Lo que antes te tomaba días o incluso semanas, ahora lo puedes resolver en pocas horas. El uso de plataformas colaborativas en empresas de todos los tamaños ha simplificado enormemente tanto el día a día como los procesos más complejos. Eso sí, la elección de la suite de productividad adecuada para cada negocio es crucial, porque solo así será posible obtener el máximo provecho.

En este artículo, explicaremos qué es Google Workspace, sus beneficios y funcionalidades, como una potente solución en la nube que impulsa la colaboración, la eficiencia y la productividad en las empresas.

¿Qué es Google Workspace?

Lo que antes conocíamos como G Suite, el conjunto de utilidades de Google para tu productividad, ahora se ha transformado en Google Workspace, una suite que te permite acceder a una serie de aplicaciones y herramientas de computación en la nube que ayudan a empresas y profesionales a colaborar, comunicarse y administrar su trabajo de manera más eficiente.

¿Para qué sirve Google Workspace ?

Esta herramienta sirve para:

• Colaborar en tiempo real: tú y tu equipo pueden trabajar juntos en el mismo documento, realizar ediciones simultáneas y ver los cambios en tiempo real.

• Comunicarse en diferentes formatos: a través de Google Workspace tienes la posibilidad de comunicarte con tu equipo mediante mensajes de chat, correo electrónico, llamadas y videollamadas.

• Almacenar y compartir archivos: Google Workspace brinda un amplio espacio de almacenamiento, donde puedes guardar archivos y documentos de forma segura y accesible desde cualquier dispositivo y lugar del mundo. El almacenamiento en la nube de archivos se realiza principalmente a través de la solución Google Drive.

Organizar y programar el día a día: puedes programar las reuniones, eventos y recordatorios. Al utilizar las funciones de agendamiento online, tienes la posibilidad de enviar invitaciones, verificar la disponibilidad de otras personas y recibir notificaciones, lo que permite a todo el equipo administrar el tiempo de forma más eficaz.

Descarga nuestra infografía Aumenta tu productividad con Google Workspace: así es un día de oficina con sus herramientas para que conozcas las herramientas que puedes utilizar con esta suite.

¿Qué beneficios ofrece?

Por tratarse de soluciones en la nube, todas las aplicaciones que conforman a Google Workspace están disponibles desde cualquier dispositivo con conexión a internet, a cualquier hora del día (24/7) y desde cualquier lugar del mundo. Esto significa que podrás acceder a tus archivos siempre que lo desees, sin ninguna limitante, lo cual te proporcionará a ti y a todos los integrantes de tu equipo de trabajo flexibilidad, movilidad y mejora de la productividad.

Por otro lado, tanto las aplicaciones de Google Workspace como toda la información que almacenes en ellas se encuentran protegidas por avanzados mecanismos de ciberseguridad de Google. Gracias a ello, podrás confiar en que tus datos estarán protegidos ante vulneraciones y accesos no autorizados. Esto es posible debido a controles de acceso granulares, autenticación de dos factores, cifrado de datos en tránsito y en reposo, así como herramientas de administración centralizada que permiten a los administradores gestionar usuarios, configurar políticas de seguridad y supervisar el cumplimiento.

¿Google Workspace es gratis?

Anteriormente, Google ofrecía una versión gratuita de Google Workspace conocida como «G Suite Basic«, que proporcionaba un conjunto limitado de funciones. Sin embargo, a partir de julio de 2022, Google ya no ofrece esta opción gratuita.

En la actualidad, Workspace no es completamente gratuito para uso empresarial, pero la buena noticia es que aún existe la oferta de poder utilizar las aplicaciones de Google Workspace gratis por 14 días, para usuarios nuevos que deseen conocer la plataforma antes de pagar una suscripción.

Por otro lado, algunas aplicaciones básicas de esta suite se mantienen gratuitas a lo largo del tiempo (como Google Drive), pero con limitaciones en cuanto a almacenamiento y funciones avanzadas. Estas aplicaciones de Google Workspace gratis tienen que ver más que todo con la creación y edición de documentos para uso personal y no comercial.

También, existen otras versiones de Google Workspace gratis, como Google Workspace for Education y Google Workspace for Nonprofits, ya que éstas no son de uso comercial ni empresarial. 

Precios de Google Workspace

Los precios de Google Workspace varían en función de 4 diferentes planes (desde el Starter hasta el Enterprise), los cuales van de menor a mayor cantidad de funciones, capacidades y características.

Dicho esto, a continuación te mostramos los precios de Google Workspace:

• Business Starter: 6 dólares mensuales por cada usuario, si se contrata el plan por un año completo. Sin embargo, si se desea contratar mes a mes, el costo sería de 7,20 dólares.
• Business Standard: 12 dólares al mes con un año de contratación, y 14,40 dólares si es mes a mes.
• Business Plus: 18 dólares al mes con un año de contratación, y 21,60 dólares si es mes a mes.
• Enterprise: para cotizar y contratar este plan se debe contactar al equipo de ventas de Google Workspace.

Si quieres conocer a detalle las aplicaciones que puedes utilizar en estos planes, descarga nuestra infografía Aumenta tu productividad con Google Workspace: así es un día de oficina con sus herramientas.

¿Cómo iniciar sesión en Google Workspace?

Si ya tienes contratado un plan sigue estos pasos:

1. Abre tu navegador web y ve a la página de inicio: https://workspace.google.com/.
2. Haz clic en el botón «Consola de administración» en la parte superior de la página.
3. Aparecerá la página de inicio de sesión de Google. Ingresa la dirección de correo electrónico asociada a tu cuenta de Google Workspace y haz clic en «Siguiente». Si ingresas los datos asociados a tu cuenta normal de Google no podrás acceder a Workspace, ya que para hacer login en Workspace debes utilizar una “cuenta de administrador”.
4. En la siguiente página, ingresa tu contraseña y luego haz clic otra vez en «Siguiente».
5. Si tienes habilitada la autenticación de dos factores para tu cuenta de Google Workspace, se te solicitará que realices un paso adicional para verificar tu identidad. Sigue las instrucciones en pantalla para completar el proceso de autenticación.
6. Una vez que hayas iniciado sesión con éxito, serás redirigido a la página de inicio de Google Workspace, donde podrás acceder a todas las aplicaciones y servicios incluidos en tu cuenta.

Google Workspace Marketplace

Google Workspace Marketplace es una plataforma en línea donde encuentras una amplia gama de aplicaciones y complementos adicionales para ampliar las funcionalidades de las herramientas nativas de Workspace.

En este lugar puedes descubrir y descargar aplicaciones desarrolladas tanto por Google como por terceros. Imagina que es una especie de tienda online de apps, pero pensada para empresas.

Estas herramientas están diseñadas para integrarse y funcionar de manera conjunta con las aplicaciones principales de Google Workspace, como las que te mostramos en nuestra infografía Aumenta tu productividad con Google Workspace: así es un día de oficina con sus herramientas.

Debes saber que las aplicaciones disponibles en el Marketplace de Google Workspace pueden ser gratuitas o de pago, dependiendo de las políticas establecidas por los desarrolladores. Algunas aplicaciones ofrecen versiones gratuitas con funciones limitadas y opciones de actualización a versiones premium con características más avanzadas.

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