En muchas empresas, los empleados realizan tareas operativas de forma inconsistente o no estandarizada. Esto puede conducir a problemas de calidad y eficiencia, y puede hacer que la empresa tenga un aspecto desorganizado. La estandarización de procesos es una estrategia que permite establecer una metodología de trabajo que permite determinar la mejor forma de llevar a cabo las tareas.

¿Quieres saber más acerca de la estandarización de procesos, qué ventajas ofrece a las empresas o cómo poner en práctica esta metodología? Descúbrelo todo a continuación.

¿Qué es la estandarización de procesos?

La estandarización de procesos consiste en establecer una metodología de trabajo estricta, en la cual se definen los pasos a seguir para llevar a cabo una tarea. Se trata de construir un «método» estándar que optimice el desempeño de la tarea, reduzca errores y mejore la calidad del trabajo.

La estandarización de procesos se puede aplicar a cualquier tarea o actividad que se realice en una empresa. Por ejemplo, implantar un proceso para contestar el teléfono, atender a los clientes o realizar las ventas. El objetivo es que todos los departamentos y empleados trabajen respetando el estándar.

Para conseguirlo es imprescindible documentar con todas las normas y reglas de manera detallada. De esta forma, los empleados podrán consultar y seguir las instrucciones siempre que lo necesiten, así como dar a conocer la estandarización de procesos de una empresa a las nuevas incorporaciones.

¿Qué ventajas ofrece a las empresas la estandarización de procesos?

La estandarización de procesos permite establecer una cultura de trabajo más eficiente y coordinada. Al elaborar un estándar, se definen las pautas para que todo el personal realice su trabajo de la misma forma. Esto supone una serie de beneficios para la empresa, entre los que destacan:

• Evitar la variación de procesos: esto es especialmente útil en empresas con diferentes establecimientos o sucursales. De esta forma, se asigna un estándar y todos los establecimientos trabajan de la misma forma, lo que permite realizar una comparación y estandarización de los resultados.
• Reducir costes: se determina un método de trabajo para el personal, lo que permite reducir el tiempo y los costes innecesarios, evitando que existan pérdidas por prácticas poco eficientes.
• Aumentar la productividad y eficiencia: especificar un estándar permite estructurar el trabajo y optimizar los recursos, lo que aumenta la productividad y eficiencia.
• Estimular la creatividad: establecer un estándar no significa decretar unas reglas rígidas que no puedan ser cambiadas. Se trata de instaurar unos parámetros y estructurar el trabajo para que los empleados tengan más espacio para innovar y ser creativos.
• Mejorar en la calidad del trabajo: declarando unas normas se reduce el número de errores y mejora la calidad del producto o servicio.
• Cumplir con la ley: definir estándares permite implantar unas normas de calidad y seguridad estrictas, además de cumplir con la legislación vigente.
• Reducir el tiempo de producción y entrega: estandarizando los procesos, se optimiza el tiempo empleado en la realización de las tareas, lo que se traduce en una reducción del tiempo de producción y entrega, y, por lo tanto, una mayor satisfacción de los clientes.

Cómo estandarizar procesos

Según el Productivity Press Development Team, pioneros en la estandarización de procesos, cualquier estándar debe estar documentado con el objetivo de definir, informar, establecer y propiciar una mejora continua. Asimismo, los objetivos principales deben ser reducir costos, formar la cultura de la empresa, aumentar la transparencia y reducir la variabilidad.

Para conseguirlo es indispensable construir manuales de procedimientos en los que se indique de forma clara y objetiva la estandarización de un proceso. Este debe contener algunos puntos como:

• Las rutas de ejecución del proceso
• El paso a paso detallado
• Una representación gráfica
• Las condiciones de las que se parte
• La interacción con otros procesos
• Textos explicativos, simples y entendibles
• Las aclaraciones necesarias
• Las reglas del negocio
• Las normativas legales a cumplir

A la hora de realizar dichos manuales, deberemos seguir un proceso ordenado en el que deberemos ir paso a paso:

1. Definir el objetivo por el cual estamos realizando la estandarización de un proceso.
2. Hacer un mapeo del proceso actual, detallando cada punto y estudiándolo en profundidad.
3. Optimizar el proceso de tal forma que se aumente la eficiencia, se reduzcan costos y se mantenga o aumente la calidad del resultado final.
4. Este proceso debe ser totalmente colaborativo, implicando a las personas más adecuadas en cada caso.
5. Asimismo, también deberemos tener en cuenta las reglas y restricciones legales, culturales o éticas.
6. Una vez elaborado el nuevo proceso, deberemos capacitar a los empleados para que puedan ejecutar el proceso de forma correcta.
7. La estandarización de procesos es continua, por lo que cualquier manual debe revisarse de forma periódica con el objetivo de incorporar mejoras.

En la actualidad, utilizar un software BPMS (Business Process Management Software) es cada vez más habitual, ya que permite estandarizar, documentar y ejecutar los procesos de negocio de una empresa de una forma sencilla. También otorga un mayor control y permite encontrar soluciones más rápidamente.

Toyota Production System: ejemplo de estandarización de procesos

El ejemplo de estandarización de procesos más popular de la historia lo encontramos en la empresa de automóviles japonesa Toyota. De hecho, con el paso del tiempo, su metodología se ha convertido en una referencia mundial, puesto que se trata de un sistema muy eficiente.

El sistema de producción de Toyota, conocido como TPS, (Toyota Production System) se popularizó alrededor de 1970. La idea de producción se basa en el Just-in-time, es decir, producir solo la cantidad necesaria en el momento justo. De esta forma, los costes se mantienen equilibrados y la producción es más ágil.

Para conseguirlo, Toyota tuvo que estandarizar todos sus procesos de una forma muy detallada, y preocuparse de que todas sus fábricas lo siguieran de manera estricta. Asimismo, la metodología de trabajo se basa en la filosofía kaizen o mejora continua, así como tomar las decisiones correctas, respetar las acciones de los demás o trabajar en equipo.

Esta filosofía de trabajo a largo plazo ha permitido a Toyota seguir creciendo hasta convertirse no solo en una de las mejores marcas de automóviles de todo el planeta, sino que también en un referente en lo que a la estandarización de procesos se refiere.