Realizar una buena gestión de proveedores es sin duda una de las tareas más importantes de una empresa. De esta depende en gran parte el correcto funcionamiento de la actividad del negocio, pues un desajuste en el stock o materias primas necesarias pone en riesgo la continuidad de la organización. Para que esto no suceda, es imprescindible tener bajo control todos los procesos relacionados con el aprovisionamiento.

Si quieres saber más sobre gestión de proveedores y cómo esto puede afectar al funcionamiento de una empresa, continúa leyendo este artículo.

¿Qué es la gestión de proveedores?

El objetivo de la gestión de proveedores es asegurarse de que se establezcan y mantengan relaciones eficientes y rentables con los proveedores, de modo que se puedan obtener los mejores productos o servicios al mejor precio. Para ello, es necesario disponer de un buen sistema de gestión que permita tener un control exhaustivo de todos los proveedores con los que se tiene un contrato.

En la gestión de proveedores es muy importante llevar a cabo acciones preventivas y correctivas, es decir, identificar problemas antes de que se produzcan y actuar en consecuencia para evitar que se vuelvan a producir o, si ya se han producido, minimizar sus efectos. Es decir, se trata de una tarea en la que se debe predecir lo más exactamente posible las necesidades de aprovisionamiento, pues de lo contrario, pueden aparecer problemas de continuidad.

Para alcanzar una gestión eficiente y rentable de proveedores, es necesario establecer buenas relaciones con ellos, de modo que se pueda establecer un diálogo abierto y transparente en el que cualquier problema se pueda solucionar de la manera más eficiente posible. Por otro lado, disponer de un software de gestión de proveedores permite automatizar ciertas tareas, tener un mayor control total sobre las necesidades y realizar el seguimiento de los pedidos, entre muchas otras opciones.

¿Cuáles son las fases de la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores y el flujo de procesos que lo acompaña suele dividirse en diferentes etapas, que van desde la elección de proveedores hasta el establecimiento de las relaciones contractuales. A continuación, vamos a ver en qué consisten cada una de estas fases:

Fase 1: Evaluación

En la primera etapa de la gestión de proveedores se lleva a cabo un análisis de las características que tiene cada uno, con el objetivo de evaluar si reúnen las condiciones para abastecer las necesidades de la empresa de forma recurrente. Es importante evaluar varios candidatos para tratar de elegir la opción que mayores beneficios puede aportarnos.

En este punto deberemos evaluar algunas características de forma imparcial, pues el único objetivo es conseguir la máxima eficiencia y rentabilidad posible. Aquí es importante valorar no solo el costo sino que también la disponibilidad, rapidez del suministro, localización, catálogo, condiciones de pago, descuentos por volumen, reputación, servicio posventa, etc.

Fase 2: Selección

Una vez realizada la evaluación, se procederá a la selección de los candidatos que mejor se adapten a las necesidades del negocio. En esta etapa es importante analizar cuáles son nuestros objetivos reales y cuál es el proveedor que más se ajusta a estos

Para ello, podemos solicitar información adicional, comparar ofertas o visitar las instalaciones de los candidatos. También deberemos decidir si trabajamos exclusivamente con un proveedor o si contamos con varios, algo que puede resultar interesante. Lo importante en esta segunda etapa es no precipitarse y tomar la decisión que mejor se ajuste a las necesidades del negocio.

Fase 3: Contratación

Una vez seleccionado el proveedor, deberemos establecer un contrato que tenga en cuenta todos los aspectos relevantes de la relación comercial. En esta etapa deberemos ser muy cuidadosos y establecer un contrato claro que deje poco margen a interpretaciones.

En el documento se especificarán las obligaciones de cada parte, los precios, la forma y plazos de entrega, el lugar de entrega, el modo de pago, las condiciones de cancelación o modificación del contrato, la responsabilidad en caso de incumplimiento, etc. Establecer un contrato claro y completo es fundamental para evitar problemas en un futuro.

Fase 4: Colaboración

En esta fase es hora de empezar a trabajar con los proveedores seleccionados de forma habitual. Establecer una relación de confianza mutua es tan importante como cumplir con lo acordado. Si ambas partes colaboran activamente, podremos alcanzar la eficiencia deseada.

Para ello deberemos establecer un buen canal de comunicación y coordinación con los proveedores. También será importante supervisar el correcto cumplimiento del contrato y, en caso de detectar algún problema, actuar de forma inmediata para solventarlo.

Fase 5: Seguimiento

Una vez establecido lo anterior, deberemos evaluar el resultado de nuestra colaboración de forma regular. Así podremos detectar puntos débiles y buscar soluciones para mejorar la relación a futuro. Además, si todo ha ido bien, esta evaluación nos permitirá confirmar que hemos tomado la decisión correcta y reforzar nuestra relación de confianza.

Ventajas de una correcta gestión de proveedores

• Ahorro en costos
• Aumento de la calidad
• Reducción de riesgos
• Optimización de los recursos
• Flexibilidad y adaptabilidad
• Mejora en la reputación
• Anticipación a la demanda
• Satisfacción del cliente

Desventajas de una mala gestión de proveedores

• Riesgo de quiebra del suministro
• Interrupción del servicio al cliente
• Elección de proveedores incorrecta
• Problemas de calidad
• Pérdidas económicas
• Falta de coordinación
• Imagen de la empresa dañada

Como puedes comprobar, realizar una correcta gestión de proveedores ofrece un gran número de ventajas y nos evita caer en una serie de errores que podrían afectar severamente a nuestro negocio. Asimismo, se trata de una tarea de suma importancia para las empresas, pues es algo con lo que se debe lidiar constantemente. Por lo tanto, disponer de un buen método de gestión es sumamente necesario.