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¿Qué es y cómo crear una matriz RACI?

¿Qué es y cómo crear una matriz RACI?

Enfocado en grandes proyectos, te ayudará a definir responsabilidades, funciones y roles. Conoce más detalles en este artículo.

 

Cuando hablamos de matriz RACI ejemplos, estamos haciendo referencia a un acrónimo que sirve para definir los roles más importantes que reflejan las responsabilidades de un equipo de trabajo dentro de una compañía. 

 

¿Cómo hacer un organigrama ayuda al orden de tu negocio?
 

RACI hace referencia a las palabras en inglés: Responsible, Accountable, Consulted e Informed; pero también podemos acomodarlo al español en Responsable, Aprobador, Consultado e Informado. Entonces, nos quedaremos con nuestro idioma y lo revisaremos.

 

 

¿Qué hace RACI?

 

 

RACI busca que los equipos puedan definir funciones, obligaciones y responsabilidades, manteniéndose siempre en el camino correcto, de forma responsable. Además, le entrega las opciones de poder identificar o prevenir los posibles problemas que se presenten, mejorando así el rendimiento de todos y asegurando el éxito que toda compañía busca.

 

Para esto, RACI logra mapear tareas o entregas, relacionándolas con quién tiene el rol en cada proyecto, permitiendo así la opción de la toma de decisiones y asignando a los responsables de cada uno. 

 

Revisemos qué hace y qué significa cada uno de los términos que conforman la palabra RACI, en base a las propuestas en español.

 

  • Responsable: hace referencia a quién hace la tarea o entrega, es decir, todos los que participan del trabajo o pueden complementarlo. En este caso puede ser uno o varios colaboradores.
  • Aprobador: es el propietario de la tarea o proyecto. En su caso no hará el trabajo tal, pero debe preocuparse de que esté bien hecho y finalizado. En general es una sola persona, evitando así confusiones o cruces de ideas.
  • Consultado: en este caso son aquellos que pueden hacer comentarios. Puede ser un grupo de personas encargadas de estar al tanto del proyecto, pero entregar a su vez sugerencias durante su desarrollo, sin tener que trabajar directamente en el mismo ni tomando decisiones. Se espera que sean expertos en la temática.
  • Informado: deben estar al tanto de toda la tarea y su entrega, y deben saber cuando el proyecto está finalizado. 

 

Es importante que entre estos cuatro roles, o grupos de personas, exista comunicación unidireccional.

 

 

Matriz RACI: ¿Cómo crearla?

 

 

Ahora bien, cuando hablamos de una matriz RACI ejemplos son sólo cuatro pasos que te permitirán crearla. Estos son:

 

  1. Identificar las partes que están interesadas: en la parte alta de la matriz, debes enumerar uno por uno a quienes están interesados en el proyecto; como pueden ser el patrocinador, el jefe del equipo, miembros del mismo, entre otros.
  2. Identificar las tareas: en el lado izquierdo de la matriz, debes enumerar cada una de las tareas del proyecto.
  3. Asignar: agrega a cada celda a quién corresponde; si es Responsable, Aprobador, Consultado o Informado.
  4. Aprobar: es importante que todos los participantes del proyecto aprueben esta matriz, analizando y discutiendo cada uno de los roles. Su flexibilidad es clave.

 

 

Cuándo es recomendable utilizarlo y cuándo no

 

 

La matriz RACI está pensada principalmente para proyectos grandes, o quizás más complejos, buscando organizar las funciones y responsabilidades. Por esto, entregar mucha complejidad o estructuras extensas a un asunto más pequeño sólo puede llevar a hacer más lentos los procesos, incluso bloquear avances.

 

Por esto, es recomendable que si tu caso es un proyecto de tamaño pequeño, los roles están definidos y asignar tareas es un proceso sencillo, mejor dejar de lado la matriz RACI.

 

Ahora bien, en el caso de proyectos grandes suele haber confusión respecto a funciones o responsabilidades, por lo que gracias a matriz RACI puedes establecer una estructura, incluso para nuevos miembros de la compañía que puedan asumir su rol rápidamente.

