Digitalizar y organizar documentos, optimizar el trabajo colaborativo y contar con respaldos en la nube son beneficios esenciales de la ofimática, pero no son los únicos. También son herramientas muy útiles para aplicar estrategias de fidelización de clientes que te ayudarán a aumentar tus ventas.

Los beneficios de la ofimática

La ofimática ofrece numerosos beneficios a las empresas, especialmente en la gestión de procesos y trabajo diario. En esa línea, podemos destacar los 5 más importantes, que son: 

1. Productividad: Gracias a las herramientas ofimáticas podrás automatizar tareas, agilizar procesos y facilitar la realización de trabajos; esto ayuda a trabajar de manera eficiente, ahorra tiempo y aumenta la productividad de los equipos.
2. Organización: Las herramientas de ofimática cuentan con una capacidad de generar estructura para organizar y almacenar información de manera ordenada, como son las hojas de cálculo y bases de datos, a los que puedes acceder de forma rápida cuando lo necesitas, y donde puedes realizar análisis de datos y generar informes para tomar decisiones estratégicas.
3. Tiempo real: Una característica y beneficio fundamental en los tiempos que vivimos, ya que la ofimática permite trabajar en un mismo documento o proyecto, incluso desde diferentes ubicaciones, en tiempo real y desde cualquier dispositivo (computador, tablet, smartphone, etc).
4. Comunicación eficiente: Gracias a las herramientas de ofimática incluyen programas de correo electrónico y calendarios, lo que facilita la comunicación interna y externa. Puedes enviar mensajes, programar reuniones y compartir información de manera rápida y efectiva.
5. Seguridad de la información: Los programas de ofimática suelen tener características de ciberseguridad integradas, como opciones de cifrado y control de acceso, lo que ayuda a proteger la información sensible y garantiza la confidencialidad de los datos de la empresa.

Infografía ¿Cómo mejora el día a día usando ofimática en una Pyme?

   

Ahora, estos son sólo beneficios que contribuyen a una gestión más eficiente de los procesos y tareas diarias en un negocio o empresa, mejorando la colaboración, la productividad y la toma de decisiones, pero también encontramos 5 ventajas que van de cara al cliente.

1. Servicio al cliente: La ofimática permite a las empresas brindar un servicio más rápido y eficiente a sus clientes, con herramientas de comunicación efectiva, como el correo electrónico, chat en vivo e incluso videoconferencia; esto facilita la respuesta rápida a consultas y solicitudes y mejora la satisfacción del cliente. Por ejemplo, para entregar un excepcional servicio al cliente, herramientas como Outlook, Excel y Word pueden ser fundamentales, para administrar y responder correos, automatización de respuesta, desarrollar seguimiento de los clientes en Excel, análisis de datos y documentos de soporte en Word, entre otros.
2. Atención personalizada: Junto a una comunicación efectiva con el cliente, las herramientas tecnológicas permiten recopilar y almacenar información sobre sus clientes, pudiendo así brindar un servicio más personalizado. Los sistemas de gestión de clientes (CRM) ayudan a mantener un registro de interacciones, preferencias y necesidades, lo que permite ofrecer un trato más individualizado. Por ejemplo, Hubspot es una herramienta muy utilizada, donde se puede gestionar los contactos, hacer un seguimiento de las interacciones, gestionar los tickets de soporte, chat en vivo con tus clientes y automatizar el servicio.
3. Acceso rápido a la información: Con la ofimática, toda esa información antes mencionada y recopilada está al alcance de la mano, y de esta forma la empresa puede entregar respuestas rápidas a consultas, realizar seguimiento de pedidos y brindar información actualizada sobre productos o servicios, entre otras cosas. Herramientas como Hubspot permiten, por ejemplo, si tuviste una interacción con un cliente poder hacer seguimiento de manera rápida para poder entregar soluciones rápidas y personalizadas, pero también monitorear las métricas de respuesta, etc.
4. Automatización de procesos: La ofimática ofrece la posibilidad de automatizar tareas y procesos relacionados con el servicio al cliente. Por ejemplo, los sistemas de respuesta automática de correo electrónico pueden enviar mensajes de confirmación o recordatorios, y los chatbots pueden proporcionar respuestas inmediatas a preguntas frecuentes. Así, por ejemplo, después de reuniones o interacciones con clientes, puedes automatizar mensajes de seguimiento, con detalles de la conversación y personalizadas. 
5. Acceso a servicios en línea: Las empresas pueden ofrecer a sus clientes la posibilidad de acceder a servicios en línea a través de plataformas de ofimática. Esto puede, por ejemplo, incluir la posibilidad para los clientes de acceder a la visualización y descarga de facturas electrónicas, gestionar sus cuentas en línea, generar programación de citas o la realización de pedidos, entre otros.

Eficiencia, colaboración y experiencia

Podemos ver entonces que la ofimática es una herramienta fundamental en el entorno empresarial y educativo que vivimos hoy, principalmente pensando en mejorar la gestión de procesos y el trabajo diario. 

Las herramientas que conforman la ofimática entregan facilidades para la creación, edición, almacenamiento y compartición de documentos, hojas de cálculo, presentaciones y otros tipos de información; acompañados de beneficios tanto internos como externos. 

Por lo mismo, nos encontramos ante una herramienta esencial que impulsa la eficiencia, la comunicación, la colaboración y la organización en el entorno laboral, pero a su vez mejora la productividad y la experiencia tanto para los empleados como para los clientes.