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Proceso de negociación: etapas, habilidades y cómo cerrar más tratos

Proceso de negociación: etapas, habilidades y cómo cerrar más tratos

Un proceso de negociación permite alcanzar acuerdos entre partes interesadas, algo que sucede constantemente en cualquier entorno empresarial o de negocios. Del buen entendimiento, así como su predisposición a negociar y ceder en ciertos puntos, dependerá el llegar o no a un acuerdo beneficioso para todas las partes.

Crear relaciones armoniosas y cerrar tratos es a veces muy complicado, por lo que comprender cómo se desarrolla un proceso de negociación y disponer de técnicas y habilidades específicas para este menester es realmente valioso. En este artículo podrás aprender más sobre negociaciones para aumentar tu tasa de conversión, conseguir más ventas y mejorar la gestión con los proveedores. 

Las 5 etapas del proceso de negociación

Aunque cada proceso de negociación es único y puede variar en función de la situación o el sector, por lo general todos ellos pasan por las mismas etapas. Saber identificarlas nos va a dar una gran ventaja frente a nuestro cliente o socio, puesto que podemos preparar nuestra estrategia en cada una de las fases, obteniendo así mejores condiciones y creando relaciones duraderas. Las 5 etapas del proceso de negociación son:

    1. Preparación: es la fase previa a la negociación propiamente dicha. Durante esta etapa, es fundamental hacer un análisis de cada uno de los intereses y objetivos de la negociación. Debemos plantearnos qué es lo que necesitamos y cuáles serían las consecuencias si no llegáramos a un acuerdo. También debemos analizar la otra parte y saber cuáles son sus objetivos.
    2. Comunicación: antes de iniciar la negociación es aconsejable plasmar en papel o en un documento digital todos nuestros objetivos y condiciones, con el objetivo de no perderlos de vista. A continuación, iniciamos los contactos y establecemos un buen clima de diálogo, ya que una mala comunicación puede llevar a fracasar la negociación incluso antes de empezar.
    3. Diálogo: al igual que nosotros presentamos nuestros deseos y objetivos, la otra parte también debe hacerlo. Una vez que cada uno ha expuesto sus cartas, es el momento de establecer qué puntos hay en común y en cuáles hay diferencias. Es momento de empezar a ceder o intentar convencer a la otra parte desde tu postura, la cual deberá ser firme en ciertos puntos y flexible en otros.
    4. Alternativas: en algunos procesos de negociación no será posible alcanzar el acuerdo tal y como habíamos imaginado en la fase de preparación. Este será el momento de presentar las alternativas que tengamos en mente. Lo ideal es que las alternativas traten de llegar a un punto intermedio.
    5. Cierre del trato: una vez que se ha llegado a un acuerdo, la negociación finaliza y se cierra el trato. En esta última etapa es importante poner por escrito el acuerdo alcanzado, de manera que quede una constancia legal del mismo. Ambas partes revisarán los documentos y los firmarán para sellar el acuerdo final.

¿Qué habilidades pueden ayudarnos durante un proceso de negociación?

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En todo proceso de negociación se requiere cierta habilidad para llevarlo a cabo, así como técnicas que pueden resultar realmente útiles. No obstante, son muchos los factores que influyen en el resultado de una negociación, por lo que no se puede asegurar el éxito en todos los casos. Algunas de las habilidades y técnicas que te ayudarán durante un proceso de negociación son:

