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¿Por qué son tan importantes las bases de datos en las empresas?

¿Por qué son tan importantes las bases de datos en las empresas?

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Las bases de datos en las empresas se han convertido en un elemento imprescindible, siendo consideradas por algunos como una de las mayores aportaciones de la informática al mundo laboral. Las bases de datos son programas capaces de almacenar una gran cantidad de información relacionada entre sí y de una manera ordenada, lo que para las empresas es algo extraordinario, ya que les ahorra muchísimo tiempo y dinero.

Esta facilidad de manejo de datos junto a las posibilidades de negocio que abren, hace que las bases de datos en las empresas sean realmente importantes y valiosas, hasta el punto en que los datos se han convertido hoy en día en una auténtica mina de oro. Tan solo hay que ver lo lejos que están llegando las redes sociales, que son expertas en recoger datos para ponerlos a disposición de sus anunciantes, un modelo de negocio basado en las bases de datos. 

Principales utilidades de las bases de datos

La mayoría de tecnologías que utilizamos a diario, tanto en lo personal como en lo laboral, se sustentan sobre una base de datos. Sus principales funciones son realmente versátiles, pues reduciéndolo a lo más simple, tan solo se encarga de mantener ordenados los ceros y los unos de los datos que introducimos, por lo que se puede almacenar todo tipo de información sin importar el qué o el para qué. Las principales utilidades de las bases de datos en las empresas son: 

  • Almacenar todo tipo de datos en un solo lugar de forma ordenada.
  • Facilitar el intercambio de datos en una misma red o con redes externas.
  • Evitar la duplicación de datos.
  • Permite consultar los datos guardados rápidamente y de una forma sencilla.
  • Los datos están guardados de forma segura gracias a las copias de seguridad.
  • Están enlazadas con diferentes programas informáticos que permiten sacarle todo el partido posible de una manera gráfica y útil para los empleados.

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Un ejemplo más visual de todo esto puede encontrarse en cualquier software que controle los datos de logística de una empresa, que estará enlazado a una base de datos donde se almacena toda la información que utiliza: clientes, stock, pedidos y cualquier otro dato se guardan en ellas.

Tipos de bases de datos en las empresas

Existen muchos tipos de bases de datos que se pueden utilizar en las empresas. Cada una de ellas puede tener un enfoque distinto y tener más relevancia dependiendo de nuestras necesidades, pero al fin al cabo, todas tienen el propósito principal de guardar datos de manera limpia, ordenada y segura. En la actualidad estas son las bases de datos más utilizadas en las empresas:

  • Base de datos relacional: esta es la principal base de datos que utilizan la mayoría de empresas. La información se guarda en tablas divididas en filas y columnas que puede almacenar carácteres, texto, números, imágenes, videos, etc. Las tablas están relacionadas entre sí de manera óptima para que no exista redundancia de datos. Todos los elementos de estas se pueden consultar, modificar, analizar y borrar
  • Base de datos distribuidas: la tecnología blockchain, conocida principalmente por las criptomonedas como el Bitcoin o el Ethereum, es un gran ejemplo de base de datos distribuida. Los datos se almacenan de manera descentralizada y replicada en varias ubicaciones físicas. Esto permite una mayor disponibilidad de los datos en caso de fallo de uno de los nodos.
  • Base de datos NOSQL:  el SQL es el lenguaje que se utiliza en las bases de datos relacionales. Las NOSQL evitan usarlo, ya que puede resultar lento cuando se manejan grandes volúmenes de datos. En lugar de utilizar diferentes columnas, los datos se guardan en una sola con tal de ahorrar espacio y tiempo de procesamiento. 
  • Base de datos orientada a objetos: en estas no se guardan datos sueltos sino que se encapsulan en objetos. Por ejemplo, si queremos guardar la información de un cliente, este será un objeto con todas las propiedades que nos hagan falta: nombre, apellidos, teléfono, etc. Los objetos se relacionan y agrupan entre ellos para proporcionarnos la información que necesitamos. 

