En ocasiones, nos centramos tanto en facturar más para obtener mayores beneficios que se nos olvida que, reducir costos en una empresa, puede resultar mucho más sencillo que aumentar la facturación. Miles de PYMEs tiran su dinero en gastos porque no les prestan demasiada atención, sobre todo en el ámbito tecnológico.

Es muy importante que te des cuenta de que utilizar métodos o herramientas que puedan estar obsoleta te hace gastar más de la cuenta, además reduce la eficacia de los trabajadores y seguramente acabe afectando tanto a la velocidad de los procesos como al resultado final. En este artículo te vamos a contar 5 formas de reducir costos en tu empresa gracias a las nuevas tecnologías.

El consumo energético puede ser tu mayor problema

¿Sabías que el 35 % del gasto eléctrico de una organización o negocio proviene del equipamiento TI? Seguramente no te lo has planteado nunca y puede que sea una de las mayores fugas de dinero de tu empresa. 

Para reducir costos en este ámbito, no solo debes centrarte en la compañía eléctrica, sino que también debes comprender por qué tus equipos informáticos están consumiendo más de lo debido. Uno de los motivos más probables es que tus dispositivos sean antiguos por lo que su consumo eléctrico será mayor, ya que los actuales son más efectivos en todos los sentidos.

Para mejorar tu infraestructura TI actual no deberás tener solo un hardware innovador como  discos SSD o dispositivos convertibles, sino que también deberás utilizar un software más eficiente y que consuma menos recursos como las aplicaciones en la nube o la virtualización de los equipos. Además, deberás administrar el gasto de estos mediante la monitorización del consumo eléctrico.

Utiliza la nube para ahorrar recursos

El almacenamiento y los servicios en la nube han llegado para quedarse. Las empresas que las utilizan se han visto beneficiadas en todos los aspectos, incluyendo el apartado de los costos. La nube permite ganar en efectividad, competitividad y eficiencia, ya que puedes acceder a tus aplicaciones y archivos de una manera rápida y sencilla.

Anteriormente, los negocios apostaban por comprar infraestructuras físicas y licencias, por lo que se tenía que invertir una parte de tus recursos económicos. Ahora, gracias a los servicios cloud, la palabra a utilizar sería “arrendar”, ya que pagamos mensualmente por la capacidad y las aplicaciones que necesitamos, ni más ni menos. 

Esto permite ajustar el gasto en cada caso de manera flexible. Si el negocio crece, podemos contratar más espacio de almacenamiento. Si por lo contrario necesitamos reducir costos, podemos pagar únicamente por los servicios imprescindibles.

Ahorrar costos en el uso de software

El modelo de compra de software por miles de dólares ha quedado desfasado. En la actualidad, pagar grandes cantidades por utilizar software es muchas veces algo prescindible. De nuevo, las aplicaciones en la nube o el software libre se imponen frente al modelo al que estábamos acostumbrados hace unos años.

Un gran ejemplo es el paquete office, en el que actualmente contamos con el modelo de licencias en la nube, que permite utilizar sus herramientas en cualquier dispositivo o lugar. Además, existen herramientas similares como la G Suite de Google, que se puede utilizar de manera gratuita de forma personal y a un bajo coste de manera empresarial.

Aplicaciones corporativas y teletrabajo

Con la crisis del coronavirus ha quedado demostrado que el teletrabajo resulta incluso más eficiente que trabajar de manera física en las empresas. Si tú también te has dado cuenta, debes apostar por ello cuanto antes. No solo resulta en algunos casos más cómodo para los empleados, sino que también permite ahorrar recursos en todos los aspectos. Además, un empleado que tiene flexibilidad en su lugar de trabajo es un empleado feliz, y por ende, más efectivo, competitivo y motivado, con todo lo que esto significa para la organización.

Para que esto resulte, deberás apostar por las apps corporativas y una virtualización del puesto de trabajo, por ejemplo, con escritorios virtuales, que permita trabajar cuando y donde se quiera. Aquí entra de nuevo en juego los servicios en la nube. Esto te permitirá reducir el coste en el hardware y ahorrar energía sin perder un ápice de estabilidad y rapidez.

Digitaliza todos los campos de tu negocio

Se acabó la era del papel y el lápiz, se terminó para siempre. El uso del papel en tus oficinas debe reducirse a casi cero. El problema de contaminación global y cambio climático que tenemos debe ser atajado con el uso de las nuevas tecnologías. Por esta parte ya vale la pena, pero es que la digitalización de las empresas aporta increíbles beneficios en todos los campos.

¿Cuánto tardarías en buscar las cuentas de 2017 entre tus papeles? ¿Y si en lugar de eso, tienes un buscador en el que escribes lo que quieres y aparece? Este sencillo ejemplo ilustra la pérdida de tiempo que sufrimos cuando trabajamos como en la antigüedad. Y recuerda, el tiempo es el recurso más valioso que tienes.

Ahora más que nunca es el momento de digitalizar todos las áreas de tu negocio. No solo aumentarás la productividad y reducirás costos operativos, sino que también fortalecerás y potenciarás tu marca, mejorarás la experiencia del cliente y te abrirás a nuevas posibilidades de mercado. 

Si quieres saber más al respecto y cómo puedes comenzar, conoce aquí las distintas soluciones digitales que podrían adaptarse a tu negocio, y la importancia de digitalizar tus documentos.