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La digitalización de documentos es fundamental para tu Pyme
Julio 10, 2020

La digitalización de documentos es fundamental para tu Pyme

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Existen diferentes softwares que te permitirán contar con toda la información al alcance de tu mano.

Las empresas de todos los tamaños requieren almacenar grandes cantidades de documentos, pero muchas veces acceder a esta información resulta muy tedioso, ya que mientras más papeles acumulen, más difícil será encontrar uno en específico. Además, deben contar con el espacio para poder guardarlos y corren el riesgo de perderlos; por eso, la digitalización de documentos es clave.

Esta herramienta se ha transformado en fundamental para las pequeñas, medianas y grandes empresas, y básicamente implica pasar la documentación física a formato digital, generalmente almacenándolas en la nube a través de un software especializado.

Además, la digitalización de documentos hace posible la firma electrónica, elaboración de contratos y certificación de la información física con la digital.

Estos avances en la digitalización de documentos es una realidad que crece, por ejemplo, según cifras de junio de 2020 del medio español confilegal.com, más del 60% de los países del mundo utilizan la firma electrónica y se espera que siga en aumento por la pandemia.

Sin duda hacer uso de esta tecnología mejora la productividad de tu empresa, además de un sinfín de beneficios. Conoce algunos a continuación.

¿Por qué digitalizar tus documentos?

  1. Ahorras tiempo: se reduce el tiempo que debes dedicar para encontrar un archivo. Con simplemente escribir el nombre en el buscador, podrás acceder a contenido de forma rápida y efectiva.
  2. Reduces costos: los costos de gestión disminuyen, ya que al estar los documentos digitalizados puedes ahorrar pasar por intermediarios y colaborar directamente con las otras partes involucradas tanto en gestiones legales como operacionales. Por otro lado, los costos de almacenamiento se reducen, ya que no deberás arrendar bodegas, muebles u otros espacios, al igual que los costos de traslado de documentos.
  3. Facilitar la gestión: te permite compartir información interna y externa de forma más rápida y fácil, puedes adjuntar tus documentos en un correo, por One Drive, Google drive u otra plataforma para compartir archivos.
  4. Mayor seguridad: lo que antes se guardaba en cajones bajo llave, ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones que puedes personalizar. Esto reduce el riesgo de la pérdida de documentos y de que alguien sustraiga tu información.
  5. Información al alcance: muchas veces debes acceder a documentos desde dispositivos móviles, porque no estás presente en tu oficina o lugar de trabajo, y tener la información archivada limita el acceso a ella. Por lo que, al digitalizar tus documentos podrás acceder a ellos donde quiera que estés.
  6. Ayudas al medio ambiente: cada vez existe más conciencia sobre el daño que causamos a la Tierra, por esto, una buena forma de hacerlo es dejando de imprimir papeles innecesarios, además del ahorro de energía y recursos en todo el proceso de la impresión.
  7. Evitar el deterioro de documentos: los papeles y la tinta se va perdiendo con el tiempo, por lo que, mantener estos documentos físicos, podría significar un riesgo y un mal rato al darte cuenta de que estos se borraron o rompieron, por lo que, al digitalizarlos te olvidarás de este inconveniente.
  8. Acceso a los documentos: todos los documentos generados quedan guardados en un espacio único y centralizado, por lo que, visibilizarlos será mucho más fácil.

Seguramente te preguntarás qué tipo de documentos se pueden digitalizar con un software, la respuesta son todos, en tu empresa puedes digitalizar: contratos, boletas, facturas, notas de créditos, notas de débito, guías, y muchos otros.

Existen softwares de digitalización de documentos muy económicos, pero lo que debes considerar para conseguir un producto de calidad y que aporte a tu empresa es:

  • Que se integre con otros sistemas empresariales que podrían aportar a tu negocio.
  • Que tenga trazabilidad documental lo que te permita conocer las ediciones en el tiempo en que se hicieron.
  • Que permita la colaboración entre usuarios, de manera que tú y tus socios o personas de confianza puedan acceder a estos documentos.
  • Que permita flujos de trabajo documental y archivo de documentación, para poder editar y guardar versiones anteriores las veces que quieras y buscar por tiempo y fecha tus documentos.

Si considerarás esta alternativa de la transformación digital, te recordamos que con la digitalización de documentos podrás agilizar tus contratos y otros documentos legales, simultáneamente solucionando problemas de redacción y mejorando los resultados de tus negociaciones.

Conoce los beneficios de digitalizar los contratos

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