Ordenar finanzas en nuestra empresa es una de las tareas que no debemos descuidar en un negocio. No sólo nos sirve para revisar su actividad o ver si hemos cumplido con los objetivos propuestos, sino que también nos permite tener una visión más actualizada y realista a la hora de proponer las metas y construir estrategias.

En este artículo te ofrecemos algunos consejos para evaluar y ordenar las finanzas de tu negocio, con el objetivo de que puedas mejorar, identificar si hay problemas, resolverlos y crecer a corto y largo plazo.

Conceptos básicos de finanzas

Antes de entrar a los consejos para poder ordenar finanzas, es importante tener claros algunos conceptos que vamos a desarrollar:

• Activos: Son elementos o recursos que posee la empresa y se utilizan para generar ingresos presentes o futuros. 
• Análisis financiero: Proceso que implica examinar y evaluar la información financiera de tu empresa con el fin de comprender su salud financiera, su desempeño pasado y futuro, y su capacidad para cumplir con sus obligaciones financieras y metas empresariales.
• Estado financiero: Informes contable que proporciona un resumen de la situación financiera y el desempeño económico de la empresa en un período específico.
• Flujo de caja: Concepto fundamental en la gestión financiera de la empresa. Se refiere al movimiento de efectivo que entra y sale de la entidad durante un período de tiempo específico.
• Pasivos: Obligaciones financieras o deudas de tu empresa, que debe cumplir en algún momento futuro. Los pasivos representan las fuentes de financiamiento que se han utilizado para adquirir activos o financiar operaciones
• Patrimonio: Contexto financiero y contable, se refiere a la diferencia entre los activos y los pasivos de la empresa en un momento específico. Es una de las tres secciones principales del balance general (junto con los activos y los pasivos) y representa la inversión neta.

Ahora, con los conceptos claros es momento de poder desarrollar los principales consejos para ordenar las finanzas de tu Pyme.

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1. Haz un balance general

El primer paso para ordenar finanzas es realizar un balance general de los recursos y bienes de tu negocio. La idea es que puedas visualizar todos los activos, la inversión de tu empresa, y también los pasivos, donde encontramos las deudas a largo o corto plazo, y cómo se ha financiado esta inversión. 

2. Proyecta ventas y gastos operativos

Un gran ejercicio para ordenar finanzas es siempre tener clara una proyección de ventas y gastos operativos. Esto te permitirá tener una visión realista sobre los ingresos que esperas a futuro y adecuar tus gastos de acuerdo con este presupuesto, además de ponerse metas para seguir creciendo.

Es importante recordar que esta proyección no se puede hacer a partir de datos subjetivos o basados en opiniones. Debemos recopilar datos históricos del negocio, como ventas y gastos, y así poder proyectar resultados a futuro.

Existen recursos para obtener una visión más completa y rigurosa. Te aconsejamos utilizar los objetivos SMART o inteligentes.

3. Flujo de caja

Una vez realizado todo el trabajo anterior te resultará más fácil realizar una previsión de flujo de caja. Aunque esto pueda resultar obvio, son muchas las empresas que no destinan un momento a revisar cómo son los ingresos y gastos de su empresa. Esto conlleva a estar siempre faltos de liquidez e impide ejecutar la estrategia del negocio.

Para poder realizar tu flujo de caja debes: seleccionar el período de tiempo; identificar las fuentes de efectivo como ventas, préstamos o inversiones; registrar los ingresos; registra los flujos de efectivo por operaciones comerciales; registra los flujos de efectivo de inversión; registra los flujos de efectivo de financiamiento; calcula el flujo de efectivo neto, considerando flujos de entrada y flujos de salida. Ya con esto debes realizar un análisis y si es necesario agrega una proyección del flujo de caja.

Como puedes ver, es una herramienta de vital importancia para ordenar las finanzas, aumentar tu tranquilidad del día a día e impulsar tu crecimiento de forma sostenida.

4. Cumple con las obligaciones de pago pendientes

Otro punto que no podemos perder de vista al ordenar finanzas son las obligaciones de pago pendientes, esto es, impuestos, boletas de proveedores, remuneraciones, etc. Todos aquellos pagos que deberían haberse realizado de forma periódica y que por algún motivo no se han liquidado. Si hay algunos que no puedes afrontar, lo mejor será hablar con la contraparte y alcanzar un acuerdo de pago.

