El software de gestión Sistemas, Aplicaciones y Productos, más conocido como SAP, es el ERP líder del mercado. Se trata de un programa que unifica todo el ecosistema de gestión de una empresa en un solo lugar. Ventas, marketing, contabilidad, recursos humanos y los demás departamentos están enlatados en un mismo software, lo que supone grandes ventajas para casi cualquier empresa. 

¿Qué es el sistema SAP y para qué sirve?

SAP fue fundado por antiguos empleados de IBM en el año 1972. Desde entonces, su software ha crecido tanto que se ha convertido en el programa de gestión empresarial más utilizado a lo largo y ancho de todo el mundo. SAP es simplemente un programa dividido por módulos que integra todos los departamentos de una empresa. Todos ellos pueden compartir datos entre sí, ya que trabajan sobre una misma base de datos.

La información es compartida en tiempo real entre los distintos módulos, que abarcan todos los procesos de una empresa. Es decir, si se produce una venta desde el departamento correspondiente, se informará automáticamente al almacén para que preparen el pedido, en caso de falta de stock se pedirá automáticamente, si el empleado obtiene una comisión se informa automáticamente a recursos humanos, etc. Todo está conectado.

Cada departamento puede tener acceso a uno o varios módulos, según las necesidades. Todos atacan al mismo servidor, que será el encargado de proporcionar la información actualizada a cada uno de ellos. Esto permite a los empleados trabajar coordinadamente de una forma más eficaz y mucho más productiva, reduciendo los errores y ahorrando muchísimo tiempo.

Características del sistema SAP

• A medida: se trata de un sistema completamente a medida. El software se puede ajustar según las necesidades de cada cliente. Todas las empresas que lo utilizan parten de la misma base, pero al final, cada una lo utiliza de forma personalizada
•  Integral: los datos y los procesos están integrados de forma que se pueden compartir entre los diferentes módulos. Esto permite trabajar de una forma más ordenada y eficiente, hacer un análisis más detallado del estado de tu negocio y mejorar la toma de decisiones.
•  Código abierto: SAP utiliza el lenguaje de programación ABAP, que es totalmente abierto. Esto quiere decir que,  cualquier empresa que tenga los recursos necesarios, puede modificar el programa a su gusto o ver como funciona cualquiera de sus herramientas.
• Escalable: a partir de los puntos anteriores, podemos deducir que SAP es totalmente escalable. Si la organización crece, nuestro sistema de información integrado crecerá a su lado añadiendo nuevos módulos o desarrollando nuevas funcionalidades.
  

Módulos SAP

Los diferentes módulos disponibles de SAP abarcan los diferentes departamentos de una empresa. No es necesario utilizarlos todos, ya que pueden funcionar de forma independiente si es necesario. Existe una gran variedad de módulos disponibles, además, si se necesita algo muy específico se puede desarrollar una solución e integrarla de forma sencilla. Estos son los módulos más utilizados en la actualidad:

• Contabilidad financiera (FI): permite gestionar los datos de cualquier operación financiera o comercial en tiempo real.
• Contabilidad de costos (CO): con este módulo podemos organizar y realizar un seguimiento de los distintos tipos de costos.
• Gestión de materiales (MM): gestión de los materiales necesarios, procesados y producidos por la empresa.
• Planificación de producción (PP): permite gestionar todo lo relacionado con la producción, desde la planificación de recursos de distribución hasta la planificación de necesidades de material.
• Ventas y distribución (SD): este es el módulo de ventas, donde podemos gestionar todas las transacciones (precios, ofertas, etc.) y controlar de forma sencilla el inventario, entre otras funciones.
• Recursos humanos (HCM): gestión de datos relacionados con los trabajadores como el manejo de nóminas, vacaciones, horarios, etc.
• Gestión de mantenimiento (PM): todo lo relacionado con el servicio de mantenimiento de una empresa, control de maquinaria, seguimiento de incidencias, etc.
• Gestión de proyectos (PS): si la planificación se engloba en proyectos, podemos manejarlos y organizarlos desde este módulo.
• Planificación y consolidación de negocio (BPC): si la organización tiene varias líneas de negocio, en este módulo podemos obtener una visión global de todas ellas.
• Gestión de relaciones con el cliente (CRM): corresponde con el módulo de marketing digital, que integra todas las funciones necesarias para mejorar la relación con los clientes.
• Gestión de la relación con los proveedores (SRM): es el módulo que permite integrar SAP con el sistema de los proveedores, para mejorar así la comunicación y facilitar el sistema de trabajo.

Ventajas SAP

A lo largo de este artículo seguro que ya te habrás dado cuenta de la multitud de ventajas que proporciona el sistema SAP a las empresas. A continuación te mostramos algunas de las más destacadas:

1. Simple: se trata de un sistema muy sencillo de manejar, por lo que todos los empleados con conocimientos básicos de informática podrán adaptarse con facilidad a él.
2. Tiempo: disponer de todos los datos en un mismo lugar nos ahorra mucho tiempo. Si trabajas habitualmente con datos de recursos humanos, tan solo tienes que instalar el módulo correspondiente y consultar tu mismo los datos, sin tener que perder tiempo pidiéndolos al departamento de RR. HH.
3. Productividad: un ahorro de tiempo conlleva inmediatamente a un aumento de la productividad. Además, la automatización permite que nos desentendemos de tareas rutinarias.
4. Flexibilidad: se trata de un sistema muy flexible. Añadir, quitar o modificar es relativamente sencillo, es un sistema pensado para manejar los recursos de manera flexible y sin complicaciones.
5.  Actual: el sistema se actualiza de forma constante, adaptándose a los cambios que se producen en los mercados.

Como puedes ver las ventajas de utilizar un sistema SAP son más que beneficiosas para una empresa. A pesar de que integrarlo tiene un alto coste monetario y de tiempo, a la larga resulta siendo realmente rentable para las empresas. Si necesitas organizar el manejo de datos y procesos de tu empresa, aumentar tu productividad y tener toda la información de tus negocios en un solo lugar, SAP es sin duda una de las mejores opciones.

Si te interesa integrarlo en tu empresa y quieres saber cómo funciona, entra en la web de SAP. Allí encontrarás toda la información que necesitas e incluso podrás probar este software en su versión demostración, una herramienta totalmente funcional en la que podrás dar tus primeros pasos en SAP.