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Beneficios de un software de gestión de contratos en tu negocio
Septiembre 1, 2020

Beneficios de un software de gestión de contratos en tu negocio

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Entre otras cosas, permite que el proceso sea ininterrumpido, asegurando así la ejecución eficiente de las tareas legales y de continuidad operacional. 

Gestión de ContratosLa digitalización ha tomado fuerza a medida que avanza la tecnología, un recurso de la nueva era digital que la gran mayoría de las empresas ha sabido aprovechar para modernizar y agilizar sus procesos, y así, obtener la máxima eficiencia. En esa línea, los softwares de gestión de contratos son una solución necesaria para asegurar, entre otras cosas, la continuidad operacional.

Hoy, en medio de tantos procesos legales en la gestión de documentos de las empresas que ha ocasionado la pandemia, estar preparado es fundamental. De hecho, según la Quinta Encuesta Longitudinal de Empresas (ELE5), publicada en marzo de 2019, las pymes representan el 52,5% del total de empresas y emplean al 38,7% de los trabajadores; mientras que, las microempresas reúnen un 44,4% y concentran el 5% de empleados.

Tomando en cuenta estos datos de la Encuesta Longitudinal sobre el número de contratos asociados a empleados, simplificar y automatizar todo el flujo de gestión de contratos permite a tu negocio llevar acuerdos más rápidos, trabajar de manera más eficiente y colaborativa; logrando que tu empresa construya una mejor relación comercial, maximizando ingresos y controlando costos.

¿Qué es un software de gestión de contratos? 

Partiendo por la definición, este tipo de software empresarial, conocido por ser eficaz y automatizado, permite la creación, ejecución y análisis de contratos, brindando la posibilidad de maximizar el rendimiento operativo de los negocios reduciendo tiempo y costos.

Es decir, este sistema automatizado ayudará a reducir las horas de trabajo tradicionales de los departamentos de recursos humanos o personal encargado y automatizará los procesos asociados a la gestión de contratos, creando así más valor para una empresa.

Beneficios de contar con un software de gestión de contratos 

Existen cuatro razones por las que toda pequeña y mediana empresa debería contar con un sistema de gestión de contratos. Conócelos:

  • Fácil acceso a los contratos suscritos: se pueden almacenar y organizar registros de contratos en un repositorio de fácil acceso y centralizado. De esta forma, los acuerdos pueden ser descargados y revisados fácilmente, conociendo exactamente la localización de los archivos que forman parte del contrato, tales como entregables, seguros, contratos vigentes, entre otros.
  • Base de datos organizada: el encargado tendrá a la mano información relevante, por ejemplo, en cuanto a contratos suscritos sobre servicios de limpieza, útiles de oficina, múltiples acuerdos con una misma compañía pudiendo negociar en conjunto mejores condiciones; o podría decidirse consolidar a un sólo proveedor, si tuviera múltiples proveedores en una sola categoría, entre otros.
  • Búsqueda rápida de términos clave: además de almacenar el documento digitalizado de los acuerdos firmados, este tipo de sistemas permite a los encargados definir términos y campos de contratos clave para una rápida consulta accediendo a keywords como: terminación del contrato, condiciones de pago, duración, precios fijos, entre otros.
  • Seguimiento de las fechas importantes: siendo bastante importante, este punto permite a los encargados programar notificaciones de las fechas clave durante el ciclo de vida de un contrato como: la caducidad de certificaciones de proveedores críticos, término de contratos y renovación automática de cartas fianzas, seguros de operarios, entre otros.

Ahora bien, en cuanto a sus características estas varían dependiendo del proveedor, no obstante, la mayoría de los softwares de gestión de contratos cumplen con lo siguiente:

  • Notificaciones de alertas: crear alertas y recibir notificaciones de fechas límites o término de tus contratos.
  • Seguimiento de los acuerdos: podrás hacer un seguimiento de los pasos y revisiones de tus documentos.
  • Biblioteca de documentos: cuenta con una biblioteca de documentos que puedes utilizar como base para tus acuerdos.
  • Repositorio de archivos: todos tus documentos finalizados quedan en un repositorio en caso de que necesites reutilizarlos.

Asimismo, permite redactar contratos desde cero usando plantillas preparadas con campos editables, negociar términos dentro de la herramienta, emitir alertas y notificaciones a la persona encargada para un total seguimiento de las obligaciones legales, entregando como opción la firma digital agilizando el flujo de trabajo, donde además, son legalmente vinculantes y válidas.

Por otro lado, la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) inmerso en estos procesos, automatiza y optimiza los trámites contractuales durante etapas clave. Estas etapas incluyen: iniciación, creación, proceso y flujo de trabajo, negociación y aprobación, ejecución, gestión y cumplimiento continuos (dentro del repositorio) y renovación de contratos.

Software de gestión de contratos

Como decíamos en un principio, respondiendo a la demanda actual, existen software pensados para pequeñas y medianas empresas que permiten automatizar contratos y acuerdos comerciales, mejoran los tiempos de negociación cerrando acuerdos en la nube y agilizan los compromisos con los proveedores, como explicamos en detalle.

Ahora que sabes qué es software de gestión de contratos y todos los beneficios que le aporta a tu empresa, considera mejorar de forma notable los compromisos con tus proveedores y procesos internos de tu negocio adquiriendo el servicio de contratos digitales de Entel Empresas.

Plataforma intuitiva y fácil de usar para gestionar de manera ordenada todos tus documentos legales desde cualquier dispositivo.

Contratos digitales

Esta plataforma permite generar contratos sin intermediarios, optimizando los procesos de aprobación de acuerdos contractuales integrando contratos de forma automática. Además, crea, vincula y actualiza contratos en una única fuente de almacenamiento de forma rápida y segura en la nube.

Por último, ten presente que de nada sirve esforzarnos por digitalizar una empresa si luego los documentos sólo existen en papel, por tanto, al momento de escoger un software de gestión considera que sea fácil de usar, te brinde amplio almacenaje y la posibilidad de tener todo en un sólo lugar.

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