5. Crea un fondo de reservas

Como ya te habrás dado cuenta, tener un negocio implica un sinfín de imprevistos, y ni siquiera realizando una previsión detallada podemos estar del todo tranquilos. Por este motivo, crear un fondo de reserva es sin duda una excelente idea.

Para esto, es clave: definir el objetivo y propósito de este fondo de reserva, decidir cuánto dinero quieres tener en el fondo, incluir una asignación mensual para esto, mantener este dinero separado del resto y nunca toques esta plata para cumplir con tu objetivo.

De esta forma, podremos afrontar cualquier imprevisto sin tener que recurrir a préstamos bancarios o perder nuestro equilibrio de flujo de caja, manteniendo así el orden en nuestras finanzas. El fondo de reserva puede ir aumentando poco a poco hasta alcanzar una cifra que te permita cubrir cualquier imprevisto. 

6. Fija objetivos de ahorro

Otro consejo para ordenar finanzas es la creación de una estrategia en torno al ahorro. Muchas veces tan solo nos fijamos en incrementar los ingresos para aumentar la rentabilidad, pero reducir los gastos es también una buena forma de mejorar los beneficios.

Un buen punto de partida sería revisar los últimos gastos realizados para ver si hay alguno que podamos reducir. Por ejemplo, los gastos en servicios, subcontrataciones, publicidad, etc. Esta labor nos ayudará a ahorrar una buena cantidad de dinero y además ser conscientes de los recursos que gastamos.

También podemos fijar objetivos de ahorro mensuales y anuales en forma de porcentaje. Asimismo, la digitalización y automatización de tus procesos es una buena forma de reducir los costos operativos. La clave está en utilizar KPIs que nos permitan ver dónde están siendo más o menos rentables nuestras inversiones.

¿Cómo está la salud financiera de tu negocio?

Existen indicadores claves para las finanzas para Pymes y que te permiten saber cómo está la salud financiera de tu negocio, como por ejemplo:  

• Liquidez

Es un indicador que mide la capacidad de un negocio para hacer frente a sus obligaciones a corto plazo (1 año). Esta razón nos indica que la proporción de deudas de corto plazo son cubiertas por el activo corriente de la empresa. Los activos circulantes en general incluyen el efectivo, valores negociables, cuentas por cobrar, gastos prepagados e inventarios. A su vez, los pasivos circulantes son aquellas obligaciones financieras en el pasivo con vencimientos de un año.

Un ejemplo para entender mejor: Una empresa tiene un total de $2.200.000 en activos líquidos, que incluyen efectivo, valores negociables y cuentas por cobrar. Mientras tanto, sus pasivos a corto plazo son de $500.000, al igual que sus pasivos a largo plazo.

En ese sentido,  la empresa tiene una liquidez saludable, ya que sus activos líquidos superan ampliamente a sus pasivos tanto a corto como a largo plazo. Es decir, tiene la capacidad de pagar sus obligaciones financieras a corto plazo sin problemas y aún dispone de recursos líquidos para cubrir otros gastos operativos o aprovechar oportunidades comerciales.

• Punto de equilibrio

Es muy importante, ya que ayuda a saber cuánto necesitas vender para poder pagar costos fijos y gastos variables. Si no logras alcanzar las ventas que indica el punto de equilibrio tendrás que tomar decisiones importantes que permitan aumentar los ingresos.

En otras palabras, es el nivel de ventas en el que una empresa no obtiene ganancias ni sufre pérdidas. Es el punto a partir del cual cualquier venta adicional genera utilidades.

¿Cómo calculo un correcto punto de equilibrio? Tus costos totales tienen que ser al menos iguales a los ingresos totales. 

• Nivel de endeudamiento

Este índice es el que nos muestra la proporción de activos que están financiados con deudas. De esta forma, sabemos cuánto es lo que yo debo según lo que han puesto los inversionistas y ha rentado la empresa.

Es importante destacar que los bancos analizan este dato para poder conocer la capacidad de pago de una compañía, y una deuda elevada podría poner en riesgo la continuidad de la misma, pero que una deuda baja puede frenar su crecimiento.

Recuerda que mantener las finanzas de tu negocio organizadas es un proceso continuo. Debes revisar y actualizar regularmente tu situación financiera y ajustar tu estrategia según sea necesario. Esto te ayudará a tomar decisiones informadas y a asegurar la salud financiera a largo plazo de tu negocio.