Una buena organización puede aumentar un 20% la eficiencia del negocio. Eliminar cajones y digitalizar procesos, te pueden ayudar.

Aunque tu Pyme funcione en casa o en una oficina, mantener el orden y la organización en tu lugar de trabajo, son aspectos claves para alcanzar mayor eficiencia en la gestión, poder respaldar documentos importantes y ser más productivos durante la jornada.

Ordenar tu espacio hará que te sientas más cómodo con tu entorno, ayudando a reducir la sensación de estrés y maximizar el bienestar laboral. Además, está comprobado: si distribuyes de buena manera los objetos, la luz y la decoración, puedes aumentar un 20% tu productividad, según un estudio realizado por la empresa de diseño, Gensler.

Por eso, en Comunidad Empresas te entregamos cinco consejos para que ordenes tu lugar de trabajo y explotes al máximo tu eficiencia:

1. Limpia mesas o escritorios

Lo primero que debes hacer al comenzar su día, es dedicar 5 minutos a ordenar los papeles o carpetas que se encuentren sobre tu escritorio. Limpia los restos de comida o la basura que pudo haber quedado del día anterior.

Este proceso te ayudará a minimizar la sensación de caos o desorganización y te permitirá recibir a tus socios o clientes en un espacio apropiado para concretar negocios y plantear ideas.

2. Utiliza repisas y no cajoneras

Las repisas son útiles para organizar papeles, documentos u objetos ya que los mantiene visibles y facilita el acceso a ellos de manera rápida. También te ayudarán a determinar claramente qué función tendrá cada espacio.

No es recomendable usar cajoneras, ya que muchas veces para mantener el orden de las superficies visibles, se almacenan papeles y carpetas sin previa organización.

3. Digitaliza tus archivos

Cuando trabajas, parte importante del desorden se debe la cantidad de carpetas y papeles acumulados. Para evitarlo puedes crear archivos en planillas Excel con la contabilidad del negocio, registros de clientes en Word o gestionar tu Pyme desde una base de datos online a la que puedas acceder en todo momento y desde cualquier computador.

Con eso, eliminarás los datos que se encuentran obsoletos, ordenarás el historial de la empresa y aprovecharás mejor tu espacio físico.

4. Aprovecha la luz natural

La luz tiene efectos importantes en el cerebro, según un estudio realizado por la Universidad de Cornell la mala iluminación podría provocar fatiga visual y dolor de cabeza. Los expertos recomiendan trabajar aprovechando al máximo la luz natural del sol, por lo que puedes orientar tu escritorio hacia las ventanas para mejorar la eficiencia y creatividad en tu Pyme.

Si tu espacio de trabajo no tiene ventanas, una alternativa es utilizar ampolletas que emitan luz fría (blanca o azulada), ya que por el contrario la luz cálida (amarilla) se utiliza para lograr atmósferas relajantes, por lo que no es apta para aumentar la concentración.

5. Ordena la posición de los objetos

La distancia entre tu cuerpo y el teclado, o la manera en que apoyas la espalda en la silla, afectan directamente en tu productividad, ya que una mala postura puede causar dolor y enfermedades crónicas como la tendinitis. Para evitarlo, la Mutual de Seguridad recomienda verificar que:

• La profundidad del asiento permita apoyar la columna en el respaldo y que no se comprima la parte posterior de las rodillas mientras estás sentado.
• Tus antebrazos se apoyen sobre la superficie de trabajo, formando un ángulo cercano a los 90° entre el brazo y el antebrazo, sin apoyar la punta del codo en ningún momento.
• Los pies estén completamente apoyados en el piso y no acumular objetos, cajas y bultos en ese espacio, para mover las piernas libremente.

¿Conoces más técnicas para aumentar la eficiencia en tu espacio de trabajo? Compártelas en Comunidad Empresas con otros emprendedores como tú.