Diseñar y optimizar el flujo de trabajo de una empresa es, sin duda, un factor clave para alcanzar un buen rendimiento a largo plazo. El organigrama de una PYME es el resultado de realizar un estudio a la estructura de una organización, y por lo tanto, una buena forma de organizar la cadena de mando de una empresa.

Si aún no conoces la importancia de elaborar el organigrama de una empresa o cuáles son los puntos claves a tener en cuenta, en este artículo lo descubrirás. 

¿Qué es un organigrama de una PYME?

El organigrama de una PYME es una representación gráfica en la que se plasma de una forma visual la jerarquía y estructura interna de una organización. Se trata de un esquema ordenado que permite comprobar, de una forma sencilla y rápida, cómo se distribuyen las distintas áreas y responsabilidades de una empresa.

Trazar un organigrama empresarial forma parte del diseño de cualquier estrategia de negocio. Este permite dejar claro las funciones de todos los empleados de una organización, así como cuál es el orden y jerarquía a seguir en la toma de decisiones o la relación entre áreas.

Se trata de un elemento que, además, debe ir revisándose y adaptándose continuamente a la realidad de la empresa. Los desajustes en el organigrama de una PYME pueden provocar confusión a corto plazo. Si estos se mantienen en el tiempo, estos pueden desembocar en problemas o descoordinaciones internas. 

¿Por qué es tan importante elaborar un organigrama empresarial?

Aunque elaborar el organigrama de una PYME puede parecer un mero trámite, la realidad es que se trata de una tarea bastante importante para una empresa. No son pocas las organizaciones que tienen problemas relacionados con duplicación de funciones o responsabilidades. Esto es algo que puede tener un impacto directo sobre la productividad.

El organigrama de una PYME permite esclarecer, sin dejar lugar a dudas, cuáles son las funciones de cada entidad de una empresa. Permite delimitar las responsabilidades de cada departamento, así como la jerarquía de cada cargo. También establece de forma clara las relaciones y la cadena de mando. 

Todo esto permite establecer un orden interno necesario para cualquier empresa. El organigrama de una PYME permite sentar las bases de la compañía y coordinar de manera eficiente la cadena de producción. 

También permite evitar que la cadena de mando se vuelva imprecisa o situar más fácilmente a las nuevas incorporaciones.  El organigrama de una PYME también puede ser beneficioso a la hora de conseguir nuevos inversores o realizar un rediseño en la estructura de la empresa. 

Pautas para elaborar el organigrama de una PYME

Elaborar el organigrama de una PYME no debería resultar muy complicado. Aunque existen muchas formas de hacerlo, tan solo es necesario disponer de la información correcta. 

El diseño puede realizarse incluso a mano alzada, aunque lo ideal es utilizar alguna herramienta específica de gestión empresarial o programas de diseño tipo Canva. En internet también podemos encontrar variadas plantillas de organigramas para PYMES. Sea cual sea el método elegido, lo importante es tener claro algunos puntos clave. 

Cadena de mando

Al diseñar el organigrama de una PYME deberemos tener muy claro cuál es la jerarquía de trabajo. Quiénes son los líderes de cada área, quién toma las decisiones o cuántos niveles de mando existen. Por supuesto, debemos tener claro quién forma la dirección de la empresa y qué cargos existen, cómo podría ser CEO, COO, CTO, CFO, CMO, etc. 

Segmentación de departamentos

Otro de los puntos clave a la hora de diseñar un organigrama de una PYME es la organización por departamentos o gerencias de la empresa. Esta tarea es algo esencial para lograr el correcto funcionamiento. Esto facilitará la dirección de los empleados, el trabajo en equipo y la interrelación entre diferentes equipos. 

Tareas y responsabilidades

Otro de los puntos a aclarar durante la elaboración de un organigrama empresarial es la asignación de tareas, responsabilidades y funciones. Cada departamento deberá ocuparse de un conjunto de tareas específicas. Esto permite detectar redundancias, si existen responsabilidades duplicadas o áreas de trabajo que se solapan.

Ámbito de control

También deberíamos definir el ámbito de control de cada uno de los cargos que tengan empleados bajo su mando. Cuanto más empleados dependendan de un jefe o supervisor, mayor será la dificultad para dirigirlos. Esto nos puede dar una amplia visión sobre si el dimensionamiento de puestos de mando es correcto o no. 

Diseño jerárquico descendente

Lo más sencillo a la hora de elaborar un organigrama de una PYME es iniciar el diseño por los puestos directivos o de mayor rango. Se seguirá con los gerentes de área, jefes de sección, encargados, supervisores, etc. En definitiva, lo más sencillo es elaborar el organigrama en un orden jerárquico descendente. 

Visión global

La elaboración de este tipo de organigrama es también un ejercicio de transparencia. Tu diseño debe ofrecer una visión que se ajuste a la realidad y que ofrezca una visión global de la empresa. Esto habilitará la promoción interna y permitirá identificar fácilmente las responsabilidades de cada uno de los empleados de la compañía.

Toma de decisiones

Un organigrama tiene también como objetivo facilitar la toma de decisiones. ¿Quién es el responsable de tomar cierta decisión? ¿Qué tareas debería estar desarrollando? Un diseño adecuado permitirá dimensionar la empresa a medida que vaya creciendo, afrontar nuevos desafíos y crear nuevas estrategias de negocio.

Organigrama simple e intuitivo

Por último, un organigrama de una PYME debe mantenerse lo más simple posible. Debe tener un diseño intuitivo y fácil de comprender, tanto a nivel estructural como a nivel de diseño gráfico. El organigrama debe entenderse de un simple vistazo, incluso por personas externas a la empresa. Por ello, lo mejor es utilizar un software o herramienta que facilite su creación.