El intercambio de archivos mejora la colaboración, aumenta la eficiencia y permite una mayor productividad.

La colaboración es clave para mejorar el flujo de trabajo, ya que hará que cada área cumpla sus responsabilidades, sin necesidad de interrumpir el proceso de otros integrantes. Sin embargo, para lograr que esta metodología funcione, se necesita de herramientas digitales creadas para lograr un trabajo colaborativo en línea.

¿Qué es el trabajo colaborativo?

El objetivo principal del trabajo colaborativo es compartir conocimientos bajo una concepción altruista del saber. De hecho, en esta forma de trabajo no hay un autor exclusivo. En este sentido, algunos ejemplos lo suponen plataformas como Wikipedia o el Proyecto Gutenberg.

El trabajo colaborativo, inmerso en esta revolución tecnológica, ha transformado nuestra forma de trabajar reformulando el mercado de negocios en cuanto a sus modelos operativos, que exigen rapidez y adaptación permanente. De esta manera, ante mercados cambiantes, las organizaciones deben desarrollar modalidades de trabajo que las mantengan altamente competitivas.

En tal sentido, el mercado se encuentra en una dinámica muy diferente a la de hace algunos años, gracias a las infinitas posibilidades que brinda la tecnología, por lo que es fundamental mantenerse actualizado con las tendencias más recientes.

Según un informe realizado por la Facultad de Ingeniería y Ciencias de la Universidad de la Frontera, la web 2.0, aquella que permite al usuario una interacción y tener una actitud activa, es la representación de la evolución de las aplicaciones tradicionales hacia aplicaciones web enfocadas al usuario final.

Estas aplicaciones generan colaboración y tienden a reemplazar las aplicaciones de escritorio. Esta nueva tecnología ha puesto a disposición de miles de personas aplicaciones gratuitas, que van desde espacio virtual para publicar información, compartir motores de búsqueda, intercambiar archivos por medio de portales, entre otros.

Mejoras del flujo de trabajo

Forbes explica que tener y compartir datos actuales son la base para que las empresas puedan innovar, ofrecer más rápido sus servicios o productos y, de paso, llevarle ventaja a su competencia porque el intercambio de archivos mejora la colaboración, aumenta la eficiencia y permite una mayor productividad.

Estas soluciones transformaron igualmente el flujo de trabajo, lo que simplifica y acelera el intercambio de ideas e información. Los documentos, presentaciones, videos y otros archivos que pueden almacenarse en múltiples ubicaciones se pueden centralizar en una nube, desde donde se puede acceder, revisar, editar e imprimir desde casi cualquier dispositivo.

Por tanto, la evolución y desarrollo de modelos enfocados en los equipos de trabajo, como el acceso a la información cuándo y dónde sea, velocidad, ahorro de tiempo y recursos, resulta ser imprescindible en este modelo. 

Por ejemplo, Forbes explica que, con respecto al acceso de la información, resulta complicado y poco factible coordinar reuniones de trabajo con los miembros de un equipo de forma constante, por lo que cargar datos o documentos en la nube, así como en cualquier otra ubicación de almacenamiento central, facilita el acceso a materiales sin importar la ubicación. Herramientas como Google Workspace u Microsoft 365 son fáciles de usar y permiten esta utilización.

Además, este nivel de flexibilidad también reduce el tiempo de las reuniones al poder compartir documentos al momento. El intercambio de archivos permite obtener información y actualizaciones de forma rápida y sin complicaciones, incluso si se trata de grupos con varias personas.

Asimismo, es de suma importancia estar encima de la competencia, por eso las empresas deben esforzarse por ser más rápidas. Compartir información de forma digital es un componente clave para esto.

Un ingeniero se puede encontrar atendiendo a un cliente en su domicilio, pero puede acceder y revisar archivos en su celular con la misma facilidad que si estuviera en el escritorio de su oficina. Esto permite que las decisiones se tomen más rápido y reducen el tiempo de comercialización.

Y si este mismo profesional necesita revisar las copias impresas, la aplicación móvil correcta se conectará automáticamente con una LAN inalámbrica, lo que le permitirá imprimir desde su dispositivo móvil desde prácticamente cualquier lugar.

Para finalizar, compartir archivos digitales puede reducir significativamente ese tiempo de preparación. Cuando las empresas facilitan la colaboración del personal, también mejoran su capacidad para ser más ágiles, innovar y estar delante de la competencia.