Invertir en tecnología es una decisión estratégica que afecta a todo el negocio, ya sea para bien o para mal. Por ello, la planificación y la evaluación de riesgos son fundamentales para tomar la decisión más adecuada y para reducir al máximo los márgenes de error. Ten en cuenta que mientras más grande sea el cambio tecnológico, mayores son los riesgos; desde la utilización de un nuevo software hasta la instalación de un nuevo centro de datos. 

La evaluación de riesgos en una empresa es uno de los procesos que componen a la gestión de riesgos, y a continuación te vamos a explicar de manera práctica lo más importante sobre este proceso.

Definición de evaluación de riesgos 

El análisis de riesgos o evaluación de riesgos en una empresa es el proceso de identificar y analizar determinados eventos negativos que pudiesen ocurrir en un futuro, ya sea después de una toma de decisión, de la ejecución de una campaña, de la culminación de un contrato, de la implementación de una tecnología, etc.

Al realizar una evaluación de riesgos debes hacerte 3 preguntas claves sobre los siguientes elementos:

1. Probabilidad: ¿qué tan probable es que ocurra X evento en mi negocio?
2. Causas: ¿cuáles son las causas que pudiesen originar dicho evento?
3. Consecuencias: ¿qué consecuencias puedo tener si ocurre ese evento?

Al analizar estos criterios sobre la evaluación de riesgos tienes que determinar precisamente cuáles riesgos deben ser atendidos de manera prioritaria: aquellos con altas probabilidades que ocurran y con consecuencias bastante importantes. Con “ser atendidos” nos referimos a las medidas preventivas o correctivas que debes tomar para evitar que determinado riesgo se haga realidad.

Tipos de evaluación de riesgos al invertir en tecnología 

Existen diferentes tipos de evaluación de riesgos en una empresa que debes realizar para que puedas tomar una decisión mucho más acertada en cuanto a la tecnología a implementar y los recursos a invertir.

Entre los principales tipos de evaluación de riesgos en este contexto se encuentran los siguientes:

• Evaluación de riesgos laborales: varía según el tipo de tecnología. Por ejemplo, si tienes un negocio logístico y quieres implementar tecnología robótica, los riesgos están asociados mayormente a la seguridad laboral; pero si se trata de tecnología digital, entonces los riesgos estarán asociados a la manera en cómo el personal se adapta a las nuevas herramientas informáticas.
• Evaluación de riesgos financieros: tiene que ver con los riesgos de no lograr la rentabilidad ni el retorno de inversión esperado, así como con los riesgos de que los costos y los gastos asociados a la implementación tecnológica sean mucho mayores.
• Evaluación de riesgos técnicos: se refiere a los aspectos más técnicos de las nuevas tecnologías, y que para prevenirlos, corregirlos o solucionarlos puedas tener la necesidad de contratar a personal más especializado o de adquirir más equipos tecnológicos que no habías contemplado en un inicio.

¿Cómo hacer una evaluación de riesgos en una empresa?

Si estás pensando en invertir en una solución tecnológica para tu negocio, pero no estás seguro de cómo hacerlo y tienes temor sobre los posibles riesgos, entonces desde la Comunidad Empresas de Entel te damos a continuación una serie de claves que debes tener en cuenta al momento de ejecutar los diferentes tipos de evaluación de riesgos en cuanto al aspecto laboral, financiero y técnico.

Nuestro objetivo es ayudarte a tomar las mejores decisiones en tu negocio, por ello la siguiente información representa las bases de una evaluación de riesgos en una empresa, y debes utilizarla solo como un “punto de partida”, adaptándola posteriormente a la naturaleza de tu negocio y del tipo de tecnología que quieres implementar, ya que estos factores son muy variables y particulares para cada caso.

Ahora sí, los elementos que debes tener en cuenta sobre cómo hacer una evaluación de riesgos son los siguientes:

Evaluación de riesgos laborales

En la evaluación de riesgos laborales relacionados con la inversión en nuevas tecnologías debes contemplar lo siguiente:

• Formación profesional: ¿tu personal tiene la formación necesaria para utilizar de manera correcta la tecnología a implementar? No puedes dejar que este riesgo te tome por sorpresa. Antes de invertir en una herramienta debes saber si en tu negocio ya hay alguien con la formación profesional necesaria para utilizarla. De lo contrario, tendrás que contratar personal extra. Esto sucede principalmente con sistemas avanzados que requieren cierto nivel de expertise, como puede ser un software de análisis de datos.
• Capacitación profesional: ¿es necesario desarrollar un programa de capacitación para tu personal? En la misma línea del punto anterior, puede que sí tengas el personal con la formación adecuada. Sin embargo, hay sistemas que requieren que el usuario desarrolle habilidades muy específicas. Por ejemplo, el ERP de SAP, el cual suele exigir que muchos negocios tengan que desarrollar programas de capacitación para sus empleados sobre esta herramienta.
• Adaptación al cambio: ¿tu personal tiene la habilidad y la disposición de adaptarse al cambio? Más allá de la formación y de la capacitación que hemos comentado, otro riesgo que debes contemplar es que tu personal no sea lo suficientemente resiliente ante los cambios tecnológicos. Esto ocurre de forma común en los negocios con empleados que por razones de edad y de generación no son “nativos digitales”. 
• Seguridad laboral: ¿la nueva tecnología implica algún riesgo de seguridad laboral? Cuando se trata de infraestructura tecnológica y de equipos, a la evaluación de riesgos debes sumar la seguridad laboral. Por ejemplo, si se trata de una instalación de servidores locales, estos pueden representar un riesgo si alguna mala configuración o la falta de mantenimiento a futuro pudiesen ocasionar un corte eléctrico, un sobrecalentamiento, etc.

