Al preguntarse qué es un ERP muchos piensan que se trata de un sistema que solo es útil para grandes corporaciones. Sin embargo, la verdad es que se trata de una herramienta que puede aportar beneficios para empresas de todos los tamaños y de todos los sectores. De aquí que sea tan importante que conozcas cómo implementar un ERP.

Pero antes de saber cómo implementar un ERP en tu empresa, debes conocer primero ciertos aspectos básicos sobre este sistema, como su definición, para qué sirve, cuáles son sus características y cuántos tipos de ERP existen.

¿Qué es un ERP?

Para responder qué es un ERP hay que partir de la traducción de estas siglas, que significan Enterprise Resource Planning (ERP) o Planificación de Recursos Empresariales. Entonces, un sistema de planificación de recursos empresariales o sistema ERP es un software mediante el cual se gestiona la información crítica de múltiples procesos de la empresa, como pueden ser procesos de producción, logística, recursos humanos, despacho de productos, facturación, cobros, ventas, marketing, entre otros.

¿Para qué sirve un ERP?

Teniendo como base la definición anterior, se puede decir que un ERP sirve para centralizar el control de todos los recursos empresariales más importantes, desde recursos físicos y digitales hasta recursos humanos y contables.

Dicho esto, al implementar este sistema en tu empresa, el ERP te sirve para desarrollar capacidades de gestión como las siguientes: 

• Acceder a información en tiempo real proveniente de distintas áreas de la organización. Esto es de suma importancia si tu empresa es data driven.
• Simplificar los procesos de negocio a través de la digitalización, lo cual se traduce en reducción de los costos operativos.
• Aumentar la productividad de todos los equipos de trabajo, ya que un ERP sirve para facilitar el trabajo colaborativo interdepartamental.
• Mejorar la seguridad de la información y de la documentación empresarial, pues un ERP sirve también para resguardar en la nube los datos y los archivos que manejan los usuarios, en vez de dejarlos almacenados en los ordenadores como tradicionalmente se hace.
• Administrar toda la organización desde un mismo punto de control: el ERP. Esto evita problemas de comunicación entre las personas, de incompatibilidad entre los sistemas, de desorden en la información, etc.

Características de un ERP

Las principales características de un ERP son:

• Centralización: como se ha comentado, lo que es un ERP sirve para centralizar el control de la información y los recursos empresariales. Esto es posible porque al sistema ERP se conectan y se sincronizan múltiples fuentes de información, y toda esa información recibida se procesa en un mismo repositorio central. En el caso de los ERP en la nube, ese repositorio centralizado se encuentra entonces precisamente en la nube.
• Modularidad: para poder abarcar tantas áreas de negocio, el ERP funciona bajo el principio de modularidad. Es decir, el ERP está compuesto por distintos módulos en los que cada uno de ellos se especializa en un área en particular. Por tanto, hay un módulo para recursos humanos, otro para finanzas, otro para logística y así sucesivamente. Como usuario, tú decides cuáles módulos incorporar a tu sistema ERP y cuáles quitar.
• Integración: el ERP no solo centraliza el control sobre las distintas áreas de negocio, sino que también las mantiene integradas entre sí en tiempo real. Esto quiere decir que se produce un intercambio de información de diferentes procesos de manera fluida e inmediata. Por ejemplo, cuando el departamento de ventas procesa una venta a través del ERP, los encargados del despacho pueden ver en tiempo real la orden y las características del despacho a gestionar.

Clasificación y tipos de ERP

Los ERP se pueden clasificar de múltiples maneras. Sin embargo, destacamos 3 categorías principales de ERP, cada categoría a su vez tiene diferentes tipos de ERP.

Tipos de ERP según el sitio de alojamiento

• ERP on-premise, son los que se instalan en los ordenadores y funcionan desde allí.
• ERP cloud, son los que funcionan en la nube, sin necesidad de ser descargados o instalados.

Tipos de ERP según el nivel de configuración

• ERP estandarizado, son los que tienen una configuración estándar de fábrica.
• ERP a medida, son los que permiten personalizar su configuración según las necesidades de cada empresa.

Tipos de ERP por área de especialización

• ERP verticales, son los que se especializan en un sector específico. Por ejemplo, hay ERP especialmente diseñados para logística, otros para construcción, etc.
• ERP horizontales, son los que no tienen un nivel de especialización. La versatilidad de estos les permite ser usados en cualquier sector.

Sistemas ERP para empresas

Si estás pensado implementar un ERP, te presentamos algunos de los sistemas más populares del mercado. Aunque también te puedes guiar por el Cuadrante Mágico de Gartner sobre sistemas ERP en la nube.

ERP de SAP

El ERP de SAP es el producto estrella de la compañía alemana, y su nombre es S/4HANA ERP. Aunque se trata de un ERP on-premise, la gran potencia y robusticidad del sistema le ha valido de un reconocimiento importante en el mercado global.  El ERP de SAP utiliza algoritmos de inteligencia artificial y mecanismos de automatización para mejorar tanto la precisión como la rapidez de los procesos.

Por otro lado, SAP también dispone de un ERP en la nube, llamado SAP S/4HANA Cloud. Este mix de productos es ideal para las empresas que tienen una arquitectura de TI híbrida.

