Su importancia radica en lograr un orden financiero en el negocio, pero su usabilidad depende del nicho o rubro del negocio, el tipo de compañía y de la categoría del contribuyente. Conoce más aquí.

Podemos definir a los libros contables como un tipo de documento que ayuda a que el contribuyente mantenga un orden y registro de todo el sector financiero de su compañía, pero no sólo eso, ya que podrá también tener un balance año a año y mantener un respaldo de su actividad frente al Servicio de Impuestos Internos (SII), y más. 

En ese sentido, cada empresa debe cumplir con llevar actualizados y al día sus libros contables, por lo que quienes no lo hagan serán sancionados con multas, que puede ser desde una Unidad Tributaria Mensual (UTM) o una Unidad Tributaria Anual (UTA).

Diferencia entre libros contables

Es importante considerar que los Libros de Contabilidad son una obligación, la cual aparece en el Artículo N° 25 del Código de Comercio, el cual señala que “todo comerciante, está obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia”. Para eso, encontramos el Libro Diario, Libro Mayor y el Libro de Inventarios y Balances.

Para entender de mejor forma esto, revisaremos de qué se trata cada uno y así entender sus principales diferencias.

– Libro Diario: como señalamos en un comienzo, y al igual que los otros dos, este libro es obligatorio. Aquí se deben registrar cada una de las operaciones comerciales que realiza la empresa, detallando a su vez la Glosa, donde se expresa detalladamente el carácter o motivo de la operación. 

De esta forma, y según señala el Código de Comercio, en el Artículo N° 27, “en el Libro Diario, se asentarán por orden cronológico y día por día, las operaciones comerciales, que ejecute el comerciante, expresando detalladamente el carácter y circunstancia de cada una de ellas”.

Así, la composición del Libro Diario es: Fecha de la operación comercial, Cuenta o cuentas deudoras, Cuenta o cuentas acreedoras, Cantidades que se cargan, Cantidades que se abonan y La Glosa.

– Libro Mayor: tiene como función registrar aquellas operaciones comerciales, luego de pasar por el Libro Diario; tiene como objetivo clasificar y agrupar todas las operaciones comerciales que se han hecho según su naturaleza.

Así, debes traspasar la información desde el Libro Diario al Libro Mayor, datos tales como el Debe y el Haber. Para confirmar que está todo bien hecho, debes sumar todos los Débitos de un lado y los Créditos del otro, en cada cuenta; todo esto debe sumar lo mismo que la suma final del Libro Diario.

– Libro de Inventarios y Balances: lo que se presenta en este libro son cuatro datos importantes, estos son Inventario Inicial, Balance General, Estado de Resultado e Inventario Final. Los revisamos en detalle.  

Inventario Inicial

Permite determinar detalladamente los Activos, Pasivos y el Capital del negocio. Según la base legal del Artículo N° 29 del Código del Comercio, “al abrir su giro todo comerciante hará en el Libro de Inventarios y Balances, una enunciación estimativa de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos”.

Balance General

Parte fundamental a la hora de terminar cada ejercicio comercial, lo cual está conformado por los saldos de las cuentas Activo y Pasivo. De esta manera, podrás determinar los resultados de la gestión, según el período que determines.

Actualmente, el Balance General puede ser presentado como forma de cuenta, donde participa por un lado el Activo y por el otro el Pasivo; o como balance general tributario, que termina siendo una continuación del Balance de Comprobación y de Saldos, con el objetivo de poder distinguir y revelar utilidades o pérdidas.

Estado de Resultado

Se presenta y prepara una vez terminado el ejercicio comercial, como forma de poder determinar el resultado de la gestión. Está compuesto por: resultado de pérdidas y resultado de ganancias, y se debe considerar si las pérdida son mayores que las ganancias o si las ganancias son mayores que las pérdidas.

