Detallaremos la importancia que tienen, y cómo pueden apoyar a tu empresa en la administración de datos, pero también en la toma de decisiones.

Para toda compañía la comunicación es importantísima, gran parte de una empresa y sus estrategias van de la mano con ella. Aquí es donde los tipos de sistemas de información son fundamentales para su desarrollo, estar al día y con un buen funcionamiento. Por esto, ahondaremos un poco más en ellos.

¿Qué es un sistema de información?

Una definición simple de sistema de información (SI), lo resume en un conjunto de datos que interactúan entre sí con un fin común, administrándolos para su uso de manera rápida y fácil. De esta forma, ayudan a poder administrar, juntar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir la información que para la empresa es fundamental.

La idea es que este sistema logre hacer todo eso, pero de manera flexible y con un funcionamiento automático que permite apoyar en decisiones críticas convirtiendo datos en informes de análisis.

¿En qué contexto pueden ser utilizados los tipos de sistemas de información?

Son distintas las usabilidades de los tipos de sistemas de información, ya que depende finalmente del objetivo y propósito que tiene. Para esto, primero que todo hay que entender cuáles son las necesidades que queremos cubrir. 

De cualquier manera, podemos dividir los sistemas de información en cinco grandes categorías, según la diversidad donde son utilizados. Te los contamos.

1. Financieros: tienen relación con el dinero y los activos de una compañía.
2. Tecnológicos: cuando el vínculo es sobre temáticas especializadas y deben procesar automáticamente la información.
3. Humanos: aquellos sobre RRHH, relacionado con plantilla o trabajadores.
4. Materiales: más que todo, sistemas y soporte físico.
5. Administrativos: su nombre lo dice, pueden ser permisos, transacciones, entre otros.

Para entender esto de mejor forma, es más sencillo conocer los tipos de sistema de información que existen, al menos los principales, y así detallar cada una de sus usabilidades respectivamente. 

Tipos de sistema de información

Existen distintas clasificaciones para poder dividir en tipos de sistemas de información. De todas formas, tomando en cuenta un punto de vista empresarial podemos mencionar cuatro principales:

• Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS): conocido también como EDP o Procesamiento Electrónico de Datos. Son básicos para el sistema empresarial, y son vistos como un sistema de gestión operativa, en las decisiones de los mandos de primer nivel. Lo que hacen es recopilar la información que tiene que ver con las transacciones de la organización y su funcionamiento. Genera los datos de entrada a otros SI. Existen distintos TPS, como de pedidos, vendedores, ventas, compras, costes, gastos, ingresos, nóminas, entre otros.
• Sistemas de Información Ejecutiva (EIS): es el acceso rápido a la información interna y externa de la empresa. Monitoriza las variables gerenciales de un área específica de la organización, con la posibilidad de entregar datos básicos más detallados si es necesario. Puede ser efectivo para tomar decisiones estratégicas en la compañía.
• Sistemas de Información Gerencial (MIS): focalizados en los mandos medios, apoya la toma de decisiones. Referente a la gestión operativa rutinaria de la organización, contemplan la información general como un todo, entregando informes o estadísticas, con frecuencia en modo panel de control. Los encontramos en temáticas de marketing, producto, distribución, producción,  aprovisionamiento, inventarios, costes, proveedores, tesorería, finanzas, inversiones, cotizaciones, RRHH, desempeño, remuneraciones, reclutamiento y más.
• Sistemas de soporte de decisiones (DSS): foco en el procesamiento de información intra y extra organizacional, es un motor para la conducción de una empresa. Contribuye a la toma de decisiones y así poder resolver problemas concretos; son los que usa un directivo. Los problemas menos rutinarios los puedes  resolver, se diferencia del anterior en que informa lo que podría suceder basándose en análisis de los datos.
• Sistema de Gestión del Conocimiento (KMS): los procesos que tienen que ver con la captura, producción, almacenamiento y difusión del conocimiento de la compañía tiene relación con este SI. Ideal para una organización con una comunicación poco fluida, se relaciona con otros como DMS, que  veremos a continuación. 
• Sistema de Gestión Documental (DMS): gestiona gran cantidad de documentos, dando acceso, almacenamiento, seguridad, indexación y recuperación. Organiza todo en base a carpetas o categorías, tiene una búsqueda y acceso muy expedito y sencillo.
• Sistema de Gestión de Contenidos (CMS): básicamente creación, administración y publicación de contenidos. Utilizado para sitios públicos corporativos, maneja el diseño, enlaces y el contenido como tal de la web correspondiente. Comparte cosas con el DMS, ya que tiene información valiosa para la organización.  
• Sistema de Automatización  de Oficinas: las tareas básicas y rutinarias de una oficina se crean, recogen, almacenan, manipulan y comparten aquí. Sus tareas están en, por ejemplo, llamar, realizar documentos o copiar información de un lugar a otro.
• Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP): forma parte del TPS, pero se diferencia en que permite todo lo que se hace en una empresa de manera global. La data queda centralizada en una única base de datos, a la cual pueden acceder desde distintas áreas de la compañía, con el objetivo de optimizar los procesos, compartir simplemente información, eliminar datos y operaciones innecesarias, soporte, visión global, control detallado y aprovechamiento del tiempo.

Beneficios de utilizar sistemas de información

Gracias a los sistemas de información, una empresa logra tener un control mucho más efectivo de las actividades que realiza, sus distintas áreas y a la vez mejorar la productividad de los procesos. 

El hecho de poder tener más y mejor información, en tiempo real, rompe ciertas barreras que pueden existir, y entrega ventajas competitivas, disminuye los errores, el tiempo y  también los gastos de recursos gracias al cruce de datos con los objetivos propuestos, su evaluación y control.

Podemos dividir los beneficios generales de los sistemas de información en:

• Control efectivo de las actividades de la empresa
• Integrar nuevas tecnologías y herramientas claves para el negocio
• Mejorar la efectividad de las operaciones
• Ventajas competitivas
• Más y mejor información, en tiempo real
• Un mismo sistema, en distintos puntos y al mismo tiempo
• Menos errores, menos gastos
• Cruce de datos

Para finalizar, es valioso saber que cada tipo de sistema de información está compuesto por distintos recursos, que son convenientes según el propósito o fin para el que será utilizado, dependiendo del rubro o sus funciones específicas.