Evaluación de riesgos financieros

En la evaluación de riesgos financieros relacionados con la inversión en nuevas tecnologías debes contemplar los siguientes elementos:

• Generación de valor: ¿de qué manera X tecnología en particular le va a generar valor a tu negocio? Invertir en una herramienta informática no debe ser una decisión motivada por tendencias, moda o deseos; debe ser decisión estratégica que persiga un objetivo específico. Por tanto, es necesario que planifiques de qué manera se va a utilizar esa herramienta en tu negocio y cómo podrás sacar beneficio de dicha utilización. En este contexto, es importante que evalúes los riesgos para la organización de que la herramienta no logre generar el valor que necesitas y, en el peor de los casos, que se convierta en un obstáculo para tus procesos de negocio, lo cual produciría pérdidas financieras. Sobre ello, Bill Gates comenta:

“La primera regla de cualquier tecnología utilizada en los negocios es que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la eficiencia. La segunda es que si la automatización se aplica a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia”.

• Retorno de la inversión: ¿tu negocio tiene las condiciones adecuadas para conseguir el ROI de la herramienta en un periodo óptimo? Continuando con la idea del punto anterior, en la evaluación de riesgos financieros debes considerar si la herramienta puede generar valor lo suficientemente rápido como para justificar su inversión. En este panorama, se hace necesario identificar qué factores pueden ralentizar el aporte de valor de la herramienta, para que así puedas reducir al máximo el riesgo de que el ROI no se produzca en el tiempo que necesitas. 
• Costos y gastos: ¿puede tu negocio soportar cualquier posible costo o gasto asociado a la herramienta? Más allá de la inversión inicial, y de los costos y gastos fijos y variables, debes tener también en cuenta posibles escenarios que te puedan generar grandes costos. Por ejemplo, si estás pensando en instalar un datacenter local y almacenar allí toda la información crítica de tu negocio, ese centro de datos puede sufrir cualquier tipo de incidente como cortes eléctricos o incendios. En estos casos, no solo tendrás pérdidas asociadas a la infraestructura, sino también a la información allí guardada. En esta llamativa infografía puedes conocer los múltiples riesgos de un datacenter local.

Evaluación de riesgos técnicos

En la evaluación de riesgos técnicos relacionados con la inversión en nuevas tecnologías debes contemplar lo siguiente:

• Incompatibilidad tecnológica: ¿la herramienta que quieres implementar es compatible con los sistemas de tu negocio? No todos los programas informáticos son compatibles entre sí, y este es un aspecto fundamental en el mundo de los negocios, ya que es importante que las herramientas empresariales puedan intercambiar información entre sí. Por tanto, si adquieres un software sin saber antes si es compatible o no con el resto de programas que ya utilizas, corres el riesgo potencial que sea incompatible. Esto traería como consecuencia muchas dificultades para tus procesos de negocio y posiblemente tendrás que reinvertir en otro programa diferente.
• Escalabilidad informática: ¿la tecnología a implementar tiene la capacidad de ofrecerte todos los recursos informáticos que necesitas en cada momento? La escalabilidad hace referencia a la capacidad que tiene un sistema de aumentar o disminuir sus recursos en función de tus necesidades en tiempo real. Por ejemplo, tienes un negocio e-commerce y quieres instalar un datacenter local para que allí funcione tu plataforma web. Ese datacenter va a tener unos recursos preconfigurados y limitados. Entonces, si en una temporada determinada (como la navideña), tu plataforma de e-commerce comienza a recibir muchas visitas y a procesar muchas compras, puede que en algún momento el sistema no sea capaz de procesar todas esas transacciones. En consecuencia, la página web sufrirá un “downtime” o tiempo de caída. Lo recomendable es que durante la evaluación de riesgos consideres la opción de migrar tu plataforma de e-commerce a la nube, lo cual te permitirá obtener recursos ilimitados, adaptando el sistema a las necesidades de cada momento y apoyando así tu innovación empresarial.
• Vulnerabilidades de seguridad: ¿la herramienta que quieres implementar es segura a nivel informático? Puede que en tu negocio tengas todos los mecanismos de ciberseguridad adecuados. Sin embargo, si llegas a utilizar una herramienta que tiene vulnerabilidades informáticas, toda tu información tendrá una brecha de seguridad. En este contexto, durante la evaluación de riesgos debes analizar el nivel de seguridad que te ofrece el proveedor del programa.

Como verás, la evaluación de riesgos en una empresa es un proceso con muchas aristas, las cuales debes analizar cada una por separado, y adaptando el análisis de manera estricta a la naturaleza de tu negocio. Esto es sumamente importante que lo tengas presente cuando pienses invertir en tecnología, ya que no solo existen riesgos laborales, financieros o técnicos; tu negocio puede tener otros tipos diferentes.

Si necesitas ayuda con la evaluación de riesgos sobre tecnología, en la Comunidad Empresas de Entel estamos para ayudarte.