Al igual que el anterior, también se puede presentar como forma de cuenta, donde se divide en dos partes con los resultados de Pérdidas y los resultados de Ganancias; y como forma de Balance General Tributario.

Inventario General Final

Muestra los Activos, Pasivos y Capital una vez terminado el ejercicio comercial. Su base se encuentra en el Artículo N° 29 del Código de Comercio, el cual explica que “al final de cada año formará en este mismo libro un balance general de todos sus negocios bajo las responsabilidades que se establecen en el IV de este Código”.

Tipos de libros contables auxiliares

Así como existen los Libros de Contabilidad recién revisados, también tenemos los libros contables auxiliares. Lo primero es entender qué son, y cómo son complementarios a los principales libros de contabilidad. Su principal cometido tiene relación con llevar un registro de las operaciones de la empresa, centralizando en un sólo lugar diariamente, y así llevando un documento contable. 

Así es como nos encontramos con distintos tipos de libros auxiliares, como por ejemplo: caja, remuneraciones, retenciones, clientes, compras y ventas, entre otros; y a continuación revisaremos los más importantes, y que no deben faltarle a ninguna Pyme o empresa.

Libro de remuneraciones

Es un libro obligatorio para aquellos empleadores que tengan cinco o más colaboradores en su compañía. Ahora bien, su función va relacionada a llevar un detalle del registro completo de las remuneraciones. De esta forma, todas aquellas que aparezcan y estén registradas en este libro auxiliar serán consideradas como parte de los gastos de la compañía en el ítem de sueldos. 

También debe ser timbrado por el SII.

Libro de compras y ventas

En este libro es fundamental y muy importante el registro cronológico de las compras y ventas que la compañía realiza durante su funcionamiento. Actualmente no es una obligación, ya que el SII desde el 2017 lo eximió para aquellos contribuyentes afectos al impuesto del IVA.

Si bien no tiene el carácter de obligatorio, sí se recomienda para poder tener en orden información importante; esto permite poder responder cualquier duda en cualquier momento, evitando desórdenes relativos a las finanzas.

También debe ser timbrado por el SII.

Libro fondo de utilidades tributarias (FUT)

Catalogado por el mismo SII como un libro de control. Es obligatorio si eres contribuyente que declara rentas efectivas en primera categoría, y te permite tener un orden y un registro de aquellas declaraciones. 

En este libro se registra la historia de las utilidades tributables y no tributables, las percibidas de sociedades en las que el contribuyente participe, y como señala la ley, “los retiros de utilidades tributarias efectuados por los dueños o socios y los créditos asociados a dichas utilidades”.

Este libro debe ser timbrado por el SII.

Libro de inventarios de mercancías

Al igual que las compras y ventas, en este libro se lleva de manera cronológica un registro, pero en este caso de las entradas y salidas de las mercancías que se encuentran tanto en bodega como en cualquier otro inventario de la compañía.

Es un libro fundamental para aquellas Pymes o empresas que se dedican al comercio o venta de productos, dado que sirve mucho como forma de tener un control exacto de los inventarios.

Libro de ingresos y egresos

Este último libro es obligatorio para los contribuyentes del Régimen Semi Integrado, o de la Letra A del artículo 14 de la Ley de Impuesto a la Renta (LIR). Es el encargado de registrar, tal como lo dice su nombre, los ingresos y egresos de la empresa, donde se incluyen las compras, contratación de algún servicio, honorarios, gastos, impuestos, y más

Como señalamos en un comienzo, estos son los más utilizados en Chile, pero no son los únicos, ya que existen muchos más como es el libro de Impuestos, Bancos, entre otros. Es relevante entender la usabilidad que se le puede dar a cada uno y tiene que ver con el tamaño de la empresa, sus necesidades y la obligatoriedad según el nivel tributario.

Existen herramientas digitales para llevar estos libros, pero también otras que te pueden ayudar a manejar las finanzas de tu empresa de una mejor forma, como las que puedes encontrar en Digital Market de Entel.