Ventajas de tener una buena base de datos

Hasta ahora solo hemos vislumbrado una parte de todas las ventajas que pueden ofrecer las bases de datos a las empresas. Utilizarlas no es solo necesario en la actualidad, sino que también es muy aconsejable por los muchos beneficios que pueden aportar a cualquier negocio:

  • Al poder buscar cualquier dato que necesitemos en un solo lugar, nuestro trabajo será mucho más eficiente y productivo
  • Gracias al ahorro de tiempo que nos proporcionan, podremos aumentar la competitividad de nuestra empresa, ya que tendremos más tiempo para dedicarnos a mejorar las distintas líneas de negocio o desarrollar nuevas ideas.
  • Varias personas pueden acceder a ella de manera simultánea e incluso en tiempo real, lo que supone que compartir información sea realmente sencillo
  • Al impedir la redundancia de datos no solo ahorramos en memoria de almacenamiento, sino que también en tiempo gracias a la desaparición de errores e inconsistencias.
  • La seguridad de las bases de datos está más que demostrada. Nuestros datos estarán seguros gracias a la protección que proporcionan las bases de datos. Además, incluso podemos encriptar nuestros datos para una mayor seguridad.
  • La seguridad de las bases de datos también se torna evidente con el uso de las copias de seguridad. En caso de fallo a la hora de actualizar nuestro software, podemos dar marcha atrás gracias a los backups. O si tenemos nuestras copias de seguridad alojadas en la nube, podremos recuperar toda nuestra valiosa información aunque nuestra oficina se desmorone.

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Estrategias ERP y CRM 

Una estrategia CRM se basa en relacionar los datos almacenados de nuestros clientes de tal manera que podamos segmentarlos para ofrecerles las soluciones más adecuadas en cada caso.  Gracias a este tipo de estrategia dirigirnos a los clientes adecuados es mucho más sencillo. Y debes saber que hacia ell sitio correcto es igual a obtener más ventas y por lo tanto, una mayor facturación. 

Por otro lado, los ERP o Enterprise Resource Planning, son los sistemas que se encargan de visualizar todos los datos en un solo software. Gracias a ellos podremos consultar, añadir y modificar nuestros datos, atacando de manera gráfica a nuestras bases de datos. Esto nos permite consultar datos en tiempo real, estadísticas, gráficas, análisis, etc. En definitiva, es una herramienta que nos permite manejar los datos de una forma sencilla, aumentar nuestra productividad y mejorar nuestra toma de decisiones. 

Cómo aprovechar al máximo las BBDD

Todo lo anterior se cumple cuando nuestra base de datos está manejada de una manera idónea para consultar los datos correctos cuando los necesitamos. Para aprovechar al máximo las bases de datos, debemos: 

  • Almacenar la información correcta: de nada sirve almacenar mucha información que no necesitamos, o almacenar datos insuficientes que no nos permiten obtener la información deseada. Lo ideal es mantener una base de datos lo más limpia posible, con los datos justos y necesarios. Esto nos permitirá ahorrar tiempo y ser totalmente productivos.
  • En un solo lugar: debemos almacenar todos nuestros datos en un solo lugar para obtener el mayor beneficio de los datos compartidos. La tendencia actual es tener todo en una sola base de datos para que toda la empresa pueda consultarlos, añadir nueva información o sacarle provecho de distintas formas.
  • Datos de calidad: de nada sirve guardar datos falsos, irreales o duplicados. Debemos asegurarnos que todo lo que entra en nuestra base de datos nos aporte en lugar de confundirnos.
  • Objetivos: guardar información sin ningún objetivo y sin planificación no tiene valor. Marca tus objetivos y planifica cómo vas a obtener los datos que necesitas y para qué los vas a utilizar. 
  • Segmenta: Los datos obtenidos deben ser segmentados por las características que nos interesan si queremos sacarle provecho en nuestras acciones de marketing. Cuanto más segmentamos nuestros datos, más posibilidades tendremos de apuntar a los clientes adecuados. 

 

Ahora que ya conoces las decenas de ventajas que te pueden aportar las bases de datos, no dudes ni un solo segundo más y empieza a utilizarlas. Microsoft Access o Base OpenOffice son opciones muy aptas para cualquier pequeña o mediana empresa que quiere empezar a utilizar bases de datos, quizás deberías empezar con una de ellas. Recuerda que si necesitas ayuda, Entel Empresas siempre está a tu disposición para encargártela. 

 

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