Sigue estos consejos y logra gestionar eficazmente tu correo electrónico.

Por Javier English, Smallketing

El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más utilizadas en los negocios. Es rápido y fácil de usar, por lo tanto, todo el mundo prefiere enviar un e-mail. Como resultado, tenemos que lidiar con tantos mensajes durante el día que terminamos siendo esclavos de ellos.

Si no aprendemos a manejarlos bien, nuestra productividad puede caer. También, si tenemos una bandeja de entrada desordenada, podemos perder mensajes importantes. Por lo tanto, tenemos que ser más organizados y mantener los correos no leídos al mínimo.

Te compartimos los siguientes consejos para gestionar tu e-mail de manera más eficaz y así aumentar tu productividad y por ende, la de tu Pyme.

1. Establecer una hora específica para responder los correos electrónicos

Estableciendo tiempos específicos del día para responder tus correos electrónicos éste se te hará más productivo. Por ejemplo; cada mañana antes de trabajar puedes destinar media hora para leer y responderlos. Puedes repetir esta rutina después del almuerzo y luego por la tarde dejar media hora antes de finalizar tu día. Así, eliminarás las distracciones necesarias y el resto de la jornada la focalizas en las tareas que te dan de comer.

2. Eliminar correos electrónicos innecesarios

Al abrir tu bandeja de entrada mira los mensajes no leídos de forma rápida y elimina rápidamente los mensajes no importantes, como los correos promocionales. Debes ser capaz de identificar a partir del asunto si ese correo electrónico requiere una acción o no. Otra opción es anular la suscripción a mensajes promocionales, y así nunca recibirlos de nuevo. A menos que esos e-mails tengan contenido que realmente te interese, elimínalos. Mientras más limpia esté tu bandeja de entrada, ¡mejor!

3. Organiza tu bandeja de entrada con carpetas

Crea una carpeta para cada proyecto que estás desarrollando o etiqueta tus correos de acuerdo a las tareas que realices o sus plazos. Esto te ayudará a realizar un seguimiento de tus correos electrónicos con mayor rapidez. A continuación, puedes priorizar y ordenar estos mensajes, o bien establecer filtros específicos para enviarlos directamente a la carpeta correcta tan pronto como lleguen.

4. Intenta enviar menos correos electrónicos

Si deseas recibir un menor número de correos electrónicos debes también enviar menos mensajes. Es una regla muy simple, pero funciona. Si sólo necesitas la respuesta de una persona específica no es necesario enviar un correo a todos los que trabajan contigo. Si es necesario puedes poner a los otros en ‘CC’ y comenzar el mensaje con el nombre de tu destinatario. Así, evitarás las interminables filas de respuestas de los remitentes que, muchas veces, no agregan nada nuevo a la conversación.

Aunque a veces uno piense que responder un e-mail sólo toma un par de minutos, la verdad es que si sacas la a la cuenta de cuántos respondes por día puede ser que estés invirtiendo más del 30% de tu día sólo en eso, ¡lo que para una Pyme es mucho! Todo lo que hagas para optimizar el tiempo es ganancia para ti.