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¿Cómo hacer reuniones eficientes?

¿Cómo hacer reuniones eficientes?

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Tener un objetivo claro, moderar y ser puntual son algunos de los básicos para aprovechar estos momentos.

Las reuniones con clientes, socios, proveedores y empleados son parte importante del funcionamiento de
cualquier negocio y, sin embargo, muchas veces queda la sensación de pérdida de tiempo o poca efectividad una vez realizadas.

Para evitar esto es que, ya sea si son de trabajo, para hacer el kick-off de un nuevo proyecto o para cualquier otro objetivo, existen una serie de tips que debes tener en cuenta:

Objetivo claro:

Cada reunión debe tenerlo. Para ello, se envía una invitación a través de las herramientas disponibles en Gmail o Microsoft Outlook con los temas a tratar, quiénes participan, la duración estimada y lugar de encuentro.

Preparar la reunión:

Debe haber una persona responsable de coordinar todo el material necesario para la ocasión. Esto incluye preocuparse no sólo de lo que se presentará, sino que también de los factores extra, como
los computadores que se utilizarán, el café y galletas a ofrecer a los invitados, etc.

Puntualidad:

Es uno de los puntos más importantes a cumplir. Que empiece a la hora permite controlar el programa acordado y terminar en los tiempos correspondientes. Así se aprovecha mejor la reunión y
se toman mejores decisiones.

Moderación de la reunión:

Alguien debe estar a cargo de darle inicio, conducirla y cerrarla. Así la información se canalizará mejor y no se generarán dobles conversaciones ni malos entendidos.

Minutas:

Tanto o más importante que una reunión en sí son las actas, donde quedan estipuladas las decisiones y tareas de cada uno de los involucrados.

¿Qué métodos te funcionan para hacer las reuniones más eficientes? ¡Comenta en Comunidad Empresas!

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