Con la revolución tecnológica, el mundo de los negocios está en constante actualización y reformulación en cuanto a sus modelos de trabajo, que exigen rapidez y adaptación permanente. De esta manera, ante mercados cambiantes, las organizaciones deben desarrollar modalidades de servicio que las mantengan altamente competitivas.

Para esto, se han creado diversas metodologías que van más allá de lo digital, y se enfocan en las personas para generar procesos altamente eficientes. Destacan las Agile, que nacen desde el desarrollo de software, que tienen como una de sus principales características el promover la conformación de grupos multidisciplinarios para trabajar proyectos en un corto plazo. Su objetivo es maximizar el rendimiento de los procesos, a través de entregas y mejoras continuas, en busca de los resultados esperados.

Todas ellas significan diversos aportes a la productividad de los equipos, sin embargo, estas nuevas formas de trabajo deben ser adaptadas y optimizadas a la realidad de cada empresa; creando así modelos híbridos, elegidos de acuerdo a la cultura organizacional de cada industria, negocio y proyecto.

Gestión ágil de proyectos

Las metodologías Agile trabajan a través de diversos frameworks, como Scrum, Lean Agile y Kanban, entre otros. Estas impulsan una gestión de proyectos disciplinada, utilizando un sistema organizado, donde la clave está en el equipo, que se caracteriza por ser:

• Multidisciplinario: cuentan con todas las competencias necesarias para realizar sus tareas.
• Auto organizado: toman sus propias decisiones sobre cómo repartirse el trabajo.

Otro pilar de estos modelos es la iteración, el acto de repetir un proceso para alcanzar una meta específica. En este caso, a partir de lo aprendido, por el feedback de los clientes y/o altos ejecutivos y la competencia, entre otros factores.

Si bien, todas las herramientas tienen características en común, cada una funciona de forma específica, por ejemplo:

1. Scrum: es utilizada en proyectos complejos, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos, y donde la innovación, competitividad, flexibilidad y productividad son fundamentales. Tiene como finalidad la entrega de valor en períodos cortos de tiempo, con la transparencia, inspección y adaptación como pilares.
2. Lean Agile: se basa en una serie de principios enfocados en eliminar aquellas tareas que no aporten valor al producto o servicio final, con la idea de mejorar la calidad y reducir el tiempo de producción y costo.
3. Kanban: es una técnica visual de gestión de tareas, que permite ver el estado de los proyectos, así como también pautar el desarrollo del trabajo de manera efectiva. Esta herramienta no impone fases rígidas dentro del ciclo de producción, sino que se definen caso a caso.

Beneficios del método Agile

En general, lo que buscan estos modelos de trabajo es alcanzar:

• Mejoras en la calidad: fomentan el enfoque proactivo de los trabajadores que son parte del proyecto, en la búsqueda de la excelencia del producto.
• Satisfacción del cliente: éste se ve involucrado dentro del proceso, a través de demostraciones y entregas, viendo las mejoras en tiempo real.
• Motivación de los trabajadores: al auto-gestionarse, los equipos de trabajo aumentan el desarrollo de su capacidad creativa y de innovación.
• Trabajo colaborativo: las conversaciones entre los distintos roles del equipo, a través de reuniones frecuentes, permite una mejor organización de los procesos.
• Métricas relevantes: el equipo es más consciente del proceso, por lo que estimar y evaluar parámetros como tiempos, costos y rendimiento es un ejercicio más objetivo.
• Reducción de costos: estos modelos de trabajo prácticamente descartan la posibilidad de fracaso del proyecto, ya que se identifican los errores durante el desarrollo, para corregirlos y mejorar el producto.

Inspiración en casos internacionales

Estos métodos son utilizados en grandes empresas, que están constantemente marcando la pauta, como Apple, donde todos sus productos son creados bajo el lema de la colaboración. Por ejemplo, el iPhone fue desarrollado gracias al trabajo de distintas personas: una a cargo del sistema operativo, otra en el hardware, otra en marketing mundial, etc. Y a través de una reunión semanal de 3 horas, cada responsable debía hacer un traspaso de sus ideas y avances, con énfasis en la comunicación.

Por otro lado, Facebook también implementa un método ágil en todo lo que hace, con tiempos dedicados específicamente a la creación de servicios. Cuando se establece un nuevo proyecto, eligen un determinado grupo, de acuerdo a sus puntos fuertes y habilidades. Todo el equipo se reúne al menos un día a la semana, con el objetivo de trabajar juntos en una sala, ir probando y ajustando los problemas en tiempo real, hasta tener la solución.

Otro caso de éxito es Zara, con la producción de sus nuevas colecciones, donde el Grupo Inditex se consolida como unos de los modelos de negocios más innovadores en España. Con un foco a partir de las necesidades del cliente y la oferta, se han posicionado como la industria más veloz en captar tendencias, elevarlas al producto y distribuir moda, con más de dos mil tiendas en 88 países e ingresos que superan los 13 mil millones de euros.

Estas metodologías no pueden ser identificadas, por sí solas, como una fórmula ideal para transformar las organizaciones y llevarlas hacia la eficacia total, pero todas ellas tienen la capacidad de aportar valor a la empresa. Especialmente, si se adaptan y combinan de acuerdo a las necesidades de la compañía.

La mentalidad Agile y sus modelos de gestión son un complemento de trabajo eficiente, para la nueva era digital que exige agilidad y flexibilidad en sus procesos. Así, el desafío de las empresas es explorar sus beneficios, adecuarlas y alcanzar su máximo potencial.