Conoce cómo esta solución de Entel Empresas puede favorecer en la productividad, organización y eficiencia de tu negocio.

Actualiza tus sistemas de almacenamiento e información de forma segura, organizada y eficiente con soluciones como gestión documental, que, además, favorece la productividad de tu empresa en tiempos donde la cantidad de información que se genera es cada vez más exponencial, dejando a los antiguos sistemas de almacenamiento obsoletos frente a los avances tecnológicos. 

¿Qué es un sistema de gestión documental? 

El sistema de gestión documental, conocido igualmente por sus siglas en inglés document management system (DMS), permite almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Además, entrega la capacidad de centralizar los documentos e imágenes digitales para acceder de forma fácil y sencilla.

Transformados en una pieza muy importante dentro de las compañías, los sistemas de gestión documental son una gran herramienta para poder manejar la gran cantidad de información que generan actualmente las empresas, lo que ha dejado a los antiguos sistemas de almacenamiento obsoletos y como enemigos de la productividad.

Sus beneficios

Una infografía de tic.portal expone muchos de los beneficios de contar con este sistema, donde destaca una reducción del 10% en costos gracias a información mejor estructurada de tu empresa, 30% menos en cuanto a porcentaje de errores en documentos y aumento del 49% en la velocidad de creación de contenidos.  

En esa línea, como en Comunidad Empresas de Entel, queremos acompañarte, inspirarte y movilizarte, te mostramos algunas ventajas de los sistemas de gestión documental, según explican en el mismo artículo. Conócelas:

• Digitalización de documentos: en palabras simples, significa llevar a cabo la digitalización de documentos en papel con la colaboración de un escáner donde los documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización central. Este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso, sin embargo, una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto aprovechamiento del sistema.

• Localización central: en tiempos de multi plataformas y diferentes canales de envíos de información, grandes volúmenes de datos quedan desestructurados y repartidos entre los distintos sistemas de las empresas. Por eso, un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central.
• Mejora el flujo de trabajo: gracias a la automatización de las funciones, el sistema proporciona una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la compañía. Este control de procesos permitirá seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo a la organización.

Por último, la ventaja más destacada de este tipo de sistemas es la seguridad de la información, puesto que mantiene los documentos libres de riesgo en cuanto a pérdidas al establecer copias digitales de documentos en papel.

Es decir, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable, brindándole al negocio la certeza de que toda su información está segura ubicada en un mismo sistema, que puede incluir entre otras características, la recuperación de datos en caso de desastre.

Además, este sistema permite que múltiples personas puedan trabajar en un documento al mismo tiempo, mientras este está alojado en una localización central. De esta forma, quienes estén encargados del texto podrán acceder en todo momento a una visión general del mismo, pudiendo modificarlo si se considera necesario. La colaboración documental permite, de esta forma, compartir ideas e información entre los empleados de una compañía de forma más sencilla.

Ahora bien, por medio de un historial de versiones, el sistema de gestión documental entrega la opción de acceder a cualquier versión del documento, y así en caso de ser necesario poder recuperar información, eliminarla o añadirla. 

Esto último es importantísimo, considerando que según una encuesta el 81% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento; que tiene relación con el gran número de veces que puede ser modificado un texto. 

En esa línea, y adaptado a las distintas necesidades, dentro del mundo de los distintos softwares de gestión documental, existen algunos más específicos que otros, dependiendo de los presupuestos y requerimientos de la empresa. Por ejemplo, si tu empresa es más pequeña y quieres utilizar software sólo para acciones específicas, puedes encontrar plataformas para gestionar contratos, para generar facturas electrónicas y para cobranzas, entre otros. 

Si apuntas a iniciarte en el mundo de los software de gestión de a poco, los software de facturas electrónicas ayudan en cuanto a la simplificación del proceso tributario y mayor seguridad para tu empresa, además de disminuir costos.

Por otro lado, los software de gestión de contratos permiten administrar de forma rápida y sencilla los documentos, almacenando información relevante y generando alertas o alarmas para vencimientos, garantías, pólizas, estudios, certificados, entre otros.

Finalmente, los software de cobranzas ayudan a reducir los plazos de pagos, automatiza avisos y reclamos de clientes, aumenta la productividad de los equipos y mejora los procesos internos del departamento encargado de cobranza. 

Así, el mundo de los software de gestión es infinito. Aporta con diversas reducciones de costo y tiempos, y optimiza los procesos en pro del buen desempeño y resultado final de tu negocio.

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