Los 4 principales tipos de datos que suelen procesar las empresas son los datos transaccionales, metadatos, jerárquicos y datos maestros (master data). En esta última categoría es donde entra en juego el MDM. Sin embargo, antes de profundizar en el MDM, revisemos primero la definición de los 4 tipos de datos para tener un mejor contexto:

1. Datos transaccionales: los datos transaccionales son los registros de las transacciones y de cualquier tipo de movimiento de información dentro de la empresa. Por tanto, son datos muy cambiantes, relacionados por ejemplo con el registro de las ventas, compras, facturaciones, reclamos, etc.
2. Metadatos: los metadatos son datos muy específicos que contienen información clave sobre otros datos más generales. Por ejemplo, información relacionada con las características, el formato, el contenido, las dimensiones o la ubicación de los datos generales.
3. Datos jerárquicos: los datos jerárquicos son los que guardan las relaciones entre otros datos. Es decir, funcionan como un puente que conecta una información con otra. Este tipo de datos son fundamentales en el MDM, ya que permiten identificar las relaciones entre los datos maestros.
4. Datos maestros: los datos maestros se refieren a todos aquellos datos que se consideran críticos para el negocio, y que se encuentran debidamente procesados y organizados. Estos se suelen dividir en 4 grupos:
   1. Datos maestros de personas: son datos sobre clientes, vendedores, empleados, proveedores, entre otros. 
   2. Datos maestros de cosas: son datos sobre productos, materiales, materias primas, equipos, activos, entre otros.
   3. Datos maestros de lugares: son datos sobre oficinas, filiales, divisiones geográficas, entre otros.
   4. Datos maestros de conceptos: son datos sobre contratos, licencias, acuerdos, garantías, entre otros.

Ahora sí, entremos en detalle sobre el significado del MDM.

¿Qué significa MDM?

MDM significa Master Data Management o gestión de datos maestros, y su concepto se puede abordar desde 2 perspectivas:

• MDM como proceso: por un lado, el master data management tiene que ver con los procesos que se ejecutan para poder unificar, relacionar, ordenar y gestionar los datos más críticos del negocio en un mismo repositorio, el cual recibe el nombre de fichero maestro. Una vez están dentro de este fichero, los datos pasan a llamarse datos maestros, exigiendo además un tratamiento especial.
• MDM como tecnología: por otro lado, el master data management también se refiere a las herramientas tecnológicas que hacen posible la gestión de los datos maestros. Por ejemplo, la suite de soluciones MDM de SAP.

Por tanto, al hablar del MDM se puede estar haciendo referencia a la metodología de gestión o a un sistema informático.

Importancia y ventajas del MDM en la empresa

La importancia del MDM radica, principalmente, en que permite tener una visión única y consolidada de todo el negocio, sin duplicaciones ni inconsistencias en la información. Aquellas organizaciones que no implementan el master data management, suelen tener copias disgregadas de datos, desconectadas e incompatibles entre sí, lo que dificulta la correcta operatividad empresarial.

En este sentido, entre las principales ventajas del MDM se encuentran las siguientes:

• Facilita el análisis de datos en el enfoque data driven. Cuando los datos maestros son gestionados correctamente, los datos transaccionales pueden ser explotados al máximo en los procesos de analítica para la toma de decisiones. Esto se debe a que los datos maestros tienen que ver con los objetos en sí mismos (productos, personas, etc.), mientras que los datos transaccionales tienen que ver con lo que se hace con dichos objetos (vender, solicitar, transferir, enviar, etc.).
• Mantiene la información correctamente unificada y actualizada. Esto permite, por ejemplo, enviarle al cliente una única factura consolidada, ahorrando así tiempo y dinero, y mejorando la satisfacción del cliente.
• Permite ejecutar procesos de forma rápida y precisa debido a la sincronización de los datos. Por ejemplo, gracias al MDM, una empresa e-commerce puede agilizar el proceso de dar de alta un producto, desde el momento en que recibe la información del proveedor hasta que está disponible en la página web para la venta.
• Soluciona incompatibilidades entre los sistemas de información de la empresa. Por ejemplo, gracias al MDM los sistemas ERP y CRM de una organización pueden manejar de manera coordinada y en tiempo real los mismos datos sobre los clientes, los productos, etc.
• Mejora la coordinación interdepartamental. Al existir datos maestros unificados y sincronizados para cada área crítica del negocio, los distintos departamentos de la empresa pueden compartir procesos y hacer uso exactamente de la misma información en tiempo real, facilitando así la coordinación entre todos los equipos de trabajo y reduciendo los márgenes de error.

