Los procedimientos de tu negocio tendrán claridad en su funcionamiento según la organización que logres darle. Así, esta herramienta será clave para lograr tus objetivos. Conoce más detalles.

Entender la importancia de un mapa de procesos de una empresa, tiene que ver con la utilidad que tiene para el negocio el tomar el camino de la organización y correcto desempeño del servicio o producto correspondiente.

En este artículo te explicaremos qué es un mapa de procesos de una empresa, para qué sirve, cuáles son sus beneficios y los pasos a seguir para poder llevarlo a cabo.

¿Qué es un mapa de procesos de una empresa? 

El mapa de procesos de una empresa tiene que ver con la relación de cada uno de los procedimientos que realiza la empresa para su funcionamiento, ya sean de manera externa como interna, formando así un plan estratégico.

En el mapa de procesos de una empresa se desarrolla la mirada global del negocio, donde se ordena por bloque o áreas, con cada uno de sus objetivos específicos. De esta forma, se organizan los desempeños de cada proceso estratégico, siendo así identificados y priorizados con claridad.

¿Para qué sirve?

El mapa de procesos de una empresa busca conocer mejor y de manera más completa cómo funciona cada una de las áreas y sus obligaciones, teniendo clara la relación entre cada una. 

Lo más importante para poder dar funcionamiento y efectividad a un mapa de procesos de una empresa está en identificar de manera correcta cada procedimiento, qué relación tiene con otros y la estructura que conlleva cada uno.

Con esto, un mapa de procesos le permitirá a una empresa poder tener una perspectiva, tanto global como local, de cada situación que ocurre en la cadena de valor de la empresa. De esa misma manera, genera un vínculo entre los propósitos del negocio con los procesos que permiten llegar a esos objetivos. 

¿Cómo y cuáles son los pasos para llevar un mapa de procesos de una empresa?

Primero hay que entender los distintos tipos de procesos organizacionales que existen, según el momento o la etapa en que se encuentra una empresa inicialmente, y así poder llevar a cabo el paso a paso del desarrollo del mapa. Entonces, tenemos:

• Inicial: la organización necesita de control y sin una predicción clara de cómo irá actuando, además de una gestión poco efectiva.
• Gestionado: tiene problemas, y a medida que van apareciendo se van buscando las soluciones respectivas. Esto denota una falta de proactividad que finalmente afecta.
• Definido: existe proactividad, lo que permite ganar en comprensión de los procesos y así mejorar la gestión.
• Cuantitativamente gestionado: hay un trabajo diario al respecto que logra tener un control.
• Optimizado: hay una mejora continua como prioridad, abriendo a pasos grandes la excelencia del desarrollo de los procesos.

Así, son tres los procesos que podemos identificar de manera concreta, donde el mapa de procesos de una empresa deberá buscar cómo adaptarse según el caso. Los tres tipos son:

• Procesos claves: son aquellos fundamentales para lograr el funcionamiento de la empresa, orientados al cliente o usuario y su satisfacción.

• Procesos estratégicos: definen cómo funciona la organización, en relación a cargos de directiva o gerencia. Tiene relación con la estrategia de las actividades y la toma de decisiones.

• Procesos de soporte:  es el apoyo a los procesos claves y estratégicos. Son clave para lograr que los objetivos de necesidades y expectativas se cumplan. Le entregan coherencia al funcionamiento del negocio.

Finalmente, para poder desarrollar un mapa de procesos de una empresa, en línea con los tipos de procesos vistos recientemente, podemos identificar ocho pasos claves para lograrlo.

1. Punto de partida a establecer, con varios aspectos que tienen que ver con las características y el mercado en que funciona tu empresa como son los actores involucrados, grupos de interés, objetivos, misión y visión, entre otros.
2. Reconocer cada proceso clave en busca de entender a qué se dedica tu negocio, entregando un valor hacia tu cliente. 
3. Establecer procesos de apoyo, son esos que no le dan ningún valor a tu cliente, pero son necesarios para que los procesos claves mencionados puedan lograrse.
4. Identificar los procesos estratégicos para la dirección de la organización.
5. Levanta tareas y su orden de jerarquía
6. Lleva todo esto al mapa de procesos

Así que ya sabes, si buscas crear un mapa de procesos para tu compañía, toma nota de cada uno de estos pasos y tipos que existen, así podrás adaptarlo de la mejor forma a lo que necesitas. 

A continuación revisaremos los beneficios que entrega un mapa de procesos de una empresa y la importancia de un análisis de este tipo en tu organización.

¿Cuáles son los beneficios de realizar este análisis? 

El hecho de tener un mapa de procesos de una empresa, tal como señalamos anteriormente, será un gran aporte para poder lograr que la organización logre sus objetivos y metas. 

Es así como un mapa de procesos de una empresa entrega distintos beneficios, que finalmente justifica los motivos para poder desarrollarlo. Estos son:

• Permite fijar objetivos, ya que se definen dentro del mapa, alineándolos según las áreas o bloques correspondientes. De esta manera, se pueden determinar jerarquías, logrando una visión global para llegar al objetivo final de mejor forma.
• Lograrás estructurar tu empresa, con orden y responsabilidades claras.
• Mejorarás la calidad de tu servicio o producto, como también el funcionamiento de tu empresa, gracias a definir el mapa de procesos como una herramienta de análisis de los mismos.
• Tendrás un flujo más claro, principalmente a nivel de información, ya que estará a disposición de todos, para saber qué y quién está en cada proceso.
• Aprovecharás las oportunidades gracias a la claridad de los procesos y el desarrollo de los mismos. Así, las mejoras serán más fáciles de implementar.
• Tu empresa será más fácil de entender, por ejemplo, para nuevos colaboradores, gracias a la precisión y claridad de la información de cada proceso. Así mismo, la capacidad de adaptarse y darle flexibilidad a tu funcionamiento serán aún mayor.