En medio de la contingencia es importante no sólo buscar la rapidez, sino, además, legalidad y protección a la hora de firmar documentos. 

En medio de este aluvión tecnológico que viven las empresas para poder enfrentar la contingencia de la pandemia, se vuelve cada día más necesario poder contar con una firma digital que te brinde seguridad y continuidad operacional. Incluso, se espera que esta tendencia se mantenga después de la contingencia.

Vivimos tiempos complejos, lamentablemente es una realidad para muchas Pymes, pero gracias a las infinitas posibilidades que brinda la tecnología surgen alternativas.

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es un esquema matemático que sirve para demostrar la autenticidad de un documento firmado digitalmente e identificar a la entidad originadora de dicho mensaje. Entrega al destinatario seguridad en que el mensaje fue creado por el remitente, y que no fue alterado durante la transmisión.

El software de firma digital desarrolla varias validaciones durante su proceso, entre las cuales podemos mencionar y destacar:

• Vigencia del certificado digital del firmante.
• Revocación del certificado digital del firmante.
• Inclusión de sello de tiempo.

Es así como la firma digital se transforma en una gran herramienta para expresar nuestra voluntad a distancia, más en los tiempos que estamos viviendo, a través de la cual podemos contratar y satisfacer necesidades personales, familiares o empresariales.

En el caso de los negocios, sobre todo para los departamentos de recursos humanos, la firma digital supone un gran avance, puesto que agilizan exponencialmente procedimientos que pueden ser tediosos, repetitivos y prolongados en el tiempo.

El proceso de documentos

Otra de las grandes ventajas que entrega la firma digital tiene relación con la factibilidad de procesar con mayor rapidez documentos como nóminas, contratos, gestión de altas y bajas, entre otros.

Las limitaciones de movilidad que ha traído esta pandemia del covid-19 también se han transformado en un desafío, pero gracias a soluciones como HR manager de Entel Empresas, estos documentos se pueden firmar con independencia de la ubicación de la persona responsable de hacerlo.

Finalmente, logramos transformar un proceso que era analógico, incluso para muchos un poco rudimentario, en 100% digital. Ya no es necesario tener que recibir un documento, imprimirlo, firmarlo, escanearlo, volverlo a enviar, o incluso en muchas ocasiones tener que ir a una oficina de forma presencial sólo para firmarlo.

Firma digital, electrónica y digitalizada

Como en Comunidad Empresas de Entel, queremos acompañarte, inspirarte y movilizarte, te mostramos tres términos que solemos utilizar indistintamente, pero que finalmente no son lo mismo: firma digital, firma electrónica y firma digitalizada.

Según explican en un artículo de Kyocera, las diferencias terminológicas que existen entre firma digital, firma electrónica y firma digitalizada. Conócelas:

• Firma digital: cómo podrás estar pensando, está englobada dentro de los tipos de firma electrónica que existen. En este caso, se emplea un ID digital con certificado de autenticidad de identidad del firmante otorgando, así, validez y legalidad a la firma. Esta validación la llevan a cabo las autoridades de certificación.
• Firma electrónica: conjunto de datos en formato electrónico utilizados para identificar, de manera formal, los autores del documento que recoge. Es, en definitiva, cualquier tipo de proceso electrónico que precise de la aceptación por ambas partes quedando constancia de ello.  Como ves, la firma electrónica es un término mucho más amplio que la firma digital.
• Firma digitalizada: este término hace referencia a cuando se tiene la firma en papel de una persona y se escanea para ser utilizada de una manera más rápida o se recoge la firma en un dispositivo electrónico para su uso. Sin lugar a duda, es una solución rápida pero no muy segura, ya que este tipo de firma se puede copiar y pegar como si se tratara de una imagen.

Por último, es importante que la firma digital pueda ser verificable por terceros en cualquier momento, pudiendo identificar fácilmente al responsable de la firma y posibles anomalías. Además, aporta mayor seguridad si es validada y regulada por una autoridad certificadora.

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