Fecha de Actualización: 23 de Mayo de 2022

Hoy la tecnología permite unificar distintas tareas en un solo lugar, pero también entrega las soluciones que hoy son más necesarias que nunca. Te contamos más aquí.

Las herramientas digitales son imprescindibles para organizar el trabajo en equipo, tanto dentro de la oficina como, hoy más que nunca, fuera de ella. Gracias al desarrollo de la tecnología, contamos con numerosas soluciones que permiten una labor colaborativa, productiva y eficiente. Pero ¿cuáles elegir para tu negocio? 

¿Qué son las herramientas digitales?

Las herramientas digitales son aquellos paquetes informáticos que nos permiten facilitar la vida diaria, en especial en la cotidianeidad del trabajo. Estas, hoy toman mucha fuerza e importancia con el alza que vivimos de modalidades de trabajo desde casa.

Con las herramientas digitales, y gracias a nuestros dispositivos como laptop, tablet o smartphone, podemos conectarnos a la red, facilitando la comunicación y los procesos de trabajo, según las necesidades del usuario o de la compañía.

Lograr usar estas herramientas de buena manera, entregan a sus usuarios mayor eficiencia, eficacia, productividad y sobre todo desempeño productivo; esto en distintas áreas donde pueden ser aplicadas y transformarse en el complemento perfecto para el teletrabajo.

Ahora, existen herramientas digitales que cumplen con todas las necesidades y soluciones que requiere poder desarrollar un buen teletrabajo, y son totalmente gratuitas. A continuación te destacaremos las más importantes.

5 herramientas digitales para organizar equipos de trabajo 

Google Workspace

Bajo Google Workspace, antes G Suite, esta herramienta digital reúne varias aplicaciones en la nube que crean un completo entorno de trabajo virtual, principalmente con: 

• Drive: destinado al almacenamiento en la nube de todos los datos necesarios para el trabajo en equipo. Permite compartir y procesar archivos en tiempo real y también cuenta con sincronización automática para acceder a los archivos sin conexión, desde computadores de escritorio. 
• Paquete de aplicaciones: para procesar textos, crear tablas y formularios, y elaborar presentaciones. Todos los empleados autorizados pueden trabajar simultáneamente en un mismo documento. 

Además, Google Workspace incluye las demás soluciones: 

• Gmail: correo electrónico. 
• Calendar: planificación. 
• Hangouts: mensajería y videollamadas.
• Sites: creación de páginas web. 
• Bloc de notas digital.
• App Maker: creación de aplicaciones. 

Gracias a su implementación en la nube, Google Workspace permite trabajar en equipo desde cualquier lugar. Además, las aplicaciones se encuentran optimizadas para dispositivos móviles. 

Microsoft 365

Microsoft 365, junto con Google Workspace, es una de las herramientas digitales de trabajo en equipo más populares y completas. Está diseñada para llevar a cabo un trabajo colaborativo en tiempo real y desde cualquier ubicación. 

En este sentido, la solución más importante incluida en esta herramienta digital es Microsoft Teams, ya que, en un mismo espacio, reúne distintas aplicaciones para trabajar virtualmente mediante: 

• Las principales apps de Office: Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
• Espacios para compartir archivos, notas 
• Chats y videoconferencias.
• Correo electrónico. 

En cuanto a funcionalidades, Microsoft 365 tiene muchas similitudes con Google Workspace, y ambas son excelentes opciones. 

La preferencia por una u otra de estas herramientas digitales, a menudo depende de la experiencia previa con alguna de ellas. Por ejemplo, si en tu negocio se acostumbra a trabajar con Microsoft Office, la importación de documentos a Google Workspace puede resultar más compleja, por ejemplo cuando cuentas con documentos de Excel con macros. O bien, si siempre has trabajado con Gmail, el paso a Workspace será más sencillo. 

Trello

Esta herramienta digital se caracteriza por ser muy visual. Su interfaz se distribuye en tableros que cada usuario puede crear y, si lo desea, compartir con el resto del equipo. Por ejemplo, en un tablero se puede generar un proyecto y ponerlo en común con las otras partes implicadas. 

Cada tablero permite incluir toda la información relevante relativa a dicho proyecto: características, responsabilidades de cada participante y plazos. Además, es posible agregar archivos y comentarios. 

Trello es una de las herramientas digitales que se caracteriza por ser muy intuitiva. Su organización en tableros hace que sea muy sencilla de manejar, aunque es cierto que al principio puede requerir cierto tiempo de adaptación del usuario a este nuevo formato. 

Slack 

Slack tiene el objetivo de priorizar otros canales de comunicación frente al correo electrónico. Para ello, la comunicación se realiza mediante chat, voz o video. 

En cada grupo de trabajo creado pueden añadirse varios canales, cada uno de ellos para tratar un tema diferente. Esta funcionalidad resulta muy útil cuando, dentro del mismo grupo, se manejan varios proyectos. De este modo se evita mezclar información y generar confusión.  

El punto fuerte de esta herramienta digital es que favorece una comunicación rápida y ágil con los miembros del equipo de trabajo. 

Además,  Slack tiene la posibilidad de integrarse con aplicaciones de terceros como Trello, o Google Drive. Entre sus desventajas se encuentra la imposibilidad de enviar videos y que no permite ver cuándo se conectó por última vez el usuario. 

Asana

Para organizar equipos de trabajo te presentamos Asana. Al igual que Slack, también puede integrarse con Google Drive o Teams. 

Con Asana se pueden crear tantos espacios de trabajo como proyectos se necesite dirigir.  En cada uno, es posible definir plazos de entrega, adjuntar archivos locales y filtrar tareas mediante el uso de etiquetas. 

Además, Asana incluye un chat para cada proyecto e incluye la posibilidad de configurar notificación por mail. Cuenta con aplicaciones para iOS y Android pero no cuenta con aplicación de escritorio. 

Microsoft Planner

Finalmente, terminamos nuestra selección de herramientas digitales con Microsoft Planner, si es que lo que buscas es poder planificar. Esta solución permite colaborar, gestionar tus proyectos y la planificación de tus tareas y las de tu equipo. 

Dentro de sus ventajas, los usuarios podrán agregar tareas, asignar a las personas responsables y a la vez poder hacer un seguimiento a las mismas. Lo importante es que cada plan que se crea tiene su propio tablero.

Ya lo sabes, puedes encontrar las herramientas digitales que se acomoden a tu negocio, según tus necesidades, incluso estas que te contamos acá son sólo un ejemplo de lo que puedes encontrar;  y mejorarán de gran forma tu rendimiento. 
Desde Entel Empresas esperamos que este artículo te haya resultado útil e inspirador. Si te has decidido a aumentar la productividad de tu negocio con las mejores herramientas digitales, te ofrecemos tanto Google Workspace como Microsoft Office 365; pero también en nuestro Digital Market encontrarás otras soluciones para hacer crecer tu empresa.