 

Junto con eso, la matriz RACI es recomendable si lo que necesita la compañía es visualizar la carga de trabajo de sus colaboradores, además de la toma de decisiones, responsabilidades, entre otras cosas. Así, todos quienes forman parte del proyecto pueden ver sus roles y los de otros que están en el equipo.

 

Finalmente, si necesitas un apoyo para poder encontrar lagunas en el proceso del proyecto, o en la misma rendición de cuentas, incluso identificar quienes pueden estar haciendo su trabajo de manera poco eficiente. Los vacíos son totalmente evidentes.

 

 

Ventajas y desventajas de su uso

 

 

Junto con apoyarte en la asignación de roles, visibilidad de responsabilidades y apoyo ante lagunas, la matriz RACI tiene otras claras ventajas por su uso. Estas son:

 

Comunicación: gracias a la matriz RACI puedes simplificar la comunicación. Gracias a su estructura, no tendrás que involucrar a cada uno de los miembros del proyecto para tomar decisiones, ya que puedes asignar a las personas correctas y necesarias, en el momento justo; así, acelerando tiempos, aprobaciones y toma de decisiones.

 

Evita sobrecarga: normalmente en proyectos grandes algunas personas se llevan la mayor parte del trabajo, con una sobrecarga que no es positiva. La matriz aquí es muy útil, haciendo distinciones, separando involucrados, aclarando roles, pudiendo delegar y evitar un agotamiento. Por consecuencia, evitas también que las decisiones estén bajo el conocimiento y responsabilidad de una sola persona, algo que suele pasar sin la matriz RACI.

 

Expectativas claras: el hecho de tener una estructura definida hará de tu proyecto más eficiente, pudiendo así establecer expectativas desde un comienzo, desde todas las áreas de la compañía. Las personas involucradas en el proceso podrán ver claramente dónde podrán llegar, eliminar cualquier confusión de responsabilidades y entregar la información necesaria para llegar al éxito.

 

Ahora bien, no todo son ventajas, especialmente si el uso de la matriz RACI no se hace de la manera correcta. Existen fallas comunes que se transforman en desventajas de la herramienta, como pueden ser:

 

  • Confusión por desconocimiento.
  • Complejidad de creación de la matriz.
  • Poco compromiso de los participantes, como por ejemplo, ignorar la matriz una vez aprobada.
  • Entregar mayor complejidad a un proyecto.

 

Con estas fallas comunes, se presentan problemas comunes, que se deben considerar y evitar:

 

Transformar al gestor de proyectos como responsable de todas las tareas, un rol que no debe ser así, ya que otros productores de trabajo también tienen responsabilidades y el trabajo en equipo es clave. 

 

Confundir al responsable con el aprobador, ya que son conceptos que se parecen, pero sus roles son distintos. Las definiciones explicadas más arriba son clave para entenderlo, y evitarlo.

 

 

Consejos para el éxito de tu matriz RACI

 

 

Si bien hablamos anteriormente de cuándo es efectivo utilizar una matriz RACI, junto con sus ventajas al momento de aplicarla, también existen algunos consejos que pueden ser muy útiles para que su desempeño sea exitoso.

 

Acá te entregamos los principales consejos, que serán muy útiles para cuando desarrolles una matriz RACI a tus proyectos.

 

  • Planifica tu matriz RACI, que sea beneficiosa para tu proyecto, pensando cómo se utilizará y las razones.
  • ¿Tú y tu equipo entienden la matriz RACI? Debes elegir el modelo correcto, y estar seguro que tienes claro cómo la vas a emplear.
  • Sólo un rol como Aprobador y no un grupo. Así, esta persona será la encargada y no habrá confusiones o toma de decisiones lenta.
  • Considerar que el Informador debe ser alguien en que habrá un impacto con el proyecto, o una tarea en específica; que tenga un interés creado.

 

La matriz RACI será muy útil, pero es necesario que todo el equipo esté comprometido. Finalmente, esto no es un plan de proyecto, si no una estructura para organizarlo, pero se adapta y es flexible. 

 

¿En tu empresa usan la matriz RACI en sus proyectos? Cuéntanos qué te parece esta herramienta.

 

 

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