizar documentos internamente, deberás adquirir herramientas tanto de hardware como de software. 

Para elegir bien el programa más adecuado para tu negocio, es importante que previamente decidas cómo vas a organizar la información una vez esté digitalizada. 

3. Digitalizar los documentos

Si has externalizado el proceso de digitalización de documentos, será la empresa elegida la encargada de seguir con estos pasos, pero si has decidido hacerlo tú, el siguiente paso es comenzar a digitalizar. Para hacerlo de forma eficaz es conveniente contar con un escáner que integre una herramienta de OCR (reconocimiento óptico de caracteres), que permite transformar en texto editable el documento escaneado. 

Ten en cuenta que si vas a digitalizar facturas, para que estas tengan validez, es importante que incorpores un software como Facturanet, que cumple con los requisitos y normativa del Servicio de Impuestos Interno (SII). 

4. Almacenar la documentación y hacerla accesible

Una vez digitalizados los documentos, es necesario almacenar la información para que esté disponible de forma sencilla de cara a búsquedas y consultas. Muchos softwares incluyen la opción de guardar la información en función de los parámetros que hayas definido, directamente después de escanearla. 

Una forma óptima de garantizar el uso ágil de la información digitalizada, es la incorporación de un sistema de gestión documental, que vemos de forma más detallada en el siguiente apartado. 

La importancia de incorporar un sistema de gestión documental 

Incorporar un sistema de gestión documental supone dar un salto cualitativo en la eficacia de la administración de los documentos digitalizados. Te permite almacenar y gestionar toda la documentación de tu negocio de forma sencilla, centralizando su localización y facilitando el acceso a todos los empleados. 

En el mercado existen sistemas de gestión de documentos genéricos, que permiten la gestión de toda la documentación de la empresa, y otros más específicos, focalizados en procesos concretos como por ejemplo, la facturación o los contratos

 

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