  • Capacidad de escucha: muchas veces pensamos que el proceso de negociación es hablar y convencer al otro, pero la realidad es que el 70% del tiempo se debe dedicar a escuchar. Debemos estar atentos a todo lo que la otra parte nos dice y, sobre todo, a lo que no dice. También será importante detectar las posibles incongruencias entre lo que se dice y lo que se hace.
  • Asertividad: debemos ser claros en nuestras peticiones y decir lo que pensamos de manera clara y directa. No obstante, debemos tratar de no herir la sensibilidad del otro con nuestras palabras.
  • Empatía: debemos ser capaces de ponernos en el lugar del otro y tratar de ver las cosas desde su punto de vista. El objetivo es buscar una solución que beneficie a ambas partes, no solo a una de ellas.
  • Creatividad: en algunos casos, la negociación requerirá de cierta creatividad para llegar a un acuerdo. Debemos estar dispuestos a buscar soluciones diferentes y no limitarnos a lo que ya conocemos.
  • Flexibilidad: la rigidez suele ser uno de los principales enemigos de la negociación. Debemos ser flexibles y estar dispuestos a ceder en algunos puntos para poder llegar a un acuerdo.
  • Tolerancia al estrés: el proceso de negociación puede ser estresante, sobre todo si las posturas son muy diferentes. Debemos tener tolerancia al estrés y no permitir que este nos afecte demasiado.
  • Paciencia: en ocasiones, el proceso de negociación puede ser largo y requerirá de mucha paciencia. No debemos perder la calma, puesto que forzar la negociación no nos llevará ningún lugar.

10 consejos para cerrar más tratos

Alcanzar acuerdos favorables durante un proceso de negociación no es cuestión de suerte. La realidad es que existen ciertas técnicas o trucos que podemos emplear con el objetivo de cerrar más tratos y aumentar las posibilidades de éxito en tus negociaciones. A continuación te damos algunos que pueden resultarte útiles.

  1. Identifica a tu cliente ideal: antes de empezar a negociar, debes tener claro quién es tu cliente ideal. Debes identificar sus necesidades y deseos, así como su forma de ser y actuar. De esta forma podrás adaptarte a él y llegar a un acuerdo en el que ambas partes salgan beneficiadas.
  2. Conoce bien a tu interlocutor: es importante que, antes de empezar la negociación, conozcas todo lo posible sobre la otra parte. Debes estar al tanto de sus intereses, objetivos, necesidades y forma de ser. De esta forma podrás anticiparte a sus movimientos y tener más posibilidades de éxito en la negociación. Podemos hacer uso de tests de personalidad para entender cómo es nuestro interlocutor.
  3. Conocimiento del sector: el sector en el que nos movemos puede influir de manera decisiva en la negociación. Por ello, debemos tener un gran conocimiento de este y de las posibles consecuencias que puedan derivarse de un acuerdo.
  4. No entres en discusiones: una de las claves para cerrar más tratos es no entrar en discusiones innecesarias. Debemos mantener la calma y centrarnos en el objetivo, sin perder de vista lo que realmente importa.
  5. No te dejes llevar por las emociones: es importante que, durante una negociación, no nos dejemos llevar por las emociones. Debemos ser objetivos y pensar con claridad para tomar las mejores decisiones.
  6. Establece prioridades: en una negociación, es importante tener claro cuáles son nuestras prioridades y en qué puntos estamos dispuestos a ceder. Debemos ser realistas y no pedir más de lo que podemos obtener.
  7. Define los límites: una de las cosas que debemos tener claras antes de empezar una negociación es cuáles son nuestros límites. Debemos saber cuánto estamos dispuestos a ceder y en qué puntos no estamos dispuestos a ceder bajo ningún concepto.
  8. Asume el riesgo: en ocasiones, para cerrar un trato, deberemos asumir cierto riesgo. Debemos estar dispuestos a arriesgarnos si creemos que la recompensa merece la pena.
  9. Cuidado con lo que prometes: debemos tener cuidado con lo que prometemos. No debemos comprometernos a hacer algo que no podamos cumplir o que vaya en contra de nuestros intereses.
  10. Una retirada a tiempo es una victoria: en ocasiones, lo mejor que podemos hacer es retirarnos de la negociación. Si vemos que no estamos obteniendo lo que queríamos o si simplemente no estamos de acuerdo con las condiciones, lo mejor es retirarse y no cerrar el trato.

Aunque los procesos de negociación pueden resultar duros, con experiencias, aprendizaje y perseverancia se puede llegar a dominarlos. No olvides utilizar estrategias y técnicas como las descritas anteriormente para cerrar más tratos para alcanzar los objetivos que te propongas. 

 

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