El paperless o “sin papel” es el presente y el futuro de los negocios, pues no solo reporta ahorro económico, sino un menor impacto medioambiental y una gestión más eficaz. ¿Sabes en qué consiste, cuáles son sus ventajas y cómo puedes aplicarlo? ¡En este artículo te contamos todos los detalles!

¿Qué es el paperless?

Montañas y montañas de papeles acumuladas, con más o menos orden, encima del escritorio de la oficina. ¿Te suena esta escena?  Por suerte, pronto pasará a formar parte del pasado.  Y que, cada vez son más las empresas que,  conscientes de los beneficios que obtienen, se adhieren a la cultura paperless, es decir, «sin papel».

Con el paperless las gestiones se agilizan y el trabajo se vuelve más eficiente. Además conlleva el ahorro en productos asociados al papel como impresoras, tóner, tinta, etc y es un paso para un modelo más sostenible de negocio. 

Las grandes ventajas de aplicar el paperless a tu negocio 

Si eres pyme o emprendedor, presta atención a las ventajas de tener un negocio paperless: 

• Se acabaron los documentos traspapelados: almacenar y acceder a tus archivos es rápido, sencillo y puedes hacerlo desde cualquier lugar. 
• El flujo de trabajo mejora, ya que todos los empleados de tu negocio pueden acceder a los documentos, identificando tareas inconclusas. 
• La productividad se incrementa como consecuencia de las dos ventajas anteriores, y la experiencia del cliente se optimiza. 
• Se reduce el presupuesto asociado a la compra de papel, impresoras, tinta y mantenimiento de equipos.
• La inversión realizada en la digitalización se recupera gracias  a la mejora de la eficiencia empresarial. 
• La necesidad de espacio se reduce, ya que no hace falta almacenar grandes volúmenes de archivos. Por eso es posible ahorrar en arriendo de espacios optando por una oficina más reducida. 
• Aumenta la seguridad, pues no hay riesgo de pérdida o deterioro de la documentación.
• Se refuerza la responsabilidad social corporativa apoyando la sostenibilidad ambiental mediante la reducción drástica del uso del papel 

Primeros pasos para implementar el paperless en tu negocio

¿Crees que restringir el uso del papel y convertir tu negocio en paperless es complicado? ¡Para nada! Estos son los primeros pasos a seguir:

1. Involucra a todos los empleados, pues su colaboración e implicación es fundamental durante el proceso de transición a paperless.

2. Identifica y organiza, en cada área del negocio, qué documentos y procesos se van a digitalizar. 

3. Elige las herramientas de software. Para ello es recomendable contar con asesoramiento profesional externo, ya que las necesidades particulares de cada negocio varían. Sin embargo, los tres soluciones digitales básicas para pasar al paperless en cualquier negocio son: 

• Software  de digitalización de documentos.
• Solución para certificado digital, para acreditar tus operaciones en la red.
• Firma electrónica, que te permite firmar documentos desde cualquier dispositivo móvil y almacenar en la nube de forma segura el documento. 
• Software de almacenamiento en la nube, para tener toda la información organizada y accesible para todas los empleados desde cualquier dispositivo móvil, permitiendo entre otras cosas el teletrabajo.
  Soluciones integrales como G Suite incorporan todas las herramientas en la nube necesarias para que tu empresa trabaje en línea de la forma más eficaz.

La digitalización de documentos y procesos es el camino natural de las empresas, tanto de las grandes, como de las mipymes. En un mundo cada vez más tecnológico, es imprescindible contar con las herramientas que nos permitan ser competitivos. El paperless, como hemos visto, es el primer paso para ello. 

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