Ejemplos de master data management en la práctica

Para entender mejor lo que significa la implementación del master data management, veamos los siguientes ejemplos de situaciones prácticas:

1. Cuando se emite una orden de trabajo para la reparación de una maquinaria, esta se suele generar a nivel de activo y se encuentra relacionada a los datos de la lista de materiales. A su vez, los requerimientos sobre los materiales están relacionados al inventario, el cual se mantiene relacionado a compras. La función del MDM es hacer que el flujo de información entre cada una de estas áreas se mantenga uniforme y coordinado, a través de sus respectivos datos maestros.
2. Un tarjetahabiente le notifica al departamento de atención al cliente de la empresa el cambio de su dirección fiscal, pero durante un tiempo no recibe facturas en su nuevo domicilio. Después de varios meses, el departamento de facturación de tarjetas de crédito llama al cliente para preguntarle por qué no ha pagado sus facturas. Situaciones como estas se producen porque la empresa no hace una correcta gestión de datos maestros. En consecuencia, la información que maneja cada departamento no se encuentra sincronizada ni relacionada entre sí.
3. Al producirse una adquisición o fusión entre dos empresas, se debe combinar de manera organizada y sin márgenes de error toda la información de los clientes, los productos, las oficinas y demás elementos pertenecientes a ambas compañías, de modo que todo se unifique bajo el control de la entidad matriz. Esto se realiza a través del master data management, unificando los datos maestros de ambas empresas.
4. Gracias al MDM, una empresa de gestión de cobros puede saber, antes de facturarle algo a un cliente, si ese cliente le debe más dinero a otras áreas de la organización o, incluso, si se trata de un cliente de gran importancia para otra de las divisiones.

Herramientas de master data management

Un buen sistema de MDM debe ser capaz de mantener a los datos maestros consistentes, íntegros, unificados y actualizados. De aquí que sea especialmente crítico escoger la herramienta correcta en función de las necesidades de cada empresa.

Entre las herramientas de master data management más populares se encuentran las siguientes:

Sistema MDM de SAP

La plataforma de master data management de SAP, conocida como SAP MDM, consiste en una suite compuesta por las siguientes soluciones independientes para la gestión de datos:

• SAP Master Data Governance
• SAP Data Quality Management
• SAP Master Data Governance para retail
• SAP Asset Information Workbench by Utopia

Sistema MDM de Microsoft

El MDM de Microsoft se llama Master Data Services (MDS), y se trata de un módulo incorporado dentro del producto SQL Server, que está especialmente diseñado para la gestión inteligente de los datos y que se distribuye con integraciones de Hadoop para funciones de big data.

Recomendaciones para implementar el MDM 

Finalmente, ya habiendo evaluado todo el contexto del MDM, se hace evidente la necesidad de transformación digital que tienen las empresas modernas para poder gestionar correctamente sus datos maestros. Solo aquellas organizaciones (ya sean grandes, medianas, pequeñas o microempresas) que implementen el master data management pueden lograr con éxito simplificar lo complejo en el aprovechamiento de los datos.

Por esta razón, desde la Comunidad Empresas de Entel queremos darte algunas recomendaciones para hacer que el MDM comience a ser una parte fundamental de tu empresa:

1. Calcula los beneficios y ROI que esperas obtener: antes de emprender la adopción de un sistema master data management, debes poner sobre la mesa cuáles son los beneficios específicos que esperas obtener, ya sea reducir costos, optimizar inventarios, mejorar procesos, impulsar estrategias, etc. También, debes calcular el retorno de la inversión considerando todos los costos asociados al MDM (costo inicial, licencias, mantenimiento, configuración, etc.).
2. Identifica tus fuentes de datos: una herramienta de MDM se alimenta de distintas fuentes de datos, pero para que pueda funcionar hay que indicarle precisamente cuáles son las fuentes que existen dentro de la empresa, desde bases de datos de distintos departamentos hasta los programas empresariales que están en uso.
3. Desarrolla un buen plan de implementación: la adopción del master data management no se debe tomar a la ligera. Es necesario trazar un roadmap metódico y muy bien detallado, en el que se especifiquen las tecnologías a utilizar, las personas involucradas, los lapsos de tiempo a cumplir, etc. Esta planificación es útil para reducir los márgenes de error y garantizar que el resultado del proceso de implementación va a ser justo el que se desea.
4. Organiza el grupo de transición: partiendo de la planificación anterior, debes coordinar un equipo de trabajo en el que esté involucrado no solo el departamento de TI, sino también las personas claves de otros departamentos de la empresa (al final, son ellos los que más se beneficiarán del MDM) y los proveedores tecnológicos con los que decidas trabajar.
5. Crea un plan de master data de prueba: la implementación del MDM es un proceso de enormes magnitudes. Por tanto, antes de apuntar hacia una implementación definitiva desde el primer momento, lo recomendable es crear primero una adopción de prueba. Es decir, un MDM piloto que sirva para testear elementos como, por ejemplo, la arquitectura de TI, el formato de los datos, sus fuentes de origen, sus atributos, etc.
6. Asegura el entrenamiento del equipo: utilizar las herramientas de MDM no es una tarea fácil ni cómoda para quien no está preparado. Por esta razón debes iniciar una etapa de entrenamiento para formar a tu personal con cursos, asesorías, materiales de apoyo, etc.
7. Garantiza el mantenimiento del MDM: por último, si bien el proceso inicial de implementación del MDM es crítico, el de mantenimiento lo es mucho más, pues de este depende que el sistema siga funcionando en el tiempo, aportando beneficios de manera continuada. Por ello, debes invertir el tiempo, dinero, esfuerzo y personal necesario para garantizar que el sistema MDM se mantiene a plena marcha de manera constante, actualizado y sin márgenes de error.