ERP de Oracle

El sistema de planificación de recursos empresariales de Oracle se llama Oracle Cloud ERP, funciona en la nube y cada 90 días la plataforma recibe actualizaciones importantes por parte del centro de I+D de Oracle. Por otro lado, los algoritmos de inteligencia artificial del ERP ayudan a identificar anomalías, predecir posibles resultados y hacer recomendaciones sobre los procesos y las estrategias.

ERP de Microsoft

El ERP de Microsoft es Microsoft Dynamics 365. Al igual que el de Oracle, este también funciona en la nube, y se especializa en las áreas de ventas, marketing, servicio, finanzas, logística, operaciones, comercio y recursos humanos.

¿Cómo implementar un ERP en tu empresa?

Ya conociendo los aspectos más fundamentales de lo que es un ERP, debes saber que el proceso de implementación puede ser algo complejo. Por ello, es importante seguir una metodología rigurosa para reducir al máximo los márgenes de error. Esto se debe a que un ERP se conecta con todas las áreas de negocio y gestiona información con un alto valor confidencial, lo que exige, durante su implementación, que el sistema se sincronice de manera perfecta con toda la empresa y con sus mecanismos de seguridad.

Desde Comunidad Empresas de Entel te recomendamos seguir el siguiente paso a paso para empezar a utilizar un ERP en tu negocio, de manera eficaz y sin márgenes de error.

Evalúa los objetivos y las necesidades de la empresa

Antes de elegir lo que es un ERP para tu empresa, debes primero identificar y analizar los objetivos que quieres alcanzar. Implementar un ERP es como cualquier otra inversión, por lo que debes tener bastante claridad sobre qué esperas de esa inversión. En otras palabras, en qué necesitas que te ayude un ERP.

Hacer esta evaluación te permite elegir el ERP más adecuado según tus necesidades, pero también te permite descubrir si realmente necesitas un ERP o no. Y es que muchas empresas realizan grandes esfuerzos en implementar un sistema de este tipo que, al final, resulta ser una herramienta tan potente cuyo uso no se justifica para solucionar unas cuantas necesidades, las cuales se pueden abordar con otros software menos sofisticados.

Aparte de identificar y analizar tus objetivos y necesidades, también debes evaluar las capacidades económicas de la empresa, ya que utilizar un ERP requiere una inversión que no solo está en la licencia del producto, sino también en el proceso de implementación y de mantenimiento.

Compara los distintos sistemas ERP disponibles

Debes comparar los sistemas ERP disponibles en el mercado para identificar cuál es el que mejor se adapta a tu empresa, en función de tus objetivos, necesidades y capacidades económicas. En esa comparación, debes tener muy en cuenta las necesidades de todos los departamentos de la organización, pues recuerda que un ERP se trata de una plataforma transversal, que recorre e interconecta todas las áreas de negocio.

En este punto, analiza las características, las funcionalidades, los precios y las condiciones que te ofrece cada proveedor de ERP. Es importante que no te apresures a elegir el sistema más económico o el más popular. Debes elegir el mejor ERP según las necesidades de la empresa.

Organiza el equipo de implementación del ERP

Una vez elegido el ERP, debes coordinar el equipo humano encargado de implementar el sistema en tu empresa. Ese equipo debe estar conformado, idealmente, por especialistas tanto en las áreas de negocio como en las áreas técnicas. Los especialistas de negocio se encargarán de diseñar la manera en cómo el ERP debe ser sincronizado con los procesos empresariales, según los flujos de trabajo de tu empresa, y los especialistas técnicos se encargarán precisamente de todo la implementación técnica. 

En este equipo deben intervenir tanto personal interno de la empresa como el personal por parte del proveedor del ERP. A final de cuentas, nadie conocer mejor las necesidades de la empresa que su personal, y nadie conoce mejor las características del ERP que su proveedor.

Planifica la implementación del ERP

Con el equipo de trabajo ya conformado, es importante realizar una planificación en la que se establezca de manera detallada todos los pasos a seguir a continuación, los tiempos de ejecución de cada etapa, las responsabilidades de cada participante, los flujos de comunicación con el proveedor, y demás detalles sobre los hitos del proyecto.

Toda la planificación debe estar orientada en buscar tanto la mayor calidad de la implementación como la máxima reducción de costos posible.

Supervisa la migración de datos hacia el ERP

Ya en pleno proceso de implementación, la migración de datos es quizás la etapa más crítica de todas. Esta consiste en transferir los datos desde su entorno actual hasta el entorno donde funcionará el ERP. Aquí es donde se sincroniza el sistema con la información de todas las áreas de la empresa, con el objetivo de que los flujos de información queden conectados en tiempo real, sin datos redundantes ni obsoletos.

Pon a prueba el sistema ERP

Antes de comenzar a ejecutar formalmente el sistema ERP en toda la empresa, es necesario realizar pruebas para ir detectando posibles errores en la implementación e ir garantizando que todo marche como se esperaba, sin márgenes de error, con una sincronización no menos que perfecta y con datos 100% conectados y operativos.

Como verás, el proceso de transformación digital para comenzar a utilizar un ERP requiere del máximo cuidado posible. Sin embargo, las ventajas de llevarlo a cabo pueden ser bastante grandes para tu negocio. Si necesitas asesoramiento al respecto, desde la Comunidad Empresas de Entel estamos dispuestos a ofrecerte todo el apoyo tecnológico necesario.