La digitalización de documentos, y en especial, el uso de software de gestión de contratos, se ha convertido en uno de los principales desafíos en la transformación digital del departamento de RRHH, tal como indica el informe realizado por la consultora especializada Hays.

No cabe duda que la simplificación y automatización del flujo de gestión de contratos permite llegar a acuerdos más rápidos, trabajar de manera más eficiente y colaborativa; logrando que tu empresa construya una mejor relación comercial, maximizando ingresos y controlando costos.

En este artículo te ayudaremos a descubrir más sobre softwares de gestión de contratos y cómo tomar la decisión más adecuada durante su implementación.  

¿Qué es un software de gestión de contratos? 

Un software de gestión de contratos permite la creación, ejecución y análisis de contratos digitales durante todo su ciclo de vida, brindando la posibilidad de aumentar la eficiencia y reducir el tiempo dedicado a este tipo de tareas. Esto permite optimizar los procesos de contratación, así como reducir los riesgos y errores asociados a la gestión manual.  

Este tipo de programas ofrecen una serie de funciones centradas en la firma digital/electrónica y gestión documental asociada a contratos de los empleados o proveedores. Todo ello permite aumentar la transparencia, mejorar los tiempos de negociación y estrechar la relación con los colaboradores. 

¿Cuáles son sus funciones más comunes?

En cuanto a sus características, los softwares de gestión de contratos ofrecen un gran número de funciones, aunque estas varían dependiendo del proveedor. No obstante, la mayoría de plataformas cumplen con lo siguiente:

• Redacción de contratos desde cero: usando plantillas preparadas con campos editables, negociar términos dentro de la herramienta, emitir alertas y notificaciones a la persona encargada para un total seguimiento de las obligaciones legales
• Firma digital: los softwares de gestión de contratos permiten agilizar de forma notable las negociaciones y la firma de contratos entre partes. 
• Gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM): automatiza y optimiza los trámites contractuales durante etapas clave. Estas etapas incluyen: iniciación, creación, proceso y flujo de trabajo, negociación y aprobación, ejecución, gestión y cumplimiento continuos (dentro del repositorio) y renovación de contratos.
• Notificaciones de alertas: permite crear alertas y recibir notificaciones de fechas, límites o término de tus contratos.
• Seguimiento de los acuerdos: podrás hacer un seguimiento de los pasos y revisiones de tus documentos.
• Biblioteca de documentos: cuenta con una biblioteca de documentos y plantillas que puedes utilizar como base para tus acuerdos.
• Repositorio de archivos: todos tus contratos históricos quedan archivados en un repositorio en caso de que necesites reutilizarlos y preservarlos de cara a la legalidad vigente.

¿Cuáles son las ventajas del sistema informatizado de gestión de contratos?

Existen varias razones por las que todas las empresas deberían contar con un software de gestión de contratos. 

• Fácil localización de los contratos: se pueden centralizar los registros de contratos para mejorar su accesibilidad, almacenamiento y organización, facilitando la búsqueda, descarga y revisión de estos. 
• Gasto optimizado: el encargado tendrá a la mano información relevante en cuanto a contrataciones de servicios externos se refiere. A partir de esta es posible realizar una mejor gestión y optimizar el gasto.
• Búsqueda por palabras clave: este tipo de programas permite al departamento de recursos humanos definir palabras y campos clave en contratos. Esto permite realizar consultas rápidas a través de keywords como: condiciones de pago, terminación del contrato, precios fijos, duración, entre otros.
• Monitorización de fechas: se pueden programar notificaciones de fechas claves de cada etapa de un contrato, ya sea sobre la caducidad de certificaciones de proveedores críticos, término del compromiso y límites de renovaciones automáticas.
• Generación de reportes: permite generar informes a partir de los datos almacenados. Estos informes se podrán utilizar para mejorar la toma de decisiones y aumentar el seguimiento de los contratos digitalizados. 

¿Qué consideraciones hay que tener a la hora de implementar un programa de gestión de contratos?

No hay duda de que los softwares de gestión de contratos aportan múltiples beneficios a las empresas y que su implementación vale la pena. Sin embargo, debido a las diferentes opciones disponibles en el mercado, es necesario tener en consideración algunos puntos durante su elección. Algunos de los más importantes son:

• Necesidades de la empresa: deberás evaluar, en base a tus objetivos, cuál programa es mejor para tu negocio. 
• Facilidad de uso: un software de gestión de contratos debe ser fácil de usar y tener una interfaz intuitiva, así como incluir las funciones esenciales para facilitar el trabajo del departamento de RR. HH. 
• Sencillez de implementación: lo ideal es elegir un software de gestión en la nube, ya que no necesitan instalación ni mantenimiento. De esta forma podrás centrarte en lo más importante. 
• Integración con otros sistemas: también deberás evaluar si necesitas que este se integre con otros sistemas y cuál es la dificultad de dicha integración. 
• Seguridad y privacidad: los contratos deben estar siempre seguros y protegidos, por lo que es esencial asegurarse que el software elegido incluye estándares de seguridad específicos, así como sistema de copias de seguridad y recuperación. 

Ahora que sabes qué es un software de gestión de contratos y todos los beneficios que puede aportar a tu empresa, considera mejorar de forma notable los compromisos con tus proveedores y procesos internos de tu negocio, adquiriendo el servicio de contratos digitales de Entel Empresas.

Esta plataforma de nuestro partner DILL permite generar contratos sin intermediarios, optimizando los procesos de aprobación de acuerdos contractuales e integrando contratos de forma automática. Además, crea, vincula y actualiza contratos en una única fuente de almacenamiento de forma rápida y segura en la nube.