Es básico tener un objetivo claro, moderar y ser puntual, así poder aprovechar estos momentos de contingencia.

El modelo de teletrabajo y trabajo a distancia ha permitido que muchas empresas continúen operativas, sin embargo, la mayoría está aprendiendo sobre la marcha el cómo sacarle el máximo provecho y mantener a los equipos efectivos.

En términos de costos, tiempo y flexibilidad, el teletrabajo beneficia tanto a empresas como colaboradores. Ahora bien, las reuniones virtuales con clientes, socios, proveedores y colaboradores son parte importante del funcionamiento de cualquier negocio actual y, sin embargo, muchas veces queda la sensación de pérdida de tiempo o poca efectividad una vez realizada la videoconferencia.

En este caso, es importante señalar que debe ocurrir un cambio de cultura organizacional y empresarial para que se pongan en práctica protocolos que realmente sean efectivos para reuniones donde no se está cara a cara o en diferentes zonas horarias.

En ese orden, como en Comunidad Empresas de Entel, queremos acompañarte, inspirarte y movilizarte, te mostramos algunos tips sobre cómo hacer reuniones eficientes en teletrabajo. Revísalos:

• Objetivo claro: es importante enviar una invitación a todos los participantes a través de las herramientas disponibles en Gmail o Microsoft Teams con los temas a tratar, quiénes participan y la duración estimada.
• Definir Hora: la persona responsable de coordinar la reunión debe ponerse en contacto con los participantes al menos 24 horas antes para reconfirmar su asistencia, sobre todo si son personas con diferente huso horario.
• Puntualidad: es uno de los puntos más importantes a cumplir. Que empiece a la hora permite controlar el programa acordado y terminar en los tiempos correspondientes. Así se aprovecha mejor la reunión y se toman mejores decisiones.
• Límite de participantes: controlar el número de participantes en las sesiones permite menos distracciones, teniendo más probabilidades de ser efectiva.
• Moderación de la videoconferencia: alguien debe estar a cargo de darle inicio, conducirla y cerrarla, así la información se canalizará mejor y no se generarán dobles conversaciones ni malentendidos.
• Factores técnicos: toma en cuenta las dificultades y limitaciones tecnológicas de los asistentes, así como su ubicación, ancho de banda y herramientas.

Por último, para dejar constancia de todo lo acordado en estas reuniones virtuales es de vital importancia realizar minutas, donde queden estipuladas las decisiones y tareas de cada uno de